Jeśli jesteś facylitatorem spotkania, Twoim obowiązkiem jest zarządzanie spotkaniem i przygotowanie się. Pokazujesz to, będąc na czas. Najlepiej być pierwszą osobą w pokoju. Twoi uczestnicy będą dołączać stopniowo i to będzie Twój czas na ich spotkanie, oraz przywitanie. Okazywanie wdzięczności za ich obecność zmniejszy stres. Zadawanie im nieformalnych pytań o miejsce, z którego się łączą, lub o pogodę w ich miejscu, pomoże zbudować relację opartą na zaufaniu i trosce.

Ważne jest, aby zrozumieć, że my, ludzie, nie jesteśmy tacy sami. Chociaż lubimy zakładać, że inni ludzie myślą, widzą i komunikują się tak jak my, rzadko tak jest. Według Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) możemy zidentyfikować 16 typów osobowości i dlatego spotkanie osoby o tym samym profilu może nie być wcale takie łatwe. Z tego powodu musimy zrozumieć, że uczestnicy mogą preferować różne sposoby komunikowania się (introwertycy kontra ekstrawertycy). Podczas spotkań online musimy zrozumieć, że niektóre osoby będą wolały rozmawiać z innymi uczestnikami, podczas gdy inne wybiorą okno chatu do komunikacji.

Zrozumienie profili osobowości uczestników pomoże ich zaangażować. Mając „Breakout rooms” lub „Teams” możesz przydzielić delegatów do różnych pomieszczeń. Jest to szczególnie pomocne, jeśli w pomieszczeniu jest osoba o wysokiej pozycji lub władzy. Może to onieśmielać innych uczestników. Dlatego podzielenie grupy na podgrupy stworzy angażujące przestrzenie, w których akceptowane są różne pomysły. Nie narzucaj innym, jak grupy powinny ze sobą współpracować, ponieważ one same znajdą swoje własne zasady. Niektóre grupy zdecydują się na przedyskutowanie, podczas gdy inne mogą zechcieć wspólnie zapisać rozwiązanie.

Jeśli oczekuje się, że jesteś facylitatorem spotkania, to nie oczekuje się, że będziesz konsultantem. Nie jest Twoim zadaniem udzielanie rad, ani narzucanie swoich pomysłów. W tej roli oczekuje się od Ciebie, że stworzysz przestrzeń dla innych ludzi, w której będą mogli aktywnie uczestniczyć. Powodem, dla którego możesz być jednak potrzebny grupie, jest ten, że nie rozumieją oni zadania do wykonania lub celu do osiągnięcia. Do obowiązków facylitatora należy zadbanie o to, jak zadanie jest realizowane, a nie określanie tego co dokładnie ma powstać. Jeśli uważasz, że masz lepsze rozwiązanie niż twoja grupa, to lepiej jako facylitator zachowaj je dla siebie.

Od facylitatora oczekuje się, że pozostanie obiektywny i niewpływający na wynik spotkania. Nie powinieneś sugerować wyników ani ingerować w pracę. Jednak nadal Twoim obowiązkiem jest tworzenie wspierających relacji z uczestnikami. Podczas facylitacji tradycyjnych spotkań mogłeś lub mogłaś spędzić trochę czasu w przerwach kawowych na rozmowie z uczestnikami warsztatów. Trudniej jest to zrobić na spotkaniach on-line, ale możesz skorzystać z okazji, aby zakończyć swoje przerwy wcześniej i porozmawiać z osobami, które dołączają po przerwie, aby lepiej zrozumieć ich doświadczenia i zebrać informacje zwrotne. W końcu jesteś tam dla nich.

Tomasz Nedzi zarządza spotkaniami od 1993 r., a w 2015 r. został Approved Trainer’em Facylitacji, aby uczyć innych, jak skutecznie facylitować spotkania. Tomasz jest Lead Trainer’em Facylitacji w grupie firm skills® (skills® sp. z o.o. w Polsce i skills® 2004 UG w Niemczech).