Skills sp. z o.o.

Korpo – rady: Facylitacja, czyli jak powozić zaprzęgiem kotów

Co robić w sytuacji, gdy przedstawiciele różnych działów w firmie mają wspólnie wymyślić, opracować  i czasem zrealizować  wartościowe rozwiązanie, z którym większość się zidentyfikuje.

Co robić by sprzedaż, marketing, produkcja, technologia, redakcja, finanse, twórczo i zaangażowaniem, w imię wspólnego dobra, wzniosły się ponad własne interesy?

Czy jest to możliwe? Doświadczenia wielu firm mówią, że nie. Moje doświadczenia, jako facylitatora, mówią, że jest to możliwe. Dlatego będzie to tekst o pożytkach płynących z facylitacji.

O facylitacji mówi się czasem, że jest jak powożenie zaprzęgiem kotów. Zaprzęgiem złożonym z różnych (czasem sprzecznych) celów, różnych potrzeb i metod działania. Zaprzęgiem, który musi dowieźć firmę do ważnego dla niej rozwiązania, celu.

Wiele razy, patrząc na zmagania i frustracje firm z budowaniem strategii, programów antykryzysowych czy nowych metod działania, zastanawiałam się dlaczego nie korzystają z zawodowych „woźniców” tego „kociego zaprzęgu” czyli facylitatorów.

Facylitator to ktoś, kto ma jeden cel. Ma doprowadzić grupę do zbudowania wspólnego, wartościowego i realnego rozwiązania, uwzględniającego potrzeby członków grupy i opartego o ich wiedzę i doświadczenia. To różni facylitatora od pozostałych uczestników wspólnej jazdy, gdzie każdy, łącznie z szefem firmy, ma swoje cele.

Czym różni się facylitator od kierownika projektu? Tym, że facylitator pracuje z grupą,  gdy nie wiadomo jeszcze, co będzie na końcu, a szef projektu zarządza działaniem prowadzącym do określonego rezultatu. Można powiedzieć, że zarządzanie projektem jest kolejnym etapem po stworzeniu przez grupę koncepcji rozwiązania.

Facylitator to zawód. Wymaga konkretnych umiejętności i doświadczeń oraz stosowania określonych metod i narzędzi. Do jego dobrego wykonywania potrzebne są pewne cechy osobowości. I – jak każdy zawód – im dłużej się go wykonuje tym ma się lepsze rezultaty.

Możesz powiedzieć –  u nas to i najlepszy facylitator nie pomoże. Bo konflikty, bo „zabetonowane silosy”, bo nawyki, bo frustracja i brak wiary. To prawda.

Nie zawsze facylitator jest w stanie przezwyciężyć „złe siły”. Często jednak jest w stanie to zrobić, bo ma inną perspektywę patrzenia na negatywne i pozytywne zjawiska w firmie, bo ma metody i narzędzia służące celowi integracji. Bo ma doświadczenia z wielu firm i sytuacji. Bo jest specjalistą od procesów i zachowań grupowych. Bo nie ma innych celów prócz tego, by grupa stworzyła najlepsze, wspólne rozwiązanie

Kiedy będziesz potrzebował, by wspólnie, w oparciu o wiedzę i wartości, jakie są w każdym działów zbudować, wymyślić, znaleźć rozwiązanie, pomysł – rozważ pomoc facylitatora.

Znalazłam odpowiedź na pytanie, dlaczego firmy nie korzystają z pomocy zawodowych facylitatorów. Dlatego, że nie wiedzą, że mają taką możliwość. Dlatego napisałam ten tekst:)

Fot. pixabay, Katarzyna Łukaszuk


[hurrytimer id=”7916″]
Jeśli Ty też chcesz umieścić artykuł na portalu skills.pl to skontaktuj się z nami: portal@skills.pl

facylitacja

Korpo – rady: Facylitacja w projektach

Technika ta staje się coraz bardziej popularna, ponieważ pozwala dojść zespołowi do samodzielnej decyzji, jednak z udziałem osoby, która potrafi odpowiednio pokierować rozmową tak, by uczestnicy nie zrobili sobie nawzajem „krzywdy”. Zgodnie z definicją „facylitacja to każde działanie, które powoduje, że w facylitacji stawia się mocny nacisk na rozróżnienie odpowiedzialności za proces od odpowiedzialności za zadanie”.

facylitacja
Podobnie jak w przypadku zarządzania projektami, proces oznacza pewne działania prowadzące do określonego rezultatu. Standardy takie jak PMBOK®Guide lub PRINCE2® nie definiują zawartości tego, co w procesie jest przetwarzane – podobnie w podręczniku facylitacji nie definiuje się zawartości tego, co mamy osiągnąć. Podręcznik określa to jako „Zadanie”. Kilka zrealizowanych zadań łącznie pozwala nam na osiągnięcie celu. W przypadku zarządzania projektami może tym celem być: zrealizowanie projektu w ramach ograniczeń trójkąta projektu.

A zadania w, których nam facylitacja może pomóc to np. identyfikowanie ryzyk.
W kontekście zarządzania projektami w związku z tym raczej nie oczekiwalibyśmy od Kierownika Projektu pełnienia roli facylitatora, ale możemy spodziewać się, że przyjmie on/ona rolę Lidera zadania. Również w podręczniku DSDM Atern (najbardziej kompleksowej metodzie agile) znajdziemy wyraźną sugestię, że facylitator to oddzielna i niezależna od Kierownika Projektu rola.

Celem facylitacji jest zapewnienie, żeby spotkania i warsztaty były zaprojektowane, oraz prowadzone w sposób skuteczny. Kim zatem jest facylitator? Facylitator to osoba wykwalifikowana w wykorzystaniu odpowiednich do zadania: procesu, modeli, technik i narzędzi.

Doświadczony facylitator (podobnie jak doświadczony Kierownik Projektu) posługuje się procesem tak by inni mogli zrealizować cele przed nimi postawione. To od wprawy i doświadczenia facylitatora (tak jak w przypadku Kierownika Projektu) zależy jak sprawnie radzi sobie on z dobraniem odpowiednich narzędzi i dopasowaniem procesu do wymagań zadania. Jak widać facylitacja wygląda (podobnie jak zarządzanie projektami) na dziedzinę samą w sobie.

Wygląda więc na to, że rolą Kierownika Projektu jest raczej pozyskanie i zmotywowanie odpowiednio doświadczonego specjalisty by rezultaty były co najmniej zadowalające. Wydaje się jednak, że to jest to, co doświadczeni Kierownicy Projektów robią najlepiej.

[hurrytimer id=”7916″]

Jeśli Ty też chcesz umieścić artykuł na portalu skills.pl to skontaktuj się z nami: portal@skills.pl

Korpo – rady: Jak wesprzeć Kierowników (Projektów) coaching’iem

Ostatni raport „70-20-10 From Research to Rules to Real World Practices”, Cindy McCauley, (January 25, 2012) pokazuje, że szkolenia nie dają wystarczających rezultatów, jeśli chodzi o podnoszenie efektywności menedżerów (w tym Kierowników Projektów). O ile pozwalają na przekazanie wiedzy i kształcenie niektórych umiejętności (np. tworzenia diagramów sieciowych typu CPM lub PERT), to nie do końca pozwalają na wsparcie Kierownika Projektu w jego środowisku pracy, tak by mógł w pełni wykorzystać swój potencjał.

Metodą, która na to pozwala jest popularny ostatnio coaching.  Pytanie, czym on jest i w jakim stopniu można go zastosować do Kierowników Projektu?

Czym jest coaching?

Coaching widziany z boku wygląda jak rozmowa pomiędzy dwoma osobami. Przy czym osoba obserwująca mogłaby zauważyć, że nie jest to taka zwykła rozmowa towarzyska, jaką prowadzimy ze znajomym lub rodziną. To jest rozmowa moderowana, w której są określone role obu ze stron. Jedna ze stron odpowiada za temat rozmowy, a druga odpowiada za sposób prowadzenia tej rozmowy.

Coaching jest definiowany jako relacja pomiędzy dwoma stronami: „coachem” i „osobą coach’owaną” (po angielsku trudno przetłumaczalne na język polski „coachee”). Relacja ta ma na celu odnalezienie potencjału w osobie poddawanej coachingowi tak, by sama mogła znaleźć rozwiązanie swoich problemów lub określić sposób osiągania celów. Kluczowym zadaniem coachingu jest również to, by osoba ta również przeprowadziła odpowiednie działania na tej drodze.

Coaching opiera się na dwóch głównych i kluczowych założeniach:

  1. coach nie ocenia osoby coach’owanej – to założenie wynika z tego, że rolą coachingu, jak opisano powyżej, jest zbudowanie zdolności samodzielnego radzenia sobie z problemami, a rolą coacha nie jest bycie zewnętrznym autorytetem, który będzie oceniał proponowane lub poprzednie działania osoby coach’owanej.
  2. coach nie narzuca rozwiązania (w tzw. „czystym coachingu” nawet nie sugeruje) – oznacza, że to rolą osoby coach’owanej wyszukanie odpowiedniego z jej perspektywy rozwiązania, a nie rolą coacha podanie gotowego rozwiązania – taki właśnie podział ról powoduje przejmowanie odpowiedzialności za swoje działania przez osobę coach’owaną.

Te wyżej wymienione założenia powodują, że od coach’a nie powinniśmy się spodziewać gotowej odpowiedzi na takie przykładowe pytania, jak:

  • „Jak mam delegować zadania członkom zespołu?”
  • „Jak wykorzystać PMBOK®Guide w moim projekcie?”
  • „Jak postępować z interesariuszami (sponsorem, trudnymi uczestnikami) w projekcie?”

Czym różni się coaching

Jeżeli osoba podająca się za coacha udziela tych odpowiedzi, to de facto wciela się w rolę konsultanta/doradcy lub mentora. Ktoś może pomyśleć, że nic nie szkodzi skoro i tak dojdziemy do rozwiązania, jednak rezultat jest mimo wszystko inny.

Zarówno coach, doradca i mentor zadają pytania, jednak to, co z nimi robią różni daną rolę:

  • doradca zadaje pytania, by na koniec przedstawić rekomendację, której wdrożenie pozostawia klientowi – tutaj rozwiązanie pochodzi od doradcy, ale odpowiedzialność za sukces lub porażkę od klienta,
  • mentor zadaje pytania, jednak dzięki swojej wiedzy i doświadczeniu, sposób zadawania tych pytań ma na celu nakierować osobę na rozwiązanie z punktu widzenia mentora optymalne – w tym przypadku rozwiązanie pochodzi nadal od mentora, a odpowiedzialność za wdrożenie spoczywa nadal na kliencie mentoringu,
  • coach zadaje pytania po to, by osoba coach’owana sama znalazła swoje rozwiązanie, nie narzucając i nie nakierowując na rozwiązanie – w taki sposób odpowiedzialność zarówno za rozwiązanie, jak i jego wdrożenie spoczywa na osobie coach’owanej.

W takim razie, pytanie, które można by sobie zadać jest takie: „Czy coach musi się znać na obszarze z którego coach’uje?”. Odpowiedź jest taka, że nie musi. Coach jest specjalistą od moderowania rozmowy i jego rolą jest odpowiednie zadawanie pytań, a nie udzielanie odpowiedzi. Jednak moje doświadczenia pokazują, że taka wiedza specjalistyczna jest pomocna w zrozumieniu kontekstu coachingu.

To właśnie kontekst, w którym coaching jest prowadzony decyduje o jakim rodzaju coachingu mówimy. Poniższe omówienie w żaden sposób nie wyczerpuje listy, ale mówi o głównych rodzajach.

Rodzaje coachingu

Coaching wziął się ze sportu, gdzie zauważono, że osoby nie mające wybitnych predyspozycji do danej dziedziny sportu (np. Raul Lozano – niskiego wzrostu trener siatkówki), mogą pomóc innym osobom w osiąganiu sukcesów.

Potem znalazł zastosowanie również w życiu codziennym w rodzaju nazywanym coachingiem życiowym (ang. Life Coaching). Ten obszar zajmuje się 8 obszarami ludzkiego życia (kariera, pieniądze, zdrowie, rozwój osobisty, przyjaciele i rodzina, osoba najbliższa, rozrywka i zabawa, otoczenie zewnętrzne) próbując doprowadzić do harmonii pomiędzy nimi, tak, żeby obszary zaniedbane nie wpływały negatywnie na pozostałe. Jest to ważne ponieważ łatwo można sobie wyobrazić, że problemy zawodowe mogą mieć wpływ na relacje w domu i odwrotnie.

W środowisku biznesowym mówi się o coachingu dla decydentów (ang. Executive Cooaching), który  wspiera Prezesów Zarządu/Właścicieli firm w kwestiach takich, jak przywództwo, zarządzanie zmianą i równoważenia życia prywatnego z zawodowym.

Na średnim szczeblu zarządzania wymienia się coaching korporacyjny (ang. Corporate Coaching), który ma na celu wspieranie menedżerów w zarządzaniu innymi, zarządzaniu czasem,  motywowaniu innych itp. W tym obszarze można również umieścić Coaching Kierowników Projektów.

Coaching Kierownika Projektu

Coaching Kierownika Projektu ma na celu zwiększenie jego skuteczności w zarządzaniu projektami i temu jest przeznaczony.  Temat pochodzi zazwyczaj od osoby coach’owanej, jednak w przypadku, gdy pojawia się również trzecia strona nazywana „sponsorem coachingu” sytuacja może ulec zmianie. Coaching Kierownika Projektu jest czasami inicjowany poprzez kogoś (przełożonego, PMO), kto zauważa konieczność wsparcia Kierownika Projektów w obszarach słabszych i wtedy to temat sesji narzucany jest przez sponsora.

Przebieg sesji

Sesje coachingowe trwają od 0,5 do 1,5 godziny, a czas ich trwania wynika z uzgodnień pomiędzy stronami.

Tematami sesji mogą być:

  • Zarządzanie czasem własnym jak i zespołu,
  • Zarządzanie zespołem projektowym,
  • Zarządzanie komunikacją z interesariuszami,
  • Zarządzanie ryzykiem w projekcie,
  • Określanie ścieżki kariery,
  • Planowanie rozwoju zawodowego.

W trakcie sesji coach wykorzystuje modele coachingowe (nadające strukturę sesji) by móc zadać odpowiednie pytania w odpowiedniej kolejności. Do tych najbardziej rozpowszechnionych modeli należą: Koło Życia, TGROW, LASER, ACHIEVE, IDEAL, 5 Pytań.

Trzeba jednak zwrócić uwagę na to, że największe postępy w realizacji celów lub rozwiązywaniu problemów osoba coach’owana robi pomiędzy sesjami, gdzie realizowane są ustalenia z sesji. W związku z tym skuteczność coachingu można oceniać dopiero po kilku sesjach.

Podsumowanie

Coaching może skutecznie wspierać Kierownika Projektu zwiększając skuteczność zarządzania projektem. Niezależnie od tego czy jest inicjowany przez samego profesjonalistę czy przez jego przełożonego/biuro projektów, zadaniem coachingu jest maksymalne wykorzystanie potencjału Kierownika Projektu.

Artykuł został opublikowany w Strefa PMI w 2013 roku

Sprawdź jak mogą Ci pomóc rozmowy coachingowe.

szkolenie

Korpo – rady: Szkolenie czy studia podyplomowe?

Z powyższym dylematem mierzy się wiele osób, które myślą o dalszej ścieżce rozwoju zawodowego.
Czy warto poświęcać czas na studia podyplomowe? Czy szkolenie dostarczy wystarczającej wiedzy?

szkolenie
W przypadku studiów podyplomowych celem, który osoba chce osiągnąć jest rozwój zawodowy, a czasem zupełna zmiana ścieżki zawodowej. W tym przypadku studia podyplomowe dają solidną podbudowę pod nowy zawód lub specjalizację. Służą też poszerzeniu horyzontu o nową wiedzę i pojęcia, które z racji ograniczonego czasu nie mogą być przekazane w trakcie krótkiego szkolenia.

W przypadku szkoleń skupiamy się na uzupełnieniu kwalifikacji w obecnym miejscu pracy, potwierdzenie tych kwalifikacji odpowiednim certyfikatem w celu zwiększenia swojej wartości u obecnego lub kolejnego pracodawcy. Trudno jest sobie wyobrazić, żeby osoba w wyniku pojedynczego szkolenia była w stanie całkowicie zmienić swoją karierę zawodową, jednak może być skuteczne w kwestii przećwiczenia pewnych zachowań i umiejętności.
Studia podyplomowe zakładają zazwyczaj, że uczestnik ma zdobyć wiedzę (czasami teoretyczną) dotyczącą danego kierunku zgodnie z wcześniej określonym programem. W takim przypadku uczestnik może być zmuszony do studiowania przedmiotów, które go nie interesują. Zdarza się jednak, że niektóre z kierunków umożliwiają dobranie przedmiotów, które studenta interesują i stworzenie dedykowanej dla niego ścieżki. Zajęcia mogą odbywać się w grupach do kilkudziesięciu osób.

Szkolenia koncentrują się na danym zagadnieniu i pozwalają nie tylko zdobyć wiedzę, ale też kształcić praktyczne umiejętności w grupie szkoleniowej, która liczebnością nie powinna przekraczać kilkunastu osób w przypadku najlepszych grup 8 do 12.
Na ten dylemat można spojrzeć przez pryzmat czasu, kiedy nasza inwestycja przyniesie korzyści. W przypadku studiów podyplomowych ich czas trwania (od 0,5 do 2 lat) wiąże się zazwyczaj z większą inwestycją czasu na studiowanie, ale przychody z inwestycji też mają długofalowy charakter. W związku z tym okres zwrotu zainwestowanych pieniędzy jest dłuższy niż w przypadku szkoleń.

W przypadku szkoleń, ich czas (od kilku godzin do kilku tygodni) jest znacznie krótszy, a korzyści finansowe wynikające z uzyskania nowych kwalifikacji mogą pojawić się znacznie szybciej. Zatem w tym przypadku można się spodziewać znacznie szybszego okresu zwrotu z inwestycji.

Jak widać wybór może nie być zadaniem łatwym i na pierwszy rzut oka nie wygląda, by jedna z tych form w pełni mogła zastąpić drugą. Na dodatek każdy ponosi konsekwencje swojego wyboru, więc jako autor artykułu trzymam kciuki za Państwa właściwą decyzję.


Jeśli Ty też chcesz umieścić artykuł na portalu skills.pl to skontaktuj się z nami: portal@skills.pl

Korpo – rady: 4 Przykazania dobrego managera

 

4 PRZYKAZANIA DOBREGO MANAGERA

To oczywiste, że efektywność menedżerów, związana jest z ich wykształceniem i doświadczeniem, co często potwierdzone jest odpowiednimi certyfikatami.

Jednak do bycia dobrym liderem w środowisku korporacyjnym równie ważne są „miękkie” cechy i kompetencje społeczne, wymagane zwłaszcza od Kierowników, którzy pracują z zespołami, jak i przełożonymi oraz klientami.

Oprócz swojej najważniejszej roli czyli odpowiedzialności za realizację postawionych im celów, muszą umieć odpowiednio pracować z ludźmi.

O czym powinni pamiętać ?

1. Stań się mentorem/coachem dla swojego teamu
Bądź opanowanym i empatycznym profesjonalistą, który zarządza ludźmi ale i potrafi ich słuchać. Nie tylko kiedy sytuacja tego wymaga i jest kryzys, ale i na co dzień. Inspiruj, motywuj, rozmawiaj – w pozytywnej atmosferze. Wtedy zaangażowanie zespołu będzie pojawiało się samoistnie, a wspólna praca wyda się przyjemniejsza.

2. Inwestuj w rozwój swoich ludzi
Ludzie chcą się uczyć, rozwijać, ale często nie mają na to czasu (bo deadliny, ASAPy..). Ułatw im to i wysyłaj na szkolenia. Inwestuj w swoich ludzi, pozwól im być lepszymi, zmieniać się i doskonalić. Młodych ludzi motywuje chęć rozwoju i z pewnością będą bardziej zaangażowani w pracę dla Ciebie i z Tobą, jeśli Ty zadbasz o nich.

3. Ucz się od innych
Jak powiedział Napoleon Hill: ”Nigdy niczyje wykształcenie nie jest zakończone i pełne. Możesz polegać na specjalistycznej wiedzy innych, ale powinieneś również uczyć się ze wszystkich możliwych źródeł”. To świetnie jeśli dbasz o swój zespół, ale nie zapominaj o sobie – Ty też powinieneś podtrzymywać aktualność swojej wiedzy. Świat się szybko zmienia, więc chcąc być dobrym menedżerem, nieustająco ucz się, nie tylko na kursach ale i od swoich współpracowników.

4. Żyj z pasją
“Work-life balance” – dotyczy to Ciebie i Twojego zespołu. Praca w korporacji potrafi być wymagająca, warto więc znaleźć czas dla siebie, znajomych i rodziny. Mieć jakieś hobby, pasję, kiedy możliwe będzie naładowanie akumulatorów i zrównoważenie wysiłku włożonego w pracę.


Jeśli Ty też chcesz umieścić artykuł na portalu skills.pl to skontaktuj się z nami: portal@skills.pl

Korpo – rady: Jaki jest szef idealny? Lista życzeń według pracowników

Jeśli zechcesz cynicznie stwierdzić, że „ideałów nie ma”, popełnisz spory błąd. Dlaczego? Ponieważ lista oczekiwań pracowników to nie koncert życzeń, a dobrze umotywowany i uzasadniony spis cech, które każdy szef powinien mieć.

Wciąż nieprzekonany? W takim razie proponujemy test: sprawdź poniższą listę 6 atrybutów i stwierdź sam, którego z nich nie wymagasz od swojego przełożonego.

Wypłacalny
Niezależnie od tego, o jakiej pracy rozmawiamy, nie jest możliwe zignorowanie kwestii finansowej. Jeśli szef zalega z pensją, to wprowadza ogromny stres w życie pracownika i utrudnia mu funkcjonowanie: nie tylko w miejscu pracy, ale przede wszystkim poza nią. Cierpliwość do nawet najmilszego przełożonego w końcu się wyczerpie, jeśli wciąż  będziemy przez niego zmagać się z brakiem płynności finansowej.

Zna branżę
Dobrze pracuje się wtedy, gdy ktoś, kto nami zarządza, rozumie nasze zadania i stawia jasne cele. Możliwe jest to wtedy, gdy przełożony zna się na swojej branży. Nie musi być ekspertem i nie chodzi o to, by wiedział wszystko. Ale wiedza podstawowa to na stanowisku kierowniczym trochę za mało. Dobrze, jeśli lider dba o to, by „być na bieżąco” z nowinkami w danej dziedzinie.

Konsekwentny
Ważną cechą jest konsekwencja. Nie ma wielu tak demotywujących rzeczy, jak przełożony wciąż zmieniający zdanie i z dnia na dzień odwołujący projekty, które szlifowaliśmy od miesięcy. Trudno jest także pracować w zespole, w którym wciąż zmieniają się reguły, a zachowanie akceptowane u jednego pracownika w innym przypadku spotyka się z krytyką.

Odporny na stres
Wyobraź sobie taką sytuację: deadline, dodatkowe zadanie od zespołu, który sobie nie poradził, ważny partner firmy
nagle się wycofuje… a Twój szef wyłącza telefon i znika na kilka godzin. Od przełożonego wymagamy, by był kapitanem całego okrętu, a to znaczy, by w sytuacji kryzysowej stanął na wysokości zadania. Nie ma mowy o panice!

Inteligentny emocjonalnie
Dobry szef to taki, który chce lepiej poznać swoich podwładnych, zarówno ich potrzeby, jak i problemy. Umie spojrzeć ich oczami na firmę, obowiązki i ich zrozumieć. Taki szef okazuje swoim pracownikom zainteresowanie, buduje z nimi więź porozumienia i integruje zespół.

Dostrzega i dba o talenty
Dba o rozwój i edukację pracowników, stara się wzmocnić ich silne strony oraz udoskonalić te słabe. Dostrzega trud pracowników i nagradza go. Sam także daje przykład i pozwala uczyć się od siebie.

Podsumowanie
Spójrz jeszcze raz na powyższe cechy: wypłacalność, orientację w branży, konsekwencję, odporność na stres, inteligencję emocjonalną, zauważanie talentów i mocnych stron u swoich podwładnych.
Czy z którejkolwiek z nich można zrezygnować? Wydaje się, że nie.
Dlatego, jeśli przypadkiem sam jesteś szefem – już wiesz, do jakiego ideału dążyć!


[hurrytimer id=”7916″]
Jeśli Ty też chcesz umieścić artykuł na portalu skills.pl to skontaktuj się z nami: portal@skills.pl

Korpo – rady: Jak wybrnąć z porażki?

Zawaliłeś. A teraz musisz iść zameldować o tym szefowi.

Nie dość, że ukarałeś się sam/sama, bo zawaliłeś, a przecież jesteś co najmniej dobrym specjalistą, to teraz czeka cię druga kara w postaci wstydu przed szefostwem, a może też trzecia kara w postaci wykładu, profesjonalnych szefowskich fochów i foszków pod twoim adresem.

A kto wie – może i czwarta kara – będziesz musiał wszystko odwracać w katorżniczym tempie, jak organizacja dojrzała, a jak mniej dojrzała, to pospolity ostracyzm zespołu. Nie fajnie. W szczególności kara druga i drugi wariant czwartej kary wydają się być najbardziej dotkliwe i na pewno nie ułatwią ci rozmowy o twoim błędzie.

Ale takie użalanie się nad swoim losem nie rozwiąże problemu i w niczym nie ułatwi tej rozmowy.
Jak ją przeprowadzić, aby była dla Ciebie jak najmniej bolesna i żeby była jak najbardziej konstruktywna? Bo wiesz, że może być taka? Ludzie i firmy uczą się przecież na błędach! Trzeba tylko podejść do nich przedmiotowo. I przygotować się do rzeczowej rozmowy.

Po pierwsze spójrz, jakie w kontekście rozwoju projektu będą konsekwencje tej porażki. Wyobraź sobie dalszy bieg wydarzeń, krótko- i długofalowe następstwa twojego błędu, zagrożenia, jakie one niosą, konsekwencje dla działu i firmy.

Po drugie spójrz, w jakiej sytuacji ten błąd stawia Twojego przełożonego. Jeżeli sytuacja będzie się rozwijać – jakie konsekwencje przyniesie to dla niego lub niej personalnie. Szef też człowiek. Tak samo jak i tobie – wlepiono mu cele i ma je realizować, a jak nie, to… No właśnie, to co wtedy? A twój fuckup sprzyja realizacji przez niego jego celów czy wręcz przeciwnie? Jak myślisz, ma podstawy, by się złościć lub denerwować?
Odpowiedź na to pytanie może być fundamentem dla ciebie, kiedy pójdziesz na tę trudną rozmowę. Poza tym empatia, a właśnie o niej tu mowa, jest kluczem do prowadzenia rozmów konstruktywnych.

Po trzecie zastanów się, jakie są możliwe rozwiązania dla problemu, który wywołał twój błąd. Jasne, możesz nie wiedzieć o wszystkim, ale z pewnością wiesz wystarczająco dużo, aby chociaż rozpocząć proces naprawy. Zaproponowanie rozwiązań przełożonym ponad wszelką wątpliwość pozwoli im widzieć w tobie specjalistę, który choć się myli – bierze odpowiedzialność za to, co robi. A to bezcenne, wiesz?

Po czwarte – przeanalizuj błąd. Jak to się stało, że do niego doszło. Co dokładnie się wydarzyło? Co konkretnie było przyczyną błędu? Jaki układ sił, ludzi, procesów spowodował, że coś nie zadziało i jaki był w tym Twój udział? Do jakiego stopnia miałeś wpływ na to, co się wydarzyło? Jaką bierzesz z tego lekcję na przyszłość, dla siebie, dla zespołu, dla firmy?

Po piąte – daj empatię także sobie. Dlaczego tak ci wstyd? Co spowodowało, że się tak denerwujesz? Uważasz się za specjalistę, ale okazało się, że z tą specjalizacją to tak nie za bardzo? Chciałeś być rzetelnym partnerem / pracownikiem / ekspertem, a zawiodłeś i to cię rozczarowało? Jak emocja stoi za twoim wzburzeniem? Dostrzeż i zrozum ją. Jak to zrobisz – w czasie twojej trudnej rozmowy nie wyskoczy jak diabeł z pudełka krzyżując ci szyki.
Jeżeli przyłożyłeś się do przygotowania do tej rozmowy, wiesz już skąd pochodzą Twoje obawy i co może decydować o nieprzyjemnym przebiegu rozmowy. Ale dobra wiadomość jest taka, że masz już też wszystko, co potrzebne do uczynienia tej rozmowy konstruktywną. Podnieś głowę i idź rozmawiać. Nie obawiaj się, będzie dobrze.

Krok pierwszy: powiedz z czym przychodzisz. Że został popełniony błąd, że zaistniał w takich i takich okolicznościach. Że ty miałeś w nim taki i taki udział. Krótko, konkretnie, bez owijania w bawełnę i samobiczowania się – nikt nie lubi tego słuchać, a twojego rozmówcę interesują rozwiązania problemu, a nie twoja samoocena.

Drugi krok jest trudny, bo wystawia nas na ocenę drugiej osoby, na jej złość lub rozczarowanie. Jednak jest to krok, bez którego trudno będzie całą rozmowę prowadzić dalej. W tym kroku należy zapytać, jak druga strona ma się z wiedzą o porażce. Tutaj warto dać twojemu rozmówcy tyle empatii, na ile tylko cię stać. Czyli np. powiedzieć, że zdajesz sobie sprawę, że powierzono ci to zadanie z zaufaniem, że dowieziesz, ale tak się nie stało. Oraz że rozumiesz konsekwencje, jakie ta osoba może ponieść z powodu błędu. I co najważniejsze – wysłuchać wszystkiego, co ma do powiedzenia na ten temat; dać jej się wygadać.

W kroku trzecim mówisz, jak sam się czujesz z tym fuckupem, bo… uważasz się za speca w tej dziedzinie, bo potrzebujesz sam czuć się godzien zaufania. I że w tej sytuacji zależy Ci na jak najszybszym rozwiązaniu problemu. To jest empatia dla Ciebie. Tobie także przysługuje prawo do empatii; nawet, gdy to ty spieprzyłeś.

Krok czwarty jest poszukiwaniem strategii na najlepsze dla obu stron rozwiązanie problemu. Tutaj możesz zaproponować rozwiązania, które znalazłeś dla tej sytuacji. Twój szef, twój rozmówca też na pewno będzie miał coś do powiedzenia.

Został krok piąty. I wykracza on już poza sferę komunikacji. Zrób to, co ustaliliście i wywiąż się. Nie denerwuj się, to nie rocket science, a ty jesteś specjalistą w swojej dziedzinie. Będzie dobrze 🙂


[hurrytimer id=”7916″]
Jeśli Ty też chcesz umieścić artykuł na portalu skills.pl to skontaktuj się z nami: portal@skills.pl

Korpo – rady: 6 rzeczy, o których trzeba pamiętać przy szukaniu akredytowanych szkoleń

Warto pamiętać, że szkolenia akredytowane, mogą się znacząco różnić.

Na co warto zwrócić uwagę przy szukaniu akredytowanych szkoleń, zakończonych oficjalną certyfikacją, aby była to w 100% trafiona inwestycja?

Na cenę szkolenia składa się wiele czynników, które mogą być różnej jakości. Warto zatem zadać pytanie organizatorowi o: 

  1. termin szkolenia – czy jest gwarantowany  (czy nie  ma minimalnej liczby uczestników; wtedy trzeba się liczyć, że szkolenie w ogóle nie odbędzie się i będzie przekładane),
  2. ilość uczestników na szkoleniu – stacjonarnym, jak i online (np. 15-20 osób na kursie daje znacznie mniejszą efektywność nauczania niż 8-10 osób, co wpływa również na zdawalność i ograniczoną dostępność trenera dla każdego uczestnika indywidualnie),
  3. kompleksowość usługi – czy w cenie jest wliczony egzamin i oficjalny podręcznik oraz akredytowane materiały szkoleniowe, czy też uczestnicy mają tylko podsumowanie materiałów i muszą dodatkowo dokupić egzamin oraz książkę,
  4.  profil trenera (jego wykształcenie i doświadczenie, rozpoznawalność na rynku, renomę, czas od jakiego posiada akredytację- trener z 16 letnim doświadczeniem inaczej naucza, niż taki, który jest akredytowany dopiero od roku, czy kilku miesięcy),
  5. referencje i opinie o firmie, szkoleniach, trenerach (zarówno te oficjalne, jak i informacje wymieniane między absolwentami szkoleń, czy w internecie),
  6. obsługa przed i posprzedażowa – samo szkolenie jest oczywiście najważniejsze, jednak to jak dana firma traktuje klienta w całym procesie zapisu, jak i po wykonaniu usługi (np. w przypadku ew. pomocy w kwestiach administracyjnych, doradztwa, rekomendacji itp.)  – również jest ważne.

Szkolenie to inwestycja w siebie – im większa inwestycja tym większy zwrot!

Jeśli Ty też chcesz umieścić artykuł na portalu skills.pl to skontaktuj się z nami: portal@skills.pl

Korpo – rady: Profesjonaliści dbajcie o swoje mózgi!

Kiedy nadchodzą afrykańskie upały powyżej 30 stopni lub są znaczne wahania temperatury – zadbajcie o swój najważniejszy organ!

Każdy profesjonalista pracujący swoim mózgiem powinien zadbać o swoje podstawowe narzędzie pracy. Do tego potrzebne są jednak profesjonalne pomoce.

Dzisiaj polecamy wykorzystanie kubków termicznych z następującymi sugestiami:

  • w upały pamiętajcie o częstym nawadnianiu się, a w chłodniejsze dni dogrzewajcie się,
  • zapomnijcie o wodzie w plastikowej, jednorazowej butelce czy kawie w papierowym kubku, tylko zabierzcie na miasto własny kubek i cieszcie się podwójnie:
    1. z napoju,
    2. jesteście eko i nie zaśmiecacie środowiska!

  • w ramach akcji #zwłasnymkubkiem możecie zamówić w wybranych kawiarniach kawę albo herbatę na wynos, gdy poprosicie o wlanie napoju do własnego kubka.
  • Zmniejszycie tym samym ilość produkowanych odpadów, a Wasz napój przez dłuższy czas pozostanie smaczny.

 

Ekologicznie i ekonomicznie, w pracy oraz “na mieście” 🙂

Kliknij poniżej jeśli chcesz wiedzieć więcej

Fot. skills

[hurrytimer id=”7916″]

Jeśli Ty też chcesz umieścić artykuł na portalu skills.pl to skontaktuj się z nami: portal@skills.pl

Wywiad z menedżerem: Jak nie biegać z pustymi taczkami…czyli porady doświadczonego managera

 

Początek może być szokujący. Kilka tygodni temu zdiagnozowano u mnie nowotwór złośliwy jamy ustnej. Wiadomość spadła na mnie jak grom z jasnego nieba i wywróciła moje dość uporządkowane życie do góry nogami. Po początkowym szoku dość szybko zacząłem myśleć i działać w sposób uporządkowany (25 lat doświadczenia przy projektach robi swoje 😉).

Jako, że zmagania z tego rodzaju chorobami różnie się kończą to musiałem wziąć pod uwagę najgorsze scenariusze. Zarówno w życiu służbowym jak i prywatnym spoczywa na mnie odpowiedzialność za wiele obszarów, inicjatyw i projektów dlatego postanowiłem uporządkować sprawy, które prowadziłem i opiekę nad nimi przekazać innym. Rozpocząłem inwentaryzację.

Na pierwszy ogień poszły tzw. projekty strategiczne. Z nimi uwinąłem się w miarę szybko, bo były dobrze opisane, udokumentowane i zarządzone. Trochę inaczej sprawy przedstawiały się z tymi „mniej ważnymi”.

Jakież było moje zdziwienie gdy lista informacji, które znam tylko ja oraz lista spraw, które na co dzień załatwiam, zaczęły puchnąć do naprawdę pokaźnych rozmiarów!

Po podsumowaniu okazało się, że zajmuję się dosłownie setkami spraw, które zabierają mi większość czasu.. Na własnym przykładzie przekonałem się o prawdziwości zasady Pareto 80/20.

Zmartwiło mnie, że jako manager z 25 letnim stażem, nie potrafiłem lepiej poukładać sobie spraw – byłem przekonany, że dobrze zarządzam swoim czasem i zasobami. Leżąc w szpitalu miałem dużo czasu na przemyślenia i jednym z tematów, o których myślałem było pytanie: dlaczego marnujemy tyle czasu na rzeczy nieważne?

Większości specjalistów (w tym i ja) myśli, że są niezastąpieni, że zajmują się najbardziej kluczowymi sprawami, że świat się zawali bez nich… i czasami jest to prawda. I dotyczy to nie tylko specjalistów. Wszyscy tworzymy takie obszary, w których tylko my mamy kompetencje. Dlaczego tak się dzieje? Czemu to służy?

Po pierwsze należy podzielić nasze działania na celowe i nieuświadomione, wynikające z naszej natury.
O świadomych działaniach nie będę się rozpisywał, ponieważ każdy ma dla nich jakieś uzasadnienie.

Patrząc na to ze strony zawodowej, można zrozumieć potrzebę świadomego tworzenia obszarów unikalnej wiedzy/kompetencji: jeśli tylko ja wiem/potrafię to moja pozycja jest niezagrożona (przynajmniej teoretycznie) natomiast dla świadomego tworzenia takich obszarów w życiu prywatnym nie widzę żadnego uzasadnienia.

Z doświadczenia wiem, że nie ma ludzi niezastąpionych – eksperci z unikalną wiedzą byli na moich oczach w trybie natychmiastowym usuwani z korporacji.

Negatywne skutki dla firmy w takim przypadku, to koszt odtworzenia kompetencji, przesunięcie terminów zakończenia projektów lub w skrajnym przypadku zmiana strategii działania.

Firmy sobie z tym radzą – gorzej z fachowcami, po których zostaje „płacz i zgrzytanie zębów” a zła opinia ciągnie się za nimi latami.

Inaczej rzecz się przedstawia z działaniami, które nie są celowe. Nieświadome tworzenie obszarów unikalnej wiedzy/kompetencji wynika najczęściej … ze swoistego lenistwa. Czyżby u mnie też?
Tak, u mnie niestety też. Była to dla mnie dość zaskakująca konstatacja, ponieważ nie należę do osób leniwych, angażuję się ciągle w najróżniejsze działania, zazwyczaj biorę na siebie więcej zadań niż jestem w stanie wykonać i zawsze jestem gotów pomóc innym.

Więc skąd takie wnioski? Spójrzmy na cztery przykłady często spotykanych sytuacji:

• Nie chce nam się spisywać notatek z rozmów telefonicznych oraz spotkań i mówimy wtedy: „nie mam czasu na bzdety”;

• Nie dokumentujemy wykonanej pracy i nie robimy raportów bo wydaje się nam, że „ważniejsza jest robota niż jakieś papierki”;

• Denerwuje nas tłumaczenie innym, jak mają wykonać jakieś zadanie i dlatego robimy je sami: ”prędzej ja to zrobię niż inni zrozumieją”;

• Nie ufamy innym i działamy w myśl starej maksymy: „jak chcesz mieć dobrze zrobione, to zrób sam”.

 

Brzmi znajomo? Dla mnie niestety tak. Zwłaszcza ostatni przykład dla takiego perfekcjonisty jak ja jest bliski. Gdy „uciekłem śmierci spod kosy” trochę inaczej spojrzałem na życie. Uświadomiwszy sobie, ile czasu marnuję ma rzeczy nieważne i nieistotne, postanowiłem to zmienić. Na początek poszło życie prywatne.

Po powrocie do domu zwołałem „naradę wojenną” wszystkich domowników i do listy, którą stworzyłem kilka tygodni temu dopisaliśmy wszystkie czynności domowe wykonywane przez moją żonę oraz te kilka wykonywanych przez dzieci. Wspólnie omówiliśmy i podzieliliśmy zadania pomiędzy członków rodziny, omówiliśmy zasady zastępstw oraz skutki nie wywiązania się z powierzonych zadań. Mam nadzieję, że to zadziała… pożyjemy zobaczymy.

Na zmiany postępowania w pracy przyjdzie czas po zakończeniu kuracji ale kilka pomysłów na początek już mam:

• bardzo dokładna inwentaryzacja i podział zadań pomiędzy członków zespołu;

• koniec z przyjmowaniem dodatkowych zadań „na ładne oczy”, bez wyraźnego uzgodnienia priorytetów;

• prosty szablon notatek i raportów aby ich pisanie nie zajmowało wiele czasu;

• ustalone listy dystrybucyjne.

Mam nadzieję, że uda mi się to wdrożyć w szybkim tempie i wraz z zespołem odzyskamy trochę swobody zamiast biegać z pustymi taczkami.

 

Fot. https://www.instagram.com/karo_linia_at_work/

[hurrytimer id=”7916″]

Jeśli Ty też chcesz umieścić artykuł na portalu skills.pl to skontaktuj się z nami: portal@skills.pl

12