Skills sp. z o.o.

Korpo – rady: Jak pogodzić biznes i IT

OBASHI – koniec wojny światów!

 

W organizacjach od dłuższego czasu obserwujemy podział na dwa, często wrogie sobie obozy tj. IT i BIZNES.

Oba światy mówią sobie znanym językiem i czują się całkiem dobrze w swoim własnym towarzystwie. Na dodatek jednoczą się przeciwko tej drugiej stronie. Dlatego zdarza się, że słyszymy następujące narzekania „IT nie rozumie biznesu”, „Biznes nie potrafi powiedzieć o co mu chodzi”.

Od dłuższego czasu brakowało języka, który pozwoliłby porozumieć się tym obu stronom. Potrzebna była też metoda pozwalająca pokazać w jaki sposób IT wspiera biznes w realizacji kluczowych procesów. Brakowało też sposobu pokazania czy zasoby IT są naprawdę potrzebne do wspierania procesów, czy ich posiadanie wynika tylko z fanaberii je kupującego.

OBASHI

 

Od 2001 roku w ww. obszarach przychodzi nam z pomocą OBASHI. Metoda, która wydaje się pochodzić z Japonii lub innego orientalnego kraju, ma korzenie jak najbardziej europejskie.

Została stworzona przez pochodzącą ze Szkocji firmę OBASHI Ltd. Jej autorzy Fergus Cloughley (którego mam okazję znać osobiście), oraz Paul Wallis stworzył metodę, która na początku wspierała sektor paliwowy, w którym bardzo ważne jest kontrolowanie przepływów w procesie produkcji. Sama metoda znajduje teraz zastosowanie w każdym przedsiębiorstwie, gdzie IT jest kluczowe dla realizacji celów biznesowych.

Jej nazwa to akronim z następujących wyrazów:

  • O – Ownership – od właściciela procesu,
  • B – Business Process – od procesu realizowanego,
  • A – Application – od aplikacji wspierającej realizowany proces,
  • S – System – od systemu operacyjnego na którym aplikacja działa,
  • H – Hardware – od sprzętu na, którym system operacyjny został zainstalowany,
  • I – Infrastracture – od infrastruktury sieciowej, która pozwala przesyłać informacje.

Tych pięć obszarów jest podstawą do tworzenia diagramu B&IT (Biznes&IT), które pozwalają na 1 rysunku zobaczyć w jaki sposób te 6 elementów jest ze sobą powiązanych. Robi się to w ten sposób, że w pionie umieszczamy od góry do dołu właściciela procesu, proces biznesowy, aplikację, system operacyjny, komputer, oraz infrastrukturę sieciową, która jest wykorzystywana przez powyższe. W ten sposób możemy zobaczyć, że np. Wiceprezes Pani Joanna Kreatywna, odpowiada za proces Marketing, wykorzystując aplikacje takie jak CRM, na serwerze Marketing, wykorzystując Switch i Router.

Drugi diagram nazywany Dataflow Analysis View (w skrócie DAV) pozwala zobaczyć, w jaki sposób dane przepływają w organizacji poprzez każdy z ww. poziomów. Właśnie od przepływów wzięła się metoda OBASHI, chociaż na początku nie chodziło tylko o informacje i dane. To ten widok pozwala nam skutecznie śledzić, w jaki sposób dane przepływają przez naszą organizację i zrozumieć jak szybko jesteśmy w stanie zrealizować zamówienia klienta za pomocą obecnej infrastruktury.

Projekt OBASHI

Samo definiowanie modelu B&IT dla organizacji może być dużym przedsięwzięciem takim jak projekt.

Podręcznik sugeruje, żeby projekt OBASHI składał się z następujących kroków:

  1. Określanie zakresu – część w której określa się zakres projektu i uzyskuje autoryzację do przejścia do kolejnego kroku
  2. Zbieranie – polega na zbieraniu informacji nt. obecnego modelu
  3. Projektowanie – w, którym na podstawie informacji tworzony jest model B&IT jak i DAV
  4. Ulepszanie – polega na dopracowywaniu ww. modeli w oparciu o bardziej szczegółowe informacje
  5. Przekazanie do użytkowania – który ma na celu przekazanie wytworzonych modeli do działalności operacyjnej.

Wprowadzenie zmian w obecnym modelu może nawet wymagać realizacji programu. Z tego powodu podręcznik OBASHI pokazuje jak połączyć metodę z innymi znanym standardami takimi jak: PRINCE2®, MSP®, ITIL® oraz P3O®.

Co nam dało OBASHI

Na co dzień odpowiadam za akredytowaną firmę szkoleniową (ATO) z produktów takich jak PRINCE2, M_o_R, MSP, Agile PM, P3O, Facilitation i właśnie OBASHI. Jako firma akredytowana (a wcześniej afiliowana przy akredytowanej) od 2009 roku musimy zapewniać zgodność naszych procesów z wymogami akredytacji. To oznacza, że mamy jednoznacznie określone procesy, które zostały przedstawione za pomocą jednego z narzędzi zarządzania procesami biznesowymi (czyli po angielsku BPMN). Dzięki zdefiniowaniu i przedstawieniu procesów w postaci graficznej jednoznacznie byliśmy już od ponad 6 lat w stanie określić, kto jaką rolę pełni, jakie procesy wykonuje, oraz jakie „produkty zarządcze” (nie mylić z dokumentami, bo informacja ustna to też produkt zarządczy) tworzy. Procesy zostały przedstawione za pomocą tzw. torów pływackich (ang. swimlanes). To pozwoliło nam zrozumieć co się dzieje w tzw. biznesie.

To co stanowiło pewną trudność to podejmowanie decyzji w obszarze tzw. IT. Zwłaszcza jak stopniowo po tej stronie pojawiło się wiele nowych aplikacji (w tym część zainstalowanych lokalnie, część na serwerach, kolejne w modelu ASP, a do tego jeszcze te, które są w chmurze). Dodatkowym pytanie jakie się pojawiło było to jak te aplikacje wspierają działalność biznesową i które z nich są potrzebne, a które działają tylko dlatego, że ktoś je kiedyś uruchomił, a zapomniał wyłączyć.

Taki praktyczny przykład pojawił się w momencie kiedy potrzebowaliśmy wymienić niektóre z elementów infrastruktury tj. komputery i smartfony. Do podjęcia decyzji postanowiliśmy wykorzystać świeżo poznany model OBASHI. Najpierw stworzyliśmy model B&IT, który pokazał nam wszystkie warstwy.

Okazało się, że smartfony wykorzystywane do komunikacji e-mailowej, wyszukiwania informacji handlowej, oraz komunikacji telefonicznej co prawda znajdują się na poziomie H(ardware), a aplikacje z których korzystamy pochodzą z poziomu A(pplication) modelu to ważny jest również element S(ystem). Okazało się, że pomimo tego, że niektóre rozważane smartfony chociaż wydawały się wyjątkowo atrakcyjne pod względem wizualnym, oraz interfejsu użytkownika nie spełniały wymogu spójności systemu operacyjnego, co było ważne z punktu widzenia celów biznesowych takich – jak optymalizacja kosztów infrastruktury IT.

Podobny proces przeprowadziliśmy jeśli chodzi o nowe laptopy. Tutaj decyzja okazała się stosunkowo prosta, jak okazało się, że część komputerów pochodziło od jednego producenta, za to druga cześć od innego. Koszty obsługi (patrząc tylko na czas konieczny do serwisowania sprzętu od 2 różnych producentów) spowodowały, że podjęliśmy decyzję o tym by kolejne komputery kupować od tego samego producenta w celu uproszczenia obsługi i zmniejszenia kompleksowości.

W międzyczasie w wyniku analizy procesów biznesowych okazało się również, że serwer, który kiedyś stanowił kluczowy zasób sprzętowy w naszej firmie, ze względu na coraz większe wykorzystanie aplikacji w chmurze nie jest tak ważny, a koszty związane z jego eksploatacją (chociażby opłaty za prąd) mogą zostać znacząco zredukowane przez zwykłe wyłączenie go.

Podobne optymalizacje mamy zamiar przeprowadzić w pozostałych warstwach, cały czas jednak patrząc z punktu widzenia biznesowego. Jesteśmy firmą szkoleniową, ale podobny proces tylko na większą skalę w firmach innych branż może doprowadzić do olbrzymich oszczędności lub też w szybki sposób wesprzeć za pomocą aplikacji, systemów, sprzętu i infrastruktury sieciowej strategiczne cele biznesowe.

Podsumowanie

Z tego powodu polecamy OBASHI każdej organizacji która wykorzystuje informatykę (czyli każdej) do realizacji swoich celów biznesowych. Oprócz korzyści, które mogą wynikać z wzajemnego zrozumienia się stron (mówiących tym samym językiem, oraz komunikujących się ze sobą na podstawie tego samego diagramu) biznesu i IT, osoby stosujące metodę mogą zaimponować swoim kolegom, znajomym i rodzinie. Kto nie będzie pod wrażeniem jak usłyszy, że znamy i stosujemy OBASHI? Już sama nazwa może sugerować, że jesteśmy co najmniej szogunem.

Artykuł został opublikowany w ITWiz w 2015 roku 

Sierpień 2020
poniedziałekwtorekśrodaczwartekpiąteksobotaniedziela
27 lipca 202028 lipca 202029 lipca 202030 lipca 202031 lipca 20201 sierpnia 20202 sierpnia 2020
3 sierpnia 2020

Kategoria: Agile PM9:00 : 44 Szkolenie otwarte Agile PM Foundation - skills® sp. z o.o.

9:00 : 44 Szkolenie otwarte Agile PM Foundation - skills® sp. z o.o.

Kategoria: Agile PM9:00 : 44 Szkolenie otwarte Agile PM Foundation&Practitioner - skills® sp. z o.o.

9:00 : 44 Szkolenie otwarte Agile PM Foundation&Practitioner - skills® sp. z o.o.
4 sierpnia 2020

Kategoria: Agile PM9:00 : 44 Szkolenie otwarte Agile PM Foundation - skills® sp. z o.o.

9:00 : 44 Szkolenie otwarte Agile PM Foundation - skills® sp. z o.o.

Kategoria: Agile PM9:00 : 44 Szkolenie otwarte Agile PM Foundation&Practitioner - skills® sp. z o.o.

9:00 : 44 Szkolenie otwarte Agile PM Foundation&Practitioner - skills® sp. z o.o.
5 sierpnia 2020

Kategoria: Agile PM9:00 : 44 Szkolenie otwarte Agile PM Foundation - skills® sp. z o.o.

9:00 : 44 Szkolenie otwarte Agile PM Foundation - skills® sp. z o.o.

Kategoria: Agile PM9:00 : 44 Szkolenie otwarte Agile PM Foundation&Practitioner - skills® sp. z o.o.

9:00 : 44 Szkolenie otwarte Agile PM Foundation&Practitioner - skills® sp. z o.o.
6 sierpnia 2020

Kategoria: Agile PM9:00 : 44 Szkolenie otwarte Agile PM Foundation - skills® sp. z o.o.

9:00 : 44 Szkolenie otwarte Agile PM Foundation - skills® sp. z o.o.

Kategoria: Agile PM9:00 : 44 Szkolenie otwarte Agile PM Foundation&Practitioner - skills® sp. z o.o.

9:00 : 44 Szkolenie otwarte Agile PM Foundation&Practitioner - skills® sp. z o.o.
7 sierpnia 2020

Kategoria: Agile PM9:00 : 44 Szkolenie otwarte Agile PM Foundation&Practitioner - skills® sp. z o.o.

9:00 : 44 Szkolenie otwarte Agile PM Foundation&Practitioner - skills® sp. z o.o.
8 sierpnia 20209 sierpnia 2020
10 sierpnia 202011 sierpnia 202012 sierpnia 202013 sierpnia 202014 sierpnia 2020 15 sierpnia 2020

Kategoria: Dzień wolny od pracyDzień wolny: WNIEBOWZIĘCIE NAJŚWIĘTSZEJ MARII PANNY

Dzień wolny: WNIEBOWZIĘCIE NAJŚWIĘTSZEJ MARII PANNY
16 sierpnia 2020
17 sierpnia 202018 sierpnia 202019 sierpnia 202020 sierpnia 202021 sierpnia 202022 sierpnia 202023 sierpnia 2020
24 sierpnia 202025 sierpnia 202026 sierpnia 202027 sierpnia 202028 sierpnia 202029 sierpnia 202030 sierpnia 2020
31 sierpnia 20201 września 2020 2 września 2020

Kategoria: AQRO9:00 : AQRO Foundation in English - on-line - skills® 2004 UG

9:00 : AQRO Foundation in English - on-line - skills® 2004 UG
3 września 2020

Kategoria: AQRO9:00 : AQRO Foundation in English - on-line - skills® 2004 UG

9:00 : AQRO Foundation in English - on-line - skills® 2004 UG
4 września 2020

Kategoria: AQRO9:00 : AQRO Foundation in English - on-line - skills® 2004 UG

9:00 : AQRO Foundation in English - on-line - skills® 2004 UG
5 września 20206 września 2020
Jestem na:

Zostaw wiadomość

*

Translate / Übersetze