Facylitacja w projektach

Facylitacja w projektach

facylitacja

Facylitacja

Technika ta staje się coraz bardziej popularna, ponieważ pozwala dojść zespołowi do samodzielnej decyzji, jednak z udziałem osoby, która potrafi odpowiednio pokierować rozmową tak, by uczestnicy nie zrobili sobie nawzajem „krzywdy”. Zgodnie z definicją „facylitacja to każde działanie, które powoduje, że w facylitacji stawia się mocny nacisk na rozróżnienie odpowiedzialności za proces od odpowiedzialności za zadanie”.

Podobnie jak w przypadku zarządzania projektami, proces oznacza pewne działania prowadzące do określonego rezultatu. Standardy takie jak PMBOK®Guide lub PRINCE2® nie definiują zawartości tego, co w procesie jest przetwarzane – podobnie w podręczniku facylitacji nie definiuje się zawartości tego, co mamy osiągnąć.

Podręcznik określa to jako „Zadanie”. Kilka zrealizowanych zadań łącznie pozwala nam na osiągnięcie celu. W przypadku zarządzania projektami może tym celem być: zrealizowanie projektu w ramach ograniczeń trójkąta projektu.

A zadania w, których nam facylitacja może pomóc to np. identyfikowanie ryzyk.
W kontekście zarządzania projektami w związku z tym raczej nie oczekiwalibyśmy od Kierownika Projektu pełnienia roli facylitatora, ale możemy spodziewać się, że przyjmie on/ona rolę Lidera zadania. Również w podręczniku DSDM Atern (najbardziej kompleksowej metodzie agile) znajdziemy wyraźną sugestię, że facylitator to oddzielna i niezależna od Kierownika Projektu rola.

Facylitator

Celem facylitacji jest zapewnienie, żeby spotkania i warsztaty były zaprojektowane, oraz prowadzone w sposób skuteczny. Kim zatem jest facylitator? Facylitator to osoba wykwalifikowana w wykorzystaniu odpowiednich do zadania: procesu, modeli, technik i narzędzi.

(szkolenie akredytowane przez APMG)

Doświadczony facylitator (podobnie jak doświadczony Kierownik Projektu) posługuje się procesem tak by inni mogli zrealizować cele przed nimi postawione. To od wprawy i doświadczenia facylitatora (tak jak w przypadku Kierownika Projektu) zależy jak sprawnie radzi sobie on z dobraniem odpowiednich narzędzi i dopasowaniem procesu do wymagań zadania. Jak widać facylitacja wygląda (podobnie jak zarządzanie projektami) na dziedzinę samą w sobie.

Rola facylitatora

Wygląda więc na to, że rolą Kierownika Projektu jest raczej pozyskanie i zmotywowanie odpowiednio doświadczonego specjalisty by rezultaty były co najmniej zadowalające. Wydaje się jednak, że to jest to, co doświadczeni Kierownicy Projektów robią najlepiej.

Facylitacja, czyli jak powozić zaprzęgiem kotów

Facylitacja, czyli jak powozić zaprzęgiem kotów

Co robić w sytuacji, gdy przedstawiciele różnych działów w firmie mają wspólnie wymyślić, opracować i czasem zrealizować wartościowe rozwiązanie, z którym większość się zidentyfikuje.

Co robić by sprzedaż, marketing, produkcja, technologia, redakcja, finanse, twórczo i zaangażowaniem, w imię wspólnego dobra, wzniosły się ponad własne interesy?

Facylitacja

Czy jest to możliwe? Doświadczenia wielu firm mówią, że nie. Moje doświadczenia, jako facylitatora, mówią, że jest to możliwe. Dlatego będzie to tekst o pożytkach płynących z facylitacji.

O facylitacji mówi się czasem, że jest jak powożenie zaprzęgiem kotów. Zaprzęgiem złożonym z różnych (czasem sprzecznych) celów, różnych potrzeb i metod działania. Zaprzęgiem, który musi dowieźć firmę do ważnego dla niej rozwiązania, celu.

Wiele razy, patrząc na zmagania i frustracje firm z budowaniem strategii, programów antykryzysowych czy nowych metod działania, zastanawiałam się dlaczego nie korzystają z zawodowych „woźniców” tego „kociego zaprzęgu” czyli facylitatorów.

Facylitator

Facylitator to ktoś, kto ma jeden cel. Ma doprowadzić grupę do zbudowania wspólnego, wartościowego i realnego rozwiązania, uwzględniającego potrzeby członków grupy i opartego o ich wiedzę i doświadczenia. To różni facylitatora od pozostałych uczestników wspólnej jazdy, gdzie każdy, łącznie z szefem firmy, ma swoje cele.

Czym różni się facylitator od kierownika projektu? Tym, że facylitator pracuje z grupą, gdy nie wiadomo jeszcze, co będzie na końcu, a szef projektu zarządza działaniem prowadzącym do określonego rezultatu. Można powiedzieć, że zarządzanie projektem jest kolejnym etapem po stworzeniu przez grupę koncepcji rozwiązania.

Facylitator jako zawód

Facylitator to zawód. Wymaga konkretnych umiejętności i doświadczeń oraz stosowania określonych metod i narzędzi. Do jego dobrego wykonywania potrzebne są pewne cechy osobowości. I – jak każdy zawód – im dłużej się go wykonuje tym ma się lepsze rezultaty.

(akredytowane przez APMG)

Możesz powiedzieć – u nas to i najlepszy facylitator nie pomoże. Bo konflikty, bo „zabetonowane silosy”, bo nawyki, bo frustracja i brak wiary. To prawda.

Nie zawsze facylitator jest w stanie przezwyciężyć „złe siły”. Często jednak jest w stanie to zrobić, bo ma inną perspektywę patrzenia na negatywne i pozytywne zjawiska w firmie, bo ma metody i narzędzia służące celowi integracji. Bo ma doświadczenia z wielu firm i sytuacji. Bo jest specjalistą od procesów i zachowań grupowych. Bo nie ma innych celów prócz tego, by grupa stworzyła najlepsze, wspólne rozwiązanie

Kiedy będziesz potrzebował, by wspólnie, w oparciu o wiedzę i wartości, jakie są w każdym działów zbudować, wymyślić, znaleźć rozwiązanie, pomysł – rozważ pomoc facylitatora

Znalazłam odpowiedź na pytanie, dlaczego firmy nie korzystają z pomocy zawodowych facylitatorów. Dlatego, że nie wiedzą, że mają taką możliwość. Dlatego napisałam ten tekst:)

Fot. pixabay, Katarzyna Łukaszuk

6 rzeczy, o których trzeba pamiętać przy szukaniu akredytowanych szkoleń

Warto pamiętać, że szkolenia akredytowane, mogą się znacząco różnić.

Na co warto zwrócić uwagę przy szukaniu akredytowanych szkoleń, zakończonych oficjalną certyfikacją, aby była to w 100% trafiona inwestycja?

Na cenę szkolenia składa się wiele czynników, które mogą być różnej jakości. Warto zatem zadać pytanie organizatorowi o:

  1. termin szkolenia – czy jest gwarantowany (czy nie ma minimalnej liczby uczestników; wtedy trzeba się liczyć, że szkolenie w ogóle nie odbędzie się i będzie przekładane),
  2. ilość uczestników na szkoleniu – stacjonarnym, jak i online (np. 15-20 osób na kursie daje znacznie mniejszą efektywność nauczania niż 8-10 osób, co wpływa również na zdawalność i ograniczoną dostępność trenera dla każdego uczestnika indywidualnie),
  3. kompleksowość usługi – czy w cenie jest wliczony egzamin i oficjalny podręcznik oraz akredytowane materiały szkoleniowe, czy też uczestnicy mają tylko podsumowanie materiałów i muszą dodatkowo dokupić egzamin oraz książkę,
  4. profil trenera (jego wykształcenie i doświadczenie, rozpoznawalność na rynku, renomę, czas od jakiego posiada akredytację- trener z 16 letnim doświadczeniem inaczej naucza, niż taki, który jest akredytowany dopiero od roku, czy kilku miesięcy),
  5. referencje i opinie o firmie, szkoleniach, trenerach (zarówno te oficjalne, jak i informacje wymieniane między absolwentami szkoleń, czy w internecie),
  6. obsługa przed i posprzedażowa – samo szkolenie jest oczywiście najważniejsze, jednak to jak dana firma traktuje klienta w całym procesie zapisu, jak i po wykonaniu usługi (np. w przypadku ew. pomocy w kwestiach administracyjnych, doradztwa, rekomendacji itp.) – również jest ważne.

Szkolenie to inwestycja w siebie – im większa inwestycja tym większy zwrot!

Jeśli Ty też chcesz umieścić artykuł na portalu skills.pl to skontaktuj się z nami: portal@skills.pl

Korpo – rady: Jak wesprzeć Kierowników (Projektów) coaching’iem

Ostatni raport „70-20-10 From Research to Rules to Real World Practices”, Cindy McCauley, (January 25, 2012) pokazuje, że szkolenia nie dają wystarczających rezultatów, jeśli chodzi o podnoszenie efektywności menedżerów (w tym Kierowników Projektów). O ile pozwalają na przekazanie wiedzy i kształcenie niektórych umiejętności (np. tworzenia diagramów sieciowych typu CPM lub PERT), to nie do końca pozwalają na wsparcie Kierownika Projektu w jego środowisku pracy, tak by mógł w pełni wykorzystać swój potencjał.

Metodą, która na to pozwala jest popularny ostatnio coaching. Pytanie, czym on jest i w jakim stopniu można go zastosować do Kierowników Projektu?

Czym jest coaching?

Coaching widziany z boku wygląda jak rozmowa pomiędzy dwoma osobami. Przy czym osoba obserwująca mogłaby zauważyć, że nie jest to taka zwykła rozmowa towarzyska, jaką prowadzimy ze znajomym lub rodziną. To jest rozmowa moderowana, w której są określone role obu ze stron. Jedna ze stron odpowiada za temat rozmowy, a druga odpowiada za sposób prowadzenia tej rozmowy.

Coaching jest definiowany jako relacja pomiędzy dwoma stronami: „coachem” i „osobą coach’owaną” (po angielsku trudno przetłumaczalne na język polski „coachee”). Relacja ta ma na celu odnalezienie potencjału w osobie poddawanej coachingowi tak, by sama mogła znaleźć rozwiązanie swoich problemów lub określić sposób osiągania celów. Kluczowym zadaniem coachingu jest również to, by osoba ta również przeprowadziła odpowiednie działania na tej drodze.

Coaching opiera się na dwóch głównych i kluczowych założeniach:

  1. coach nie ocenia osoby coach’owanej – to założenie wynika z tego, że rolą coachingu, jak opisano powyżej, jest zbudowanie zdolności samodzielnego radzenia sobie z problemami, a rolą coacha nie jest bycie zewnętrznym autorytetem, który będzie oceniał proponowane lub poprzednie działania osoby coach’owanej.
  2. coach nie narzuca rozwiązania (w tzw. „czystym coachingu” nawet nie sugeruje) – oznacza, że to rolą osoby coach’owanej wyszukanie odpowiedniego z jej perspektywy rozwiązania, a nie rolą coacha podanie gotowego rozwiązania – taki właśnie podział ról powoduje przejmowanie odpowiedzialności za swoje działania przez osobę coach’owaną.

Te wyżej wymienione założenia powodują, że od coach’a nie powinniśmy się spodziewać gotowej odpowiedzi na takie przykładowe pytania, jak:

  • „Jak mam delegować zadania członkom zespołu?”
  • „Jak wykorzystać PMBOK®Guide w moim projekcie?”
  • „Jak postępować z interesariuszami (sponsorem, trudnymi uczestnikami) w projekcie?”

Czym różni się coaching

Jeżeli osoba podająca się za coacha udziela tych odpowiedzi, to de facto wciela się w rolę konsultanta/doradcy lub mentora. Ktoś może pomyśleć, że nic nie szkodzi skoro i tak dojdziemy do rozwiązania, jednak rezultat jest mimo wszystko inny.

Zarówno coach, doradca i mentor zadają pytania, jednak to, co z nimi robią różni daną rolę:

  • doradca zadaje pytania, by na koniec przedstawić rekomendację, której wdrożenie pozostawia klientowi – tutaj rozwiązanie pochodzi od doradcy, ale odpowiedzialność za sukces lub porażkę od klienta,
  • mentor zadaje pytania, jednak dzięki swojej wiedzy i doświadczeniu, sposób zadawania tych pytań ma na celu nakierować osobę na rozwiązanie z punktu widzenia mentora optymalne – w tym przypadku rozwiązanie pochodzi nadal od mentora, a odpowiedzialność za wdrożenie spoczywa nadal na kliencie mentoringu,
  • coach zadaje pytania po to, by osoba coach’owana sama znalazła swoje rozwiązanie, nie narzucając i nie nakierowując na rozwiązanie – w taki sposób odpowiedzialność zarówno za rozwiązanie, jak i jego wdrożenie spoczywa na osobie coach’owanej.

W takim razie, pytanie, które można by sobie zadać jest takie: „Czy coach musi się znać na obszarze z którego coach’uje?”. Odpowiedź jest taka, że nie musi. Coach jest specjalistą od moderowania rozmowy i jego rolą jest odpowiednie zadawanie pytań, a nie udzielanie odpowiedzi. Jednak moje doświadczenia pokazują, że taka wiedza specjalistyczna jest pomocna w zrozumieniu kontekstu coachingu.

To właśnie kontekst, w którym coaching jest prowadzony decyduje o jakim rodzaju coachingu mówimy. Poniższe omówienie w żaden sposób nie wyczerpuje listy, ale mówi o głównych rodzajach.

Rodzaje coachingu

Coaching wziął się ze sportu, gdzie zauważono, że osoby nie mające wybitnych predyspozycji do danej dziedziny sportu (np. Raul Lozano – niskiego wzrostu trener siatkówki), mogą pomóc innym osobom w osiąganiu sukcesów.

Potem znalazł zastosowanie również w życiu codziennym w rodzaju nazywanym coachingiem życiowym (ang. Life Coaching). Ten obszar zajmuje się 8 obszarami ludzkiego życia (kariera, pieniądze, zdrowie, rozwój osobisty, przyjaciele i rodzina, osoba najbliższa, rozrywka i zabawa, otoczenie zewnętrzne) próbując doprowadzić do harmonii pomiędzy nimi, tak, żeby obszary zaniedbane nie wpływały negatywnie na pozostałe. Jest to ważne ponieważ łatwo można sobie wyobrazić, że problemy zawodowe mogą mieć wpływ na relacje w domu i odwrotnie.

W środowisku biznesowym mówi się o coachingu dla decydentów (ang. Executive Cooaching), który wspiera Prezesów Zarządu/Właścicieli firm w kwestiach takich, jak przywództwo, zarządzanie zmianą i równoważenia życia prywatnego z zawodowym.

Na średnim szczeblu zarządzania wymienia się coaching korporacyjny (ang. Corporate Coaching), który ma na celu wspieranie menedżerów w zarządzaniu innymi, zarządzaniu czasem, motywowaniu innych itp. W tym obszarze można również umieścić Coaching Kierowników Projektów.

Coaching Kierownika Projektu

Coaching Kierownika Projektu ma na celu zwiększenie jego skuteczności w zarządzaniu projektami i temu jest przeznaczony. Temat pochodzi zazwyczaj od osoby coach’owanej, jednak w przypadku, gdy pojawia się również trzecia strona nazywana „sponsorem coachingu” sytuacja może ulec zmianie. Coaching Kierownika Projektu jest czasami inicjowany poprzez kogoś (przełożonego, PMO), kto zauważa konieczność wsparcia Kierownika Projektów w obszarach słabszych i wtedy to temat sesji narzucany jest przez sponsora.

Przebieg sesji

Sesje coachingowe trwają od 0,5 do 1,5 godziny, a czas ich trwania wynika z uzgodnień pomiędzy stronami.

Tematami sesji mogą być:

  • Zarządzanie czasem własnym jak i zespołu,
  • Zarządzanie zespołem projektowym,
  • Zarządzanie komunikacją z interesariuszami,
  • Zarządzanie ryzykiem w projekcie,
  • Określanie ścieżki kariery,
  • Planowanie rozwoju zawodowego.

W trakcie sesji coach wykorzystuje modele coachingowe (nadające strukturę sesji) by móc zadać odpowiednie pytania w odpowiedniej kolejności. Do tych najbardziej rozpowszechnionych modeli należą: Koło Życia, TGROW, LASER, ACHIEVE, IDEAL, 5 Pytań.

Trzeba jednak zwrócić uwagę na to, że największe postępy w realizacji celów lub rozwiązywaniu problemów osoba coach’owana robi pomiędzy sesjami, gdzie realizowane są ustalenia z sesji. W związku z tym skuteczność coachingu można oceniać dopiero po kilku sesjach.

Podsumowanie

Coaching może skutecznie wspierać Kierownika Projektu zwiększając skuteczność zarządzania projektem. Niezależnie od tego czy jest inicjowany przez samego profesjonalistę czy przez jego przełożonego/biuro projektów, zadaniem coachingu jest maksymalne wykorzystanie potencjału Kierownika Projektu.

Artykuł został opublikowany w Strefa PMI w 2013 roku

Sprawdź jak mogą Ci pomóc rozmowy coachingowe.

Korpo – rady: Szkolenie czy studia podyplomowe?

Z powyższym dylematem mierzy się wiele osób, które myślą o dalszej ścieżce rozwoju zawodowego.
Czy warto poświęcać czas na studia podyplomowe? Czy szkolenie dostarczy wystarczającej wiedzy?

szkolenie
W przypadku studiów podyplomowych celem, który osoba chce osiągnąć jest rozwój zawodowy, a czasem zupełna zmiana ścieżki zawodowej. W tym przypadku studia podyplomowe dają solidną podbudowę pod nowy zawód lub specjalizację. Służą też poszerzeniu horyzontu o nową wiedzę i pojęcia, które z racji ograniczonego czasu nie mogą być przekazane w trakcie krótkiego szkolenia.

W przypadku szkoleń skupiamy się na uzupełnieniu kwalifikacji w obecnym miejscu pracy, potwierdzenie tych kwalifikacji odpowiednim certyfikatem w celu zwiększenia swojej wartości u obecnego lub kolejnego pracodawcy. Trudno jest sobie wyobrazić, żeby osoba w wyniku pojedynczego szkolenia była w stanie całkowicie zmienić swoją karierę zawodową, jednak może być skuteczne w kwestii przećwiczenia pewnych zachowań i umiejętności.
Studia podyplomowe zakładają zazwyczaj, że uczestnik ma zdobyć wiedzę (czasami teoretyczną) dotyczącą danego kierunku zgodnie z wcześniej określonym programem. W takim przypadku uczestnik może być zmuszony do studiowania przedmiotów, które go nie interesują. Zdarza się jednak, że niektóre z kierunków umożliwiają dobranie przedmiotów, które studenta interesują i stworzenie dedykowanej dla niego ścieżki. Zajęcia mogą odbywać się w grupach do kilkudziesięciu osób.

Szkolenia koncentrują się na danym zagadnieniu i pozwalają nie tylko zdobyć wiedzę, ale też kształcić praktyczne umiejętności w grupie szkoleniowej, która liczebnością nie powinna przekraczać kilkunastu osób w przypadku najlepszych grup 8 do 12.
Na ten dylemat można spojrzeć przez pryzmat czasu, kiedy nasza inwestycja przyniesie korzyści. W przypadku studiów podyplomowych ich czas trwania (od 0,5 do 2 lat) wiąże się zazwyczaj z większą inwestycją czasu na studiowanie, ale przychody z inwestycji też mają długofalowy charakter. W związku z tym okres zwrotu zainwestowanych pieniędzy jest dłuższy niż w przypadku szkoleń.

W przypadku szkoleń, ich czas (od kilku godzin do kilku tygodni) jest znacznie krótszy, a korzyści finansowe wynikające z uzyskania nowych kwalifikacji mogą pojawić się znacznie szybciej. Zatem w tym przypadku można się spodziewać znacznie szybszego okresu zwrotu z inwestycji.

Jak widać wybór może nie być zadaniem łatwym i na pierwszy rzut oka nie wygląda, by jedna z tych form w pełni mogła zastąpić drugą. Na dodatek każdy ponosi konsekwencje swojego wyboru, więc jako autor artykułu trzymam kciuki za Państwa właściwą decyzję.


Jeśli Ty też chcesz umieścić artykuł na portalu skills.pl to skontaktuj się z nami: portal@skills.pl