Jak połączyć zarządzanie projektami (PRINCE®, Agile PM®, SCRUM i PMBOK®Guide) z operacjami za pomocą AQRO®?

„Chcę, aby moi ludzie pracowali 12 godzin dziennie: muszą przepracować 8 godzin przy operacjach, a następnie poświęcić kolejne 4 godziny na prace projektowe” Wiceprezes

W jaki sposób kierownicy projektów i zespoły mogą odnieść korzyści ze stosowania metody AQRO®.

Licencja: T. Nędzi

TŁO

W organizacjach macierzowych pracownicy znajdują się pod konkurencyjną presją: oczekuje się od nich pracy operacyjnej, a jednocześnie wypełniania obowiązków projektowych.

Niestety kierunki te zwykle nie są podzielone przez czas lub przestrzeń. Trzeba popracować nad operacjami, ale kierownik projektu może przyjść z pytaniem projektowym lub zadaniem.

Różne priorytety i wielozadaniowość obniżają wydajność pracowników.

Einstein powiedział: „Nie możemy rozwiązywać problemów, używając tego samego sposobu myślenia, którego używaliśmy podczas ich tworzenia”, a zmuszanie pracowników do spędzania większej ilości czasu w pracy nie pomoże.

Potrzebujemy metody łączenia operacji i zarządzania projektami oraz zmniejszania wielozadaniowych strat wydajności pracowników.

Właśnie tam pojawia się AQRO.

Co to jest AQRO®

AQRO® (akronim od Active Qualified Human Resource Organization) został stworzony przez dr Consuelę Utsch w oparciu o ponad 25-letnie szkolenia i doradztwo w firmach.

AQRO®, akceptuje oba rodzaje działań: operacje i zarządzanie projektami, ale rozdziela je w czasie, m.in. jeden pracownik może pracować nad operacjami albo nad zarządzaniem projektami, ale nigdy nad obydwoma w tym samym czasie.

Praca musi być planowana na poziomie działu, ponieważ pracownicy niekoniecznie mają swobodę samodzielnego planowania czasu.

Stworzony na poziomie działu Service Plan przydziela pracownikom 4 godzinne przedziały czasu przeznaczone na operacje lub zarządzanie projektami zaplanowane z miesięcznym wyprzedzeniem.

Pracownikom przydzielane są 3 rodzaje ról:

• rola projektowa (Project role),
• codziennej działalności (Daily business)
• osoba kontaktowa (Contact person).

Wspomniano powyżej o dwóch pierwszych obszarach, ale to „osoba kontaktowa” naprawdę powoduje różnicę.

Ta rola przypada osobom, które są odpowiedzialne za ochronę pracowników przed przerwami. Przejmują przychodzącą komunikację do działu i na koniec dnia przekazują informację do określonej osoby.

Role są przydzielane na podstawie powszechnie znanego typu MBTI (wskaźnik typu Myers-Briggs). Jest to zatem najskuteczniejszy sposób przydzielania zasobów do rodzaju pracy, w której są najbardziej wydajne.

Dlaczego potrzebujemy AQRO?

Organizacje oczekują od ludzi pracy wielozadaniowej. Niestety tak nie działa ludzki mózg.

Nie może pracować nad dwiema rzeczami w tym samym czasie, tylko przełącza się z jednego zadania na drugie i wraca do poprzedniego w milisekundach.

Odbywa się to z kosztem dla pracownika, ponieważ spowalnia pracę i zmniejsza wydajność. Drugim aspektem jest to, że musimy się skoncentrować, aby coś zrobić.

Kiedy przychodzi przerwa (telefon, e-mail, pytanie od kolegi, sms, wiadomość na czacie) tracimy koncentrację. Szacuje się, że potrzebujemy od 10 do 20 minut, aby osiągnąć taki poziom uwagi, jaki mieliśmy.

Liczba przerw jest trudna do zmierzenia, ale z badań przeprowadzonych przez Uniwersytet Kalifornijski wiemy, że pracownicy mogą skoncentrować się na zadaniu tylko przez trzy minuty, zanim praca zostanie im przerwana.

Pracownicy pracujący w otwartych przestrzeniach (open space) rzadko mają możliwość skoncentrowania się na wykonywanych przez siebie czynnościach, ponieważ wokół pojawia się wiele zakłóceń i każdy jest łatwo dostępny (przynajmniej fizycznie).

Biuro domowe (home office) nie tworzy lepszego środowiska, ponieważ obecne są nowoczesne technologie komunikacyjne, w tym telefony komórkowe, e-maile, oprogramowanie do telekonferencji i aplikacje do czatowania.

Wdrożenie AQRO może zatem pomóc zaoszczędzić ¾ dnia na pracownika w tygodniu, co przy 10 pracownikach daje 60 godzin tygodniowo.

Ten czas można wykorzystać, aby dostarczyć więcej, ale przy mniejszym poziomie stresu. AQRO tworzy również platformę, która może łączyć i wspierać operacje i zarządzanie projektami w jednym dziale lub w całej organizacji.

Jak AQRO wspiera zarządzanie projektami?

AQRO® mocno alokuje czas pracowników na pracę projektową i dlatego powinien zwiększać wskaźnik sukcesu projektu. Może być również bardzo dobrze dostosowany do standardów zarządzania projektami.

Jak AQRO wspiera PRINCE2®?

Zarządzanie projektami za pomocą PRINCE2® umieszcza projekty w kontekście organizacyjnym, w którym nie są one izolowane, ale zarządzane w ramach programów, portfeli lub w ramach struktur operacyjnych.

AQRO® łączy operacje i środowiska projektowe w jeden obraz i pomaga programom i portfelom w planowaniu i zarządzaniu dostępnością zasobów w celu zmiany działań zarządczych.

Podstawowa zasada „Zdefiniowane role i obowiązki” – podkreśla znaczenie posiadania jasno określonych i zróżnicowanych ról projektowych reprezentujących interesariuszy głównego projektu, w tym: biznesu, użytkowników i dostawców, którzy są identyfikowani i wyznaczani z operacji.

W tym miejscu AQRO® może pomóc w identyfikacji głównych interesariuszy, m.in. szefowie działów do pełnienia ról Przewodniczącego, Głównego Użytkownika i Głównego Dostawcy.

Temat organizacji identyfikuje role do spełnienia w ramach projektu oraz wymagane obowiązki i kompetencje. W tym miejscu AQRO® pomaga określić dostępność zasobów do pełnienia ról. Z drugiej strony PRINCE2® może pomóc w rozłożeniu ogólnej „Roli projektu” w AQRO na role:

• Przewodniczący,
• Główny Użytkownik,
• Główny Dostawca,
• Kierownik projektu,
• Nadzór ze strony użytkownika, dostawcy i biznesu,
• Obsługa zmian,
• Kierownik zespołu,
• Wsparcie projektu.

AQRO wspiera projekty PRINCE2®, ale dodatkowe korzyści można również uzyskać korzystając z niego na poziomie programu (łącząc w ramach MSP®), na poziomie portfela (łącząc z MoP®) lub w biurach obsługujących projekty, programy lub portfele (używając w ramach P3O® ).

Jak AQRO wspiera PMBOK®Guide?

PMBOK®Guide jako standard zarządzania projektami oferuje swobodę tworzenia niestandardowych metod zarządzania projektami w oparciu o najlepsze praktyki i techniki zarządzania projektami określone w podręczniku.

Identyfikuje procesy zarządzania projektami, które można podzielić na 5 grup procesów:

• inicjowanie,
• planowanie,
• realizacji,
• monitorowania i kontroli,
• zamykania.

AQRO® pokazuje wstępną dostępność zasobów niezbędnych do realizacji projektu, a tym samym pomaga podjąć racjonalną decyzję w inicjowaniu.

Zawiera również informacje o zasobach do planowania, a także o ich profilach MBTI, które pomagają w przypisywaniu zadań określonym osobom.

AQRO może zapewnić wartość, zarządzając obciążeniem pracowników w oparciu o ich dostępność, a także ich wydajność.

Podaje informacje, kto może być zaangażowany w zarządzanie zagadnieniami. Informacje zwrotne od AQRO® o dostępności zasobów dostarczają cennych informacji w ocenie kolejnych projektów.

Procesy PMBOK®Guide można również podzielić na 10 obszarów wiedzy:

1. Zarządzanie integracją,
2. Zarządzanie zakresem,
3. Zarządzanie harmonogramem,
4. Zarządzanie kosztami,
5. Zarządzanie jakością,
6. Zarządzanie zasobami,
7. Zarządzanie komunikacją,
8. Zarządzanie ryzykiem,
9. Zarządzanie zakupami,
10. Zarządzanie interesariuszami

a AQRO® pomaga tam, gdzie uwzględnione są zasoby ludzkie, czyli we wszystkich obszarach.

W jaki sposób AQRO wspiera metody zwinne?

W dzisiejszych środowiskach biznesowych, w których oczekiwania są często niejasne i zmienne, opóźnienia projektów są nie do zaakceptowania, rozwiązaniem są metodyki zwinne. Niektóre z nich oferują sposób dostarczenia rozwiązania (SCRUM), inne opisują jak należy zarządzać projektem w sposób zwinny (AgilePM).

Jak AQRO wspiera SCRUM?

SCRUM (https://www.scrum.org/) „to ramy, w których ludzie mogą rozwiązywać złożone problemy adaptacyjne, jednocześnie produktywnie i kreatywnie dostarczając produkty o najwyższej możliwej wartości”. SCRUM identyfikuje role, wydarzenia, artefakty i zasady.

Wydarzenia SCRUM to:

• Sprint,
• Planowanie sprintu,
• Codzienny Scrum,
• Przegląd Sprintu,
• Retrospektywa Sprintu.

Te wydarzenia są wydarzeniami ograniczonymi czasowo (tzn. czas spędzony na nich nie może zostać przekroczony) i wymagają dostępności zasobów. W tym przypadku pomocna jest zdolność AQRO do planowania zasobów z wyprzedzeniem i zabezpieczania ich na określone zdarzenia.

W jaki sposób AQRO wspiera Agile PM®?

Agile PM® powstało w wyniku współpracy Agile Business Consortium i APMG.

Definiuje metodę zarządzania projektami składającą się z takich elementów konstrukcyjnych jak: filozofia, zasady, proces, role i obowiązki, produkty i praktyki.

Filozofia jest w dużym stopniu wspierana przez plan serwisowy AQRO (AQRO Service Plan), który umożliwia upoważnionym i zmotywowanym osobom dostarczanie produktów bez zakłóceń zewnętrznych.

Zasady:

„Dostarczaj na czas”,
„Współpracuj”,
„Komunikuj się ciągle i jasno”,
„Demonstruj kontrolę”

są wspierane przez AQRO, które pomaga przypisywać pracę do pracowników o różnych profilach MBTI i uwzględniać ich dostępność.

Jednym z Czynników Wpływających na Sukces (ISF) Agile PM jest „Zaangażowanie biznesu – aktywne i na bieżąco” składające się z „Zaangażowania czasu biznesowu od początku do końca” i „Aktywnego udziału ról biznesowych”. Plan serwisowy AQRO (AQRO’s Service Plan), pomaga w zapewnieniu, że zasoby biznesowe będą dostępne w razie potrzeby.

Agile PM identyfikuje role, które reprezentują

• Projekt (Sponsor Biznesowy, Wizjoner Biznesowy, Koordynator Techniczny, Kierownik Projektu, Analityk Biznesowy)
• Zespół Rozwoju Rozwiązania (Analityk Biznesowy, Lider Zespołu, Twórca Rozwiązania, Tester Rozwiązania, Ambasador Biznesowy)
• Role wspierające (Doradca Biznesowy, Doradca Techniczny, Facylitator Warsztatów, Coach DSDM).

To tutaj ogólna rola AQRO, tj. Rola projektu może zostać rozłożona na szczegółowe opisy ról i można ją przypisać odpowiednio do ról AgilePM.

Praktyki AgilePM:

• Priorytetyzacja,
• Timeboxing,
• Warsztaty facylitowane

są wspierane przez zdolność AQRO do planowania i zabezpieczania zasobów na czas, kiedy te techniki powinny być stosowane.

AQRO zmniejsza jedno z głównych zagrożeń w zwinnych projektach, że osoby z biznesu i rozwoju rozwiązań nie będą w stanie współpracować na odpowiednim i spójnym poziomie. AQRO oferuje Service Plan i uzgodnione kalendarze na poziomie działów biznesowych i rozwiązań/technicznych.

Jak AQRO wspiera operacje?

AQRO® może wspierać główne metody zarządzania, które „przywódca służebny” może wybrać w zarządzaniu swoimi pracownikami:

• MBO (Management by Objectives) jest wspierany przez AQRO, ponieważ pozwala na wyznaczanie celów dla pracowników oraz poświęcanie uwagi i czasu na ich osiągnięcie.

• MBE (Management by Exceptions) identyfikuje obowiązki przełożonych i zarządza nimi poprzez wyjątki, gdzie rolą AQRO jest ponowne stworzenie przestrzeni i zwiększenie efektywności.

• Coaching polega na rozmowach coachingowych, na które pracownik potrzebuje czasu i niezakłóconej uwagi. AQRO z planem usług i zdefiniowanymi rolami pomaga zidentyfikować ten czas i umożliwić dyskusje coachingowe.

• Facylitacja działa poprzez facylitatorów. Aby facylitacja mogła się wydarzyć, trzeba skoordynować kalendarze grupy i zachować niezakłóconą uwagę. AQRO z Planem Serwisowym i wskaźnikiem typu Myers-Briggs pomagają skutecznie zaplanować i przeprowadzić warsztat.

Podsumowanie

Mamy 24 godziny na dobę, z czego około 1/3 spędzamy na pracy. Nie chodzi o ilość czasu, jaką spędzamy na pracy. Ważna jest wydajność i skuteczność tego, jak wykorzystujemy ten czas. AQRO pomaga zaplanować, jak wykorzystujemy czas na poziomie działu i przypisać odpowiednie role pracownikom.

Te kluczowe obszary zwykle konkurują o zasoby, a AQRO może doprowadzić do sytuacji, w których obie strony otrzymują zasoby, a zwiększona wydajność pomaga osiągnąć więcej.

O autorze

Tomasz Nedzi zarządza projektami i operacjami od 1993 roku. Został AQRO® Approved Trainer w 2015 roku i teraz uczy innych zarządzania projektami i działalności operacyjnej. Tomasz to Lead Trainer dla AQRO® w grupie firm skills® (skills® 2004 UG w Niemczech i skills® sp. z o.o. w Polsce).