Wstęp

Trzy kolejne wersje podręcznika AgilePM® wymieniają facylitację jako technikę która pomaga w budowaniu zespołu, podejmowaniu decyzji, oraz identyfikowaniu zagrożeń. Facylitacja jest oszczędnie opisana w podręczniku, dlatego w tym artykule przedstawimy ją w skrócie i wyjaśnimy, w jaki sposób można ją z powodzeniem zastosować w projektach.

Według jednej z definicji: „facylitacja to każde działanie, które ułatwia realizację zadania lub wspiera realizację zadania przez innych”. Celem facylitacji jest zapewnienie, że spotkania i warsztaty zostaną zaprojektowane i przeprowadzone w sposób skuteczny.

Pozwala zespołowi podejmować niezależne decyzje, dzięki niezależnej osobie tj. Facylitatora. Profesjonalista który potrafi właściwie zarządzać spotkaniami, tak by uczestnicy nie „zaszkodzili” sobie nawzajem, ale docenili różnice zdań i uświadomili sobie w zamian korzyści.

Kim jest facylitator?

Facylitator to osoba wykwalifikowana do dopasowania odpowiedniego „procesu” ( formaty, modele, techniki i narzędzia ) do „zadania” (celu spotkania).

Niektóre z modeli/technik/narzędzi to:

• Parafrazowanie według modelu Feedback,
• Czteropolówka,
• SPO
• Model Process Iceberg®,
• SCA,
• Alegorie,
• Storytelling.

Te nazwy wydają się być raczej tajemnicze i skomplikowane. Sugerują, że rola facylitatora jest trudna. Jest nawet trudniejsza, ponieważ od facylitatora oczekuje się bezstronności, nawet jeśli jest zaangażowany w pracę lub emocjonalnie zależny od wyników.

Za co odpowiada facylitator?

Facylitacja mocno podkreśla rozróżnienie pomiędzy odpowiedzialnością za proces i odpowiedzialnością za zadanie.

Tak jak w zarządzaniu projektami, proces oznacza pewne działania, które prowadzą do określonego rezultatu. Standardy zarządzania projektami takie jak PMBOK®Guide , Praxis Framework, AgilePM® definiują procesy potrzebne do dostarczenia produktu projektu, jednak sam produkt może być inny dla każdego z projektów.

Podręcznik facylitacji („Facylitacja. Wiedza, umiejętności, sztuka czy magia” Tony’ego Manna) nie definiuje zawartości samego warsztatu facylitowanego („Zadanie”), która może być inna dla każdego spotkania, ale pomaga zidentyfikować „ Proces”, który dostarczy wymaganego wyniku.

Wymaganym rezultatem z zarządzania projektem jest projekt zrealizowany w ramach ograniczeń trójkąta projektu. Wymaganym rezultatem warsztatu facylitowanego powinny być np. zidentyfikowanie ryzyka, ustalenie priorytetów wymagań w określonym czasie.

Podobnie jak w przypadku zarządzania projektami , facylitacja powinien uwzględnić także interesariuszy, tym bardziej, że warsztaty mogą być realizowane w oparciu o różne formaty.

Nazywamy „Formatem” sposób w jaki zasoby są używane podczas spotkania:

• Grupa – oznacza, że zaangażowani interesariusze będą współpracować w grupach,
• Każdy – oznacza, że każdy będzie pracował sam,
• Wszyscy do jednego – spowoduje, że wszyscy ludzie będą pracować razem przy jednym medium, np. jednym flipcharcie,
• Jeden do wszystkich – jedna osoba mówi do innych osób, np. gdy ma doświadczenie, wiedzę, którą może się podzielić.

W podręczniku facylitacji wymieniono dwóch kluczowych interesariuszy:

1. Lider zadania – osoba odpowiedzialna za zdefiniowanie celu spotkania np . Kierownik Projektu, Lider Zespołu,
2. Facylitator – odpowiedzialny za proces warsztatu.

Oczekujemy zatem, że lider zadania będzie miał specjalistyczną wiedzę na temat zadania i dlatego facylitator nie musi być w tym zakresie ekspertem. Specjalistyczna wiedza na temat zadania mogłaby nawet stanowić przeszkodę, gdyby facylitator chciał zaangażować się w tworzenie rozwiązania, tracąc przy tym swoją bezstronność.

Jest mało prawdopodobne, że Kierownik Projektu będzie Facylitatorem , ale możemy się spodziewać, że przyjmie rolę Lidera Zadania. Podręcznik AgilePM® wyraźnie sugeruje, że facylitator powinien pełnić odrębną i niezależną rolę od Kierownika Projektu.

Skuteczny facylitator powinien:

• być zorientowanym na zmiany,
• bądź odważnym podejmującym ryzyko,
• myśleć szeroko i być zorientowanym na pomysły,
• być elastycznym,
• szybko reagować i działać,
• być zorientowanym na proces
• być katalizatorem,
• być ekstrawertykiem
• potrafić zachować spokój w obliczu stresu,
• mieć niski poziom stresu,
• posiadać szeroką wiedzę biznesową.

Szacowanie czasu i kosztu warsztatu facylitowanego

Kierownik Projektu musi pozyskać odpowiednią osobę do pełnienia roli Facylitatora, ale powinien także umieć oszacować czas potrzebny na przeprowadzenie warsztatów.

Istnieje jednak pewne ryzyko, ponieważ Zadania mogą mieć różny poziom niepewności:

• W Pewności (tj. pytanie, na które należy odpowiedzieć, jest jasne i odpowiedź jest łatwa do uzyskania od uczestników warsztatów) łatwiej jest oszacować niezbędny czas. Wyznaczony czas będzie zazwyczaj wystarczający do osiągnięcia celów spotkania.

• Kiedy mamy do czynienia z Złożonością (tj. pytanie jest jasne, ale odpowiedź nie jest jeszcze znana), pierwotnie szacowany czas może wydłużyć się w trakcie warsztatu nawet 2,5 razy.
• Ostatecznie, gdy mamy do czynienia z Niepewnością (pytanie/problem/zagadnienie jest nieznane i trzeba je najpierw zrozumieć, aby znaleźć odpowiedź lub rozwiązanie), rzeczywisty czas samego warsztatu może wydłużyć się nawet 4,5 razy.

Dodatkowo rolą facylitatora jest właściwe zarządzanie „złotym trójkątem facylitacji”. Podobnie jak w przypadku „trójkąta projektu”, gdzie „zakres – czas – koszt” pozostają ze sobą w relacji, tak w przypadku facylitacji mamy do czynienia z współzależnym trójkątem „zadanie – czas – dojrzałość grupy”. Oznacza to, że czas trwania warsztatów zależy od zadania (które znamy z zarządzania projektami jako zakres) oraz od dojrzałości grupy/procesu, czyli stopnia trudności realizacji danego zadania. Jednak poziom trudności może ocenić jedynie doświadczony moderator.

Oznacza to, że Kierownik Projektu (podobnie jak w przypadku szacowania pozostałych zadań w projekcie) powinien w planowaniu warsztatów korzystać z pomocy doświadczonego Facylitatora. Oznacza to, że logistyka warsztatów (lokalizacja, wyposażenie) będzie miała również wpływ na budżet projektu.

Streszczenie

Doświadczony facylitator (tak jak doświadczony Kierownik Projektu) wykorzystuje proces, aby inne osoby mogły osiągnąć cele. To od umiejętności i doświadczenia Facylitatora (podobnie jak w przypadku Kierownika Projektu) zależy, jak skutecznie poradzi sobie z doborem odpowiednich narzędzi i dostosowaniem procesu do wymagań zadania.

Facylitacja (podobnie jak zarządzanie projektami) jest odrębną umiejętnością. Zadaniem Kierownika Projektu jest raczej pozyskanie i zmotywowanie odpowiednio doświadczonego fachowca do osiągnięcia satysfakcjonujących efektów warsztatowych .

O autorze

Tomasz Nedzi uczy zarządza projektami i facylituje spotkania od 1993 roku. Uzyskał certyfikat AgilePM® Approved Trainer w 2013 roku i Facilitation Approved Trainer w 2015 roku. Obecnie uczy zarządzania projektami i skutecznego facylitowania spotkań. Tomasz jest Trenerem Wiodącym AgilePM ® i Facylitacji w grupie spółek skills® (skills® 2004 UG w Niemczech i skills® sp. z o.o. w Polsce).

Artykuł opublikowany najpierw 17.05.2021 na portalu

https://apmg-international.com/article/facilitation-agile-projects

Sprawdź też: www.skills2004.eu