Czy certyfikat wystarczy…?

Zdobywanie kolejnych certyfikatów Agile PM®, PRINCE2® przez osoby pracujące w środowisku projektowym jest niewątpliwie cenne, dla samego pracownika, jak i jego pracodawcy. Warto  jednak pamiętać  o umiejętnościach miękkich, które są  kluczowe dla powodzenia projektów i osiągnięcia sukcesu w karierze zawodowej.

Szkolenia zakończone uzyskaniem certyfikatów Agile PM®, PRINCE2® umożliwiają wprowadzenie w organizacji  m.in. wspólnego, zrozumiałego języka i pozwalają  na oszczędność czasu i wysiłków, co przekłada się na bezpośrednie korzyści dla organizacji. Po szkoleniach i zdobyciu wiedzy, potwierdzonej certyfikatem – efektem jest również zwiększenie świadomości pracowników na temat ich ról i zakresów odpowiedzialności w czasie trwania projektu.

Według danych dostępnych na portalu pmblog.pl, wynika, że w roku 2012:

– liczba egzaminów PRINCE2® na świecie przekroczyła już 1 mln;
– jeśli chodzi o PMI, to certyfikat PMP ma ponad 636 tys. osób, a 26,5 tys. posiada certyfikat CAPM®
– do tej pory w swoim systemie IPMA certyfikowała 194 tys. osób.

Jednak rozwój profesjonalny, to nie tylko zdobywanie wiedzy i  „kolekcjonowanie” certyfikatów. Nie mniej istotne są również: umiejętność praktycznego zastosowania danej metodyki w projekcie, odpowiednie zarządzanie zespołem, czasem, stresem oraz odpowiednia komunikacja czy budowanie autorytetu – wszystkie te elementy są równie ważne.

Po co umiejętności miękkie?

Nie jest tajemnicą, że często pracę można dostać  nie tylko dzięki doświadczeniu i dyplomom, lecz także ze względu na  wysokorozwinięte zdolności społeczne. Z tego samego powodu można ją jeszcze łatwiej stracić – bo jeśli zdolności społeczne u nas kuleją, to  prędzej czy później poniesiemy porażkę.  Wysokie kompetencje społeczne są wymagane zwłaszcza od Kierowników Projektów,  którzy większość czasu spędzają w interakcjach z zespołem projektowym, ze współpracownikami, przełożonymi i klientami.

„Znacznie łatwiej jest przeszkolić ludzi w zakresie ekonomii, matematyki, geografii czy socjologii niż nauczyć ich praktycznej sprawności społecznej”.
dr hab Piotr Płoszajski, prof. SGH

Zwiększ swoją atrakcyjność

Rynek pracy jest dynamiczny, coraz to pojawiają nowi profesjonaliści, a pracodawcy oczekują kolejnych certyfikatów Agile PM®, PRINCE2®. Konkurencja jest duża, więc  aby nie dać się wyprzedzić i chcąc się odróżnić od innych (mających często podobne dyplomy do naszych)-  warto  popracować nad  rozwojem profesjonalnym w zakresie umiejętności miękkich.  W dzisiejszych czasach sukces i przetrwanie w biznesie zależy od tego, czy firma umie nawiązać dobre relacje z pracownikami oraz partnerami biznesowymi. Właśnie dlatego, kompetencje miękkie  są u pracowników mile widziane.

„Umiejętność postępowania z ludźmi jest takim samym towarem handlowym jak cukier czy kawa. I zapłacę za tę umiejętność więcej niż za jakąkolwiek inną pod słońcem”.
John D. Rockefeller

Wybierz odpowiedni sposób rozwoju umiejętności miękkich

Istnieją różne sposoby rozwoju kompetencji miękkich, jednak wszystkie wymagać będą od nas  pracy,  treningu, jednym słowem – wysiłku. Jest wiele metod, mogą być pomocne, a każda  z nich ma swoje wady i zalety, jest jednak w czym wybierać. Warto skorzystać z pomocy specjalistycznych rozwiązań, lub osób profesjonalnie się zajmujących pomocą w danym obszarze, dlatego przyjrzyjmy się tym ostatnio najbardziej popularnym.

Poznaj swoje mocne i słabe strony

W rozwoju zawodowym istotne jest  poznanie swoich mocnych i słabych stron. Narzędziem w tym pomocnym mogą być różnego rodzaju testy osobowościowe, dostarczające informacji na temat profesjonalnych kompetencji danej osoby i przewidujące jej przyszłe zachowania w danym obszarze. Wskazują też nad czym warto popracować, na co warto zwrócić uwagę i który obszar działa bez zastrzeżeń. Testy osobowościowe są polecane zwłaszcza Kierownikom Projektów, gdyż dostarczają realistycznej perspektywy na temat osobowości danej jednostki i przewidują jej przyszłe zachowanie, jak i opisują szeroki zakres aspektów osobowości.

Pomocny coach

Można także skonsultować dany obszar wymagający wsparcia z kimś bardziej doświadczonym, pomocnym np. z mentorem, trenerem, facylitatorem czy coachem. Taka osoba, żeby nie przynieść więcej szkody niż pożytku, powinna być nie tylko wysokiej klasy specjalistą, lecz mieć także specjalistyczne wykształcenie. Niezbędne będą również umiejętności interpersonalne takiego pomocnika, aby w przystępny i zrozumiały sposób umiał podzielić się swoją wiedzą czy nas wesprzeć.

Coaching pozwala na rozwój kompetencji pod okiem doświadczonego coacha. W odróżnieniu od  szkoleń, coaching opiera się na analizie realnych sytuacji z życia,  a nie na przykładowych scenariuszach. Zmusza do refleksji nad swoim zachowaniem i pomaga wyciągnąć niezbędne wnioski. Coach wierzy, że jego klient może osiągnąć założone cele i aktywnie go w tych dążeniach wspiera. Stanie się  jakoby opiekunem w realizacji uzgodnionych działań. Może pomóc w takich obszarach jak: radzenie sobie z emocjami  trudnych sytuacjach, rozwój osobisty, zarządzanie zespołem czy czasem.

Same korzyści – dla biznesu i dla Ciebie

Niestety nadal wiele osób sceptycznie odnosi się do koncepcji doskonalenia umiejętności miękkich i ich rozwijania.  To niezrozumiałe, gdyż można je przecież  wykorzystywać na wielu ścieżkach kariery. Nie  tracą one na ważności, nie dezaktualizują się  – w odróżnieniu od kompetencji twardych, które mogą zmieniaj ze względu np. na nową metodologię czy technologię. Rozwijając takie kompetencje zyskuje się także w życiu prywatnym: usprawniona zostaje komunikacja, umiejętność łagodzenia i rozwiązywanie problemów, rozwija umiejętność twórczego myślenia. Co jest przydatne nie tylko na pracy, ale również w pozostałych obszarach życia.

 „Organizacje przyszłości będą zdominowane przez miękkie umiejętności”.
John Berridge

Podsumowanie

Rozwijanie kompetencji, zarówno twardych, jak i miękkich  – powinno iść w parze. Dbając o doskonalenie w obu obszarach, można być lepiej przygotowanym na różne wyzwania i możliwości, które pojawią się na ścieżce kariery  zawodowej.

Artykuł został opublikowany w Magazynie Zarządzanie Projektami i Strefa PMI w 2015 roku

Sprawdź jak mogą Ci pomóc rozmowy coachingowe.

Jak wesprzeć Kierowników Projektów (PMBOK®Guide, PRINCE®, Agile PM®) coaching’iem

Ostatni raport „70-20-10 From Research to Rules to Real World Practices”, Cindy McCauley, (January 25, 2012) pokazuje, że szkolenia nie dają wystarczających rezultatów, jeśli chodzi o podnoszenie efektywności menedżerów (w tym Kierowników Projektów). O ile pozwalają na przekazanie wiedzy i kształcenie niektórych umiejętności (np. tworzenia diagramów sieciowych typu CPM lub PERT), to nie do końca pozwalają na wsparcie Kierownika Projektu w jego środowisku pracy, tak by mógł w pełni wykorzystać swój potencjał.

Metodą, która na to pozwala jest popularny ostatnio coaching.  Pytanie, czym on jest i w jakim stopniu można go zastosować do Kierowników Projektu (PMBOK®Guide, PRINCE®, Agile PM®)?

Czym jest coaching?

Coaching widziany z boku wygląda jak rozmowa pomiędzy dwoma osobami. Przy czym osoba obserwująca mogłaby zauważyć, że nie jest to taka zwykła rozmowa towarzyska, jaką prowadzimy ze znajomym lub rodziną. To jest rozmowa moderowana, w której są określone role obu ze stron. Jedna ze stron odpowiada za temat rozmowy, a druga odpowiada za sposób prowadzenia tej rozmowy.

Coaching jest definiowany jako relacja pomiędzy dwoma stronami: „coachem” i „osobą coach’owaną” (po angielsku trudno przetłumaczalne na język polski „coachee”). Relacja ta ma na celu odnalezienie potencjału w osobie poddawanej coachingowi tak, by sama mogła znaleźć rozwiązanie swoich problemów lub określić sposób osiągania celów. Kluczowym zadaniem coachingu jest również to, by osoba ta również przeprowadziła odpowiednie działania na tej drodze.

Coaching opiera się na dwóch głównych i kluczowych założeniach:

1. coach nie ocenia osoby coach’owanej – to założenie wynika z tego, że rolą coachingu, jak opisano powyżej, jest zbudowanie zdolności samodzielnego radzenia sobie z problemami, a rolą coacha nie jest bycie zewnętrznym autorytetem, który będzie oceniał proponowane lub poprzednie działania osoby coach’owanej.
2. coach nie narzuca rozwiązania (w tzw. „czystym coachingu” nawet nie sugeruje) – oznacza, że to rolą osoby coach’owanej wyszukanie odpowiedniego z jej perspektywy rozwiązania, a nie rolą coacha podanie gotowego rozwiązania – taki właśnie podział ról powoduje przejmowanie odpowiedzialności za swoje działania przez osobę coach’owaną.

Te wyżej wymienione założenia powodują, że od coach’a nie powinniśmy się spodziewać gotowej odpowiedzi na takie przykładowe pytania, jak:

• „Jak mam delegować zadania członkom zespołu?”
• „Jak wykorzystać PMBOK®Guide w moim projekcie?”
• „Jak postępować z interesariuszami (sponsorem, trudnymi uczestnikami) w projekcie?”

Czym różni się coaching

Jeżeli osoba podająca się za coacha udziela tych odpowiedzi, to de facto wciela się w rolę konsultanta/doradcy lub mentora. Ktoś może pomyśleć, że nic nie szkodzi skoro i tak dojdziemy do rozwiązania, jednak rezultat jest mimo wszystko inny.

Zarówno coach, doradca i mentor zadają pytania, jednak to, co z nimi robią różni daną rolę:

• doradca zadaje pytania, by na koniec przedstawić rekomendację, której wdrożenie pozostawia klientowi – tutaj rozwiązanie pochodzi od doradcy, ale odpowiedzialność za sukces lub porażkę od klienta,
• mentor zadaje pytania, jednak dzięki swojej wiedzy i doświadczeniu, sposób zadawania tych pytań ma na celu nakierować osobę na rozwiązanie z punktu widzenia mentora optymalne – w tym przypadku rozwiązanie pochodzi nadal od mentora, a odpowiedzialność za wdrożenie spoczywa nadal na kliencie mentoringu,
• coach zadaje pytania po to, by osoba coach’owana sama znalazła swoje rozwiązanie, nie narzucając i nie nakierowując na rozwiązanie – w taki sposób odpowiedzialność zarówno za rozwiązanie, jak i jego wdrożenie spoczywa na osobie coach’owanej.

W takim razie, pytanie, które można by sobie zadać jest takie: „Czy coach musi się znać na obszarze z którego coach’uje?”. Odpowiedź jest taka, że nie musi. Coach jest specjalistą od moderowania rozmowy i jego rolą jest odpowiednie zadawanie pytań, a nie udzielanie odpowiedzi. Jednak moje doświadczenia pokazują, że taka wiedza specjalistyczna jest pomocna w zrozumieniu kontekstu coachingu.

To właśnie kontekst, w którym coaching jest prowadzony decyduje o jakim rodzaju coachingu mówimy. Poniższe omówienie w żaden sposób nie wyczerpuje listy, ale mówi o głównych rodzajach.

Rodzaje coachingu

Coaching wziął się ze sportu, gdzie zauważono, że osoby nie mające wybitnych predyspozycji do danej dziedziny sportu (np. Raul Lozano – niskiego wzrostu trener siatkówki), mogą pomóc innym osobom w osiąganiu sukcesów.

Potem znalazł zastosowanie również w życiu codziennym w rodzaju nazywanym coachingiem życiowym (ang. Life Coaching). Ten obszar zajmuje się 8 obszarami ludzkiego życia (kariera, pieniądze, zdrowie, rozwój osobisty, przyjaciele i rodzina, osoba najbliższa, rozrywka i zabawa, otoczenie zewnętrzne) próbując doprowadzić do harmonii pomiędzy nimi, tak, żeby obszary zaniedbane nie wpływały negatywnie na pozostałe. Jest to ważne ponieważ łatwo można sobie wyobrazić, że problemy zawodowe mogą mieć wpływ na relacje w domu i odwrotnie.

W środowisku biznesowym mówi się o coachingu dla decydentów (ang. Executive Cooaching), który  wspiera Prezesów Zarządu/Właścicieli firm w kwestiach takich, jak przywództwo, zarządzanie zmianą i równoważenia życia prywatnego z zawodowym.

Na średnim szczeblu zarządzania wymienia się coaching korporacyjny (ang. Corporate Coaching), który ma na celu wspieranie menedżerów w zarządzaniu innymi, zarządzaniu czasem,  motywowaniu innych itp. W tym obszarze można również umieścić Coaching Kierowników Projektów.

Coaching Kierownika Projektu

Coaching Kierownika Projektu (PMBOK®Guide, PRINCE®, Agile PM®) ma na celu zwiększenie jego skuteczności w zarządzaniu projektami i temu jest przeznaczony.  Temat pochodzi zazwyczaj od osoby coach’owanej, jednak w przypadku, gdy pojawia się również trzecia strona nazywana „sponsorem coachingu” sytuacja może ulec zmianie. Coaching Kierownika Projektu jest czasami inicjowany poprzez kogoś (przełożonego, PMO), kto zauważa konieczność wsparcia Kierownika Projektów w obszarach słabszych i wtedy to temat sesji narzucany jest przez sponsora.

Przebieg sesji

Sesje coachingowe trwają od 0,5 do 1,5 godziny, a czas ich trwania wynika z uzgodnień pomiędzy stronami.

Tematami sesji mogą być:

• Zarządzanie czasem własnym jak i zespołu,
• Zarządzanie zespołem projektowym,
• Zarządzanie komunikacją z interesariuszami,
• Zarządzanie ryzykiem w projekcie,
• Określanie ścieżki kariery,
• Planowanie rozwoju zawodowego.

W trakcie sesji coach wykorzystuje modele coachingowe (nadające strukturę sesji) by móc zadać odpowiednie pytania w odpowiedniej kolejności. Do tych najbardziej rozpowszechnionych modeli należą: Koło Życia, TGROW, LASER, ACHIEVE, IDEAL, 5 Pytań.

Trzeba jednak zwrócić uwagę na to, że największe postępy w realizacji celów lub rozwiązywaniu problemów osoba coach’owana robi pomiędzy sesjami, gdzie realizowane są ustalenia z sesji. W związku z tym skuteczność coachingu można oceniać dopiero po kilku sesjach.

Podsumowanie

Coaching może skutecznie wspierać Kierownika Projektu (PMBOK®Guide, PRINCE®, Agile PM®) zwiększając skuteczność zarządzania projektem. Niezależnie od tego czy jest inicjowany przez samego profesjonalistę czy przez jego przełożonego/biuro projektów, zadaniem coachingu jest maksymalne wykorzystanie potencjału Kierownika Projektu.

Artykuł został opublikowany w Strefa PMI w 2013 roku

Sprawdź jak mogą Ci pomóc rozmowy coachingowe.

Sprawdź też: www.skills2004.eu