Licencja: Pixabay

Dlaczego spotkania są ważne

Lubisz pracować. Przeważnie samodzielnie. Potrzebujesz jednak czasami udziału innych ludzi.

Z kilku powodów nie możesz zdawać się tylko na siebie:

• Klienci płacą za Twoje usługi,
• Dostawcy i podwładni pracują dla Ciebie,
• Współpracownicy pomagają Tobie osiągnąć wspólne cele.

Właśnie dlatego nie możesz pozbyć się kontaktów z innymi osobami i od czasu do czasu musisz się z nimi spotykać.

Byłoby jednak najlepiej, gdyby te spotkania dawały pozytywne rezultaty tzn., żeby czas poświęcony na nie, nie był czasem zmarnowanym. Dodatkowo dobrze byłoby, żeby wynikiem były konstruktywne ustalenia odnośnie tego co należy zrobić dalej.

Kiedy uczymy się prowadzić spotkania

Pytanie jednak czy ktoś uczy nas prowadzić spotkania i na którym etapie naszej edukacji przekazywana jest nam taka wiedza. A może w ogóle nie jest?

Może umiejętność prowadzenia spotkań uznaje się za umiejętność wrodzoną. Taką, którą każdy z nas powinien posiadać od urodzenia, albo przynajmniej od pierwszych kontaktów z innymi osobami.

Jeśli jest to umiejętność wrodzona to dlaczego tak wiele spotkań kończy się porażką. Uczestnicy uznają, że stracili czas, nie mieli okazji naprawdę się zaangażować, bo nikt ich o to nie prosił. Na dodatek to co miało być spotkaniem zakończyło się jednoosobową prezentacją osoby zwołującej to spotkanie.

Jak się nauczyć prowadzenia spotkań/facylitacji?

Skoro nie jest to umiejętność wrodzona to jak się jej nauczyć. Czy to w ogóle jest możliwe by się jej nauczyć?

Gdzie należy szukać edukacji z prowadzenia spotkań i jak do tego zagadnienia podejść spróbujemy napisać poniżej.

Jest wiele sposobów uczenia się. Niektóre z nich pozwalają na zdobycie samej wiedzy, a inne z nich kształcą również umiejętności.

W przypadku prowadzenia spotkań ważna jest wiedza, ale umiejętności wydają się jeszcze ważniejsze.

Jak w takim razie podejść do nauki zarządzania spotkaniami?

Można zacząć od przeczytania książki na ten temat. Jest wiele pozycji literaturowych, które mówią o zarządzaniu spotkaniami tj. facylitacji. Niektóre z nich kładą większy nacisk na sam proces grupowy w trakcie spotkania inne zwracają uwagę na to co dzieje się zanim do spotkania dojdzie.

Model Process Iceberg

Wśród tych pozycji można znaleźć różne modele, próbujące opisać jak przebiega samo spotkanie. Jednym z bardziej ostatnio popularnych jest Model Process Iceberg. Ten model autorstwa Tony’ego Mann’a pokazuje, że zrozumienie celu spotkania jest bardzo ważne jest jednak wiele innych czynników, które wpływają na sukces spotkania nad, którymi trzeba zapanować.

Tak jak w przypadku góry lodowej widzimy tylko wierzchołek, ale najbardziej niebezpieczna jest ta część, której nie jesteśmy świadomi. Z tego powodu należy zrozumieć te pozostałe czynniki wpływające na sukces tj. sposób w jaki będzie prowadzone spotkanie, indywidualne preferencje uczestników spotkania, sposób komunikowania się. Odpowiednie uwzględnienie tych czynników powinno doprowadzić do tego, że uczestnicy spotkania będą zaangażowani i zachowają neutralne emocje (tzn. ani zbyt entuzjastyczne, ani depresyjne) po to by mogli dojść do satysfakcjonującego rezultatu.

Podręcznik vs. Szkolenie

Sam podręcznik facylitacji pozwala samodzielnie zrozumieć na co osoba prowadząca spotkanie powinna zwrócić uwagę i w jaki sposób dopasować się do grupy, do danego czasu, oraz poziomu złożoności zadania, które przed grupą stoi. Jednak sama lektura książki nie pozwala nic przećwiczyć.

Z tego powodu dobrze wypróbować nowopoznane koncepcje w praktyce. Nie warto jednak próbować na „żywym organizmie”, ponieważ porażka w przypadku niektórych spotkań może być bardzo kosztowna. Utrata klienta, niezadowolenie przełożonego w przypadku, gdy dana technika, model lub narzędzie nie zostanie przez nas właściwie użyte może być mieć poważne konsekwencje dla naszej kariery lub też portfela.

Z tego względu dobrze jest przećwiczyć w bezpiecznym środowisku opisywane w podręczniku elementy. Taką okazję daje warsztat realizowany wraz z akredytowanym szkoleniem.

Szkolenie akredytowane z facylitacji

Udział w otwartym lub zamkniętym szkoleniu wraz z warsztatem pozwala nauczyć się podstaw facylitacji, oraz przećwiczyć metodę w praktyce zanim uczestnik zacznie wdrażać nowe umiejętności w praktyce.

Tutaj można znaleźć osoby o podobnych do siebie doświadczeniach. Taka wymiana doświadczeń pozwala zastosować następnie wiedzę w praktyce z pominięciem błędów, które robią początkujący.

Oprócz tego zróżnicowana grupa daje możliwość zaobserwowania różnic w profilach osobowości, których zrozumienie jest w facylitacji również kluczowe.

Oprócz nowo zdobytych umiejętności szkolenie akredytowane daje możliwość zdobycia międzynarodowego certyfikatu co jest ważne w dzisiejszym zglobalizowanym świecie. Dyplom potwierdza udział w szkoleniu lub też ukończenie odpowiednich studiów, jednak ma on przeważnie charakter lokalny.

W przypadku szkoleń akredytowanych przez instytucje międzynarodowe, certyfikaty mają charakter globalny i są tak samo ważne w Londynie, Amsterdamie lub Warszawie.