Skills sp. z o.o.

Korpo – rady: Facylitacja w pracy zdalnej

Facylitacja i jej rola w pracy online.

Jako firma organizująca różne szkolenia doskonale wiemy, że mają one ogromne znaczenie w rozwoju osobistym,
poszerzaniu umiejętności, a także zwiększeniu szansy na awans w pracy zawodowej. Mimo tego, że pandemia Covid-19 ograniczyła możliwość prowadzenia warsztatów stacjonarnie zdecydowaliśmy, że w większości będą odbywały się online.

Odpowiednio wykwalifikowana kadra i starannie opracowane materiały sprawiają, że są one równie efektywne, jak zajęcia prowadzone stacjonarnie. Co więcej, takie rozwiązanie jest również korzystne dla uczestników, ponieważ nie tracą oni czasu na dojazdy, ani nie ponoszą dodatkowych kosztów związanych z transportem i noclegiem.

Facylitacja w pracy online
Facylitacja to najprościej mówiąc umiejętne zarządzanie spotkaniami, szkoleniami, a także ogólne wspieranie pracy całej grupy. Szkolenie z tego zakresu kierujemy do menedżerów, ale także do wszystkich osób, które chcą zdobyć umiejętność docierania do uczestników spotkań i kursów, a przy okazji efektywnie zarządzać grupą.

Facylitacja jest niezwykle przydatna nie tylko podczas prowadzenia spotkań face to face, ale także w czasie rozmów i zebrań odbywających się online. Na naszym szkoleniu dowiesz się w jaki sposób pracować z emocjami współpracowników oraz co robić, aby pomóc im skupić się podczas spotkania online.

Rola ma znaczenie
Facylitator to osoba, która pełni niezwykle ważną rolę w czasie spotkania online, to on koordynuje grupę i wspiera ją
w osiąganiu celów. Dodatkowo, jego zadaniem jest także pomoc w wypracowywaniu kompromisów i podejmowaniu
kluczowych dla grupy decyzji. Wszystkie te elementy są niezwykle ważne podczas spotkań online, brak kontaktu
personalnego znacznie utrudnia rozwiązywanie sporów. Jednocześnie, w czasie ich trwania osoby niebędące liderami
mogą czuć się pominięte.

Dlatego też facylitator powinien dołożyć wszelkich starań, aby wszyscy uczestnicy się zaangażowali i wyrazili swoje zdanie i opinię odnośnie poruszanych kwestii. Jak widać kompetencje pozyskane na naszym kursie są przydatne niezależnie od trybu pracy i można je wykorzystać zarówno podczas spotkań online, jak i offline.

Jeśli Ty też chcesz napisać artykuł na portal skills.pl, to skontaktuj się z nami: portal@skills.pl

Korpo – rady: Szkolenia online – obalamy mity

Szkolenia online – obalamy mity.

Rozwój technologii oraz internetu sprawił, że mamy dużo większe możliwości i to bez wychodzenia z domu. Dowodem na to, że nauka i szkolenia online mogę być równie efektywne, jak i te przeprowadzane stacjonarnie, dodatkowo potwierdziła pandemia Covid-19, podczas której tego typu rozwiązania jeszcze bardziej zyskały na popularności.

Jako firma, która zajmuje się prowadzeniem szkoleń online od 2010 roku doskonale wiemy, jak wygodna i skuteczna jest to metoda. Niestety, wciąż istnieje wiele mitów, które postaramy się dzisiaj obalić.

1. Szkolenia online są gorsze niż stacjonarne – FAŁSZ
Prowadzony przez nas live learning wygląda dokładnie tak samo jak szkolenie stacjonarne, odbywa się wirtualnie, ale na żywo. Prowadzący odpowiada na wszystkie zadawane przez uczestników pytania, a w razie czego ponownie tłumaczy wybrane kwestie.

2. Szkolenia online są nieopłacalne – FAŁSZ
Każdy kurs to inwestycja w siebie, a live learning pozwala Ci sporo oszczędzić, tak naprawdę jedyne za co musisz
zapłacić, to opłata za uczestnictwo, w którą wliczony jest również koszt materiałów używanych podczas zajęć. Natomiast biorąc udział w kursie stacjonarnym, do tej kwoty należałoby doliczyć również opłaty za dojazd, nocleg oraz wyżywienie, co ostatecznie znacznie podniosłoby cenę.

3. Szkolenia online wymagają specjalistycznego sprzętu elektronicznego – FAŁSZ
Tak naprawdę jedyne czego potrzebujesz, aby wziąć udział w live learningu to komputer z internetem, kamera oraz
słuchawki z mikrofonem. Taki zestaw w zupełności wystarczy, aby móc uczestniczyć w zajęciach, a na koniec spotkania zaprezentować efekty swojej pracy.

Jak widać live learning ma mnóstwo zalet, a dzięki temu, że możesz wziąć w nim udział bez wychodzenia z domu jest też bardziej wygodny. Przede wszystkim nie tracisz czasu na dojazdy, minimalizujesz koszty uczestnictwa, a jednocześnie zyskujesz niezbędną widzę. Live learning to również najbezpieczniejsze rozwiązanie w czasach pandemii Covid-19, ponieważ nie narażasz się na kontakt z grupą obcych ludzi.

Internet daje ogromne możliwości, a my doskonale o tym wiemy, dlatego mając na uwadze komfort uczestników dajemy im to co najlepsze – dużą porcję wiedzy i komfortowe warunki.

 

ps.
Chcemy wspierać naszych Absolwentów, dlatego stworzyliśmy stronę https://skills.pl/absolwenci/ gdzie mogą oni zaprezentować swój profil i zdobyte umiejętnościdzieląc się ze światem swoimi dokonaniami.
Dzięki temu będziemy w stanie również zaoferować sprawdzone kandydatury naszych Absolwentów naszym Klientom.

Jeśli Ty też chcesz napisać artykuł na portal skills.pl, to skontaktuj się z nami: portal@skills.pl

 

Korpo-rady: Jak się przekwalifikować?

Jak się przekwalifikować?

Obecnie coraz rzadziej spotykamy się z sytuacją, że jedna osoba pracuje przez całe życie w tej samej firmie i stanowisku. Jak zatem się przekwalifikować i dlaczego warto?

Nowoczesne technologie, internet oraz nieustanna chęć rozwoju sprawiły, że powstały nowe zawody, a ludzie porzucili stałe posady i zaczęli częściej zmieniać pracę, co miało ścisły związek ze zmianą kwalifikacji oraz zdobywaniem nowych umiejętności, pomocnych w uzyskaniu wymarzonej posady.

Najczęstszym powodem zmiany kwalifikacji pozostaje brak zadowolenia z obecnej pracy, a także szansa na zwiększenie dotychczasowych zarobków. W obecnej sytuacji dochodzi do tego jeszcze pandemia COVID-19, która spowodowała, że wiele osób straciło pracę lub zrozumiało, że chce poszukać czegoś bardziej stabilnego.

Jeśli od pewnego czasu myślisz o zmianie zawodu, nic nie stoi na przeszkodzie, aby to zrobić. Jednak zanim podejmiesz jakiekolwiek działania, zastanów się co chcesz robić oraz jakie masz umiejętności. Sprawdź również czy Twoje zdolności pozwolą na wykonywanie wybranej pracy, a czego jeszcze warto się nauczyć.

Jak się przekwalifikować?

1. Znajdź wymarzony zawód: to bardzo ważne, ponieważ nie warto rezygnować z obecnej posady, jeśli nie wiesz czego chcesz. Jeśli potrzebujesz odpoczynku weź tydzień urlopu i poświęć ten czas na szukanie nowej ścieżki kariery, rozważ wszelkie za i przeciw, a na koniec podejmij decyzję.

2. Zainwestuj w siebie: kup podręczniki oraz inne materiały, które będą pomocne w zapoznaniu się z nową branżą. Zacznij śledzić media społecznościowe potencjalnych pracodawców i zastanów się, czy widzisz u nich stanowisko dla
siebie.

3. Postaw na profesjonalną pomoc: nie każdy z nas ma w sobie tyle motywacji, aby samodzielnie zapoznać się z branżą. Jeśli wiesz, że nie wytrwasz w takim postanowieniu zapisz się na kurs, a jeśli Ci się spodoba to również na studia.

4. Nie bój się aplikować: oczywiście CV oraz zdobyte wykształcenie mają znaczenie, jednak liczy się przede wszystkim to co potrafisz. Nawet jeśli stawiasz dopiero pierwsze kroki w branży masz szansę dostać się na stanowisko juniora, a nic nie da Ci takiego doświadczenia jak praca w zawodzie.

Pamiętaj, że wiele zależy również od Twojego samozaparcia oraz determinacji, tylko w ten sposób uda Ci się przekwalifikować.

Nie zniechęcaj się i nie szukaj od razu wysokiego stanowiska z dużą pensją, zacznij od początku
i wspinaj się po szczeblach kariery na sam szczyt!
ps.
Chcemy wspierać naszych Absolwentów, dlatego stworzyliśmy stronę https://skills.pl/absolwenci/ gdzie mogą oni zaprezentować swój profil i zdobyte umiejętnościdzieląc się ze światem swoimi dokonaniami.
Dzięki temu będziemy w stanie również zaoferować sprawdzone kandydatury naszych Absolwentów naszym Klientom.

Jeśli Ty też chcesz napisać artykuł na portal skills.pl, to skontaktuj się z nami: portal@skills.pl

 

Korpo-rady: Jakie umiejętności będą cenne po kryzysie?

Jakie umiejętności pracownika będą cenne dla pracodawcy po kryzysie? Jakich pracowników będą szukać firmy?

Pandemia sprawiła, że rynek pracy gwałtownie się zmienił. Wprowadzone obostrzenia mające na celu ograniczenie rozprzestrzeniania się wirusa znacznie wpłynęły na działalność wielu firm i biznesów. Konieczność zamknięcia sklepów, biur i fabryk sprawiła, że wiele osób straciło pracę, a właściciele znacznie zminimalizowali swoje wydatki, zmniejszając pensje, a także stosując inne środki ostrożności.

Nieustanne zmiany na rynku sprawiają, że ciężko jest stwierdzić jak wszystko będzie wyglądało, gdy życie wróci do normy. Możemy jednak przypuszczać jakie umiejętności pracowników będą cenne dla pracodawców po kryzysie. Wśród tych najbardziej pożądanych mogą znaleźć się między innymi:

1. Kreatywność

Firmy, które wrócą po kryzysie w wielu branżach będą potrzebowały kogoś kto pomoże im dobrze się wypromować. Pracownik, który ma ciekawe pomysły i nie boi się ich przedstawić z pewnością będzie pożądany. Firmy bowiem, bez względu na branżę w jakiej działają będą ze sobą konkurować i robić wszystko, żeby przyciągnąć nowych klientów.

2. Zaangażowanie

Mimo tego, że normalnie jest to cecha nie tyle co pożądana, a wymagana, po kryzysie będzie szczególnie ważna. Firmy działające w osłabionym składzie spowodowanym koniecznymi zwolnieniami oraz cięciami etatów, będą miały dużo pracy i mniejszą liczbę osób do ich wykonania. Dlatego też tak ważne będzie, aby zatrudniona osoba nie tylko miała chęci do pracy, ale również w pełni się w nią angażowała.

3. Doświadczenie

Firmy wracające “do normalności” prawdopodobnie nie będą miały czasu na wdrażanie i szkolenie nowych osób, dlatego każdy kandydat mający już jakieś doświadczenie może mieć większe szanse na zatrudnienie. Nie oznacza to jednak, że osoby bez doświadczenia nie będą mogły znaleźć pracy, będzie im po prostu trochę trudniej.

Mimo tego, że rynek nieustannie się zmienia pandemia COVID-19 bardzo odbija się zarówno na właścicielach firm, jak i na osobach, które zatrudniają. Mimo tego, że pożądane cechy nadal są podobne do tych sprzed pandemii to jednak są tak istotne z trochę innych powodów. Nawet jeśli nie będzie łatwo, to nie zniechęcaj się i szukaj pracy! Powodzenia!

 

KORPO – RADY: Jak szukać pracy?

Jak szukać pracy?

W obecnych czasach sytuacja na rynku pracy bardzo szybko się zmienia. Pandemia COVID-19 sprawiła, że wiele firm
musiało chwilowo zawiesić, a nawet na stałe zamknąć swoją działalność. Zachowanie środków ostrożności, mimo tego,
że konieczne, spowodowało, że wiele osób straciło pracę. Doskonale wiemy, że część z nich również została zmuszona do przekwalifikowania swoich umiejętności lub zmiany sposobu dotychczasowego życia.

Dlatego też poniżej przedstawiamy kilka wskazówek, które mogą okazać się pomocne w szukaniu posady.
Mimo, że aktualnie pracodawcy masowo nie zatrudniają, nie poddawaj się i działaj. Jak to zrobić?

1. Wyznacz sobie cel

Mimo tego, że wydaje się on oczywisty, to należy go lepiej sprecyzować, w ten sposób będziesz dokładnie wiedzieć
czego szukać. W obecnej sytuacji rekrutacja nie jest łatwa, dlatego przygotuj sobie solidne argumenty, które przekonają
firmę, żeby zatrudniła właśnie Ciebie.

2. Poświęć swój czas

Utrata pracy, to ogromny stres i presja dla większości z nas, dlatego przekuj swój smutek i złość w energię do
poszukiwania czegoś nowego. Zaangażuj się maksymalnie, regularnie przeglądaj oferty, dopasuj CV i aplikuj.

3. Szukaj w różnych źródłach

Doskonale wiemy, że w internecie można znaleźć wszystko, a portale z ogłoszeniami mają sporo ofert, jednak warto poszukać też w innych miejscach. Dobrym źródłem są także strony internetowe interesujących nas organizacji, warto też skontaktować się osobiście i zapytać o rekrutację w preferowanej firmie.

4. Działaj aktywnie

Nie zniechęcaj się, jeśli nie znajdziesz stanowiska, któremu odpowiadają Twoje kwalifikacje, regularnie rób research. W
sieci codziennie pojawia się wiele ogłoszeń, wystarczy tylko uważnie szukać. W obecnej sytuacji warto wybrać coś z tego co jest, przecież wszędzie masz szansę na rozwój.

5. Dobrze się zareklamuj

Ta kwestia z pozoru wydaje się nie mieć związku z szukaniem pracy, ma jednak ogromne znaczenie, jeśli chodzi o odpowiedzi jakie dostaniesz od headhunterów. Pamiętaj, żeby zawsze dopasowywać CV do rodzaju stanowiska, a także dobrze argumentować, dlaczego chcesz je otrzymać.

6. Naostrz piłę

Pomimo trudnej sytuacji warto utrzymać swoje kwalifikacje na wysokim poziomie – czyli „naostrzyć piłę” aby być nadal atrakcyjnym na rynku pracy. Możesz więc poszerzyć swoją wiedzę poprzez lekturę specjalistycznych podręczników, zapisać się na edukujące webinary lub zainwestować w dobre szkolenie, najlepiej zakończone oficjalną, międzynarodową certyfikacją.

Pandemia COVID-19 to duży cios dla rynku pracy, mniejsza liczba ogłoszeń i większa konkurencja wśród osób, które szukają zatrudnienia. Wiemy, że jest ciężko jednak nie zniechęcaj się, zachowaj spokój i rozsądek mimo presji czasu i regularnie szukaj.
Trzymamy za Ciebie kciuki!

ps.
Chcemy wspierać naszych Absolwentów, dlatego stworzyliśmy stronę https://skills.pl/absolwenci/ gdzie mogą oni zaprezentować swój profil i zdobyte umiejętności, dzieląc się ze światem swoimi dokonaniami.
Dzięki temu będziemy w stanie również zaoferować sprawdzone kandydatury naszych Absolwentów naszym Klientom.

Jeśli Ty też chcesz napisać artykuł na portal skills.pl, to skontaktuj się z nami: portal@skills.pl

Korpo – rady: Coaching i mentoring zespołu

Coaching i mentoring zespołu

Zarówno czwarta, jak i piata edycja PMBOK® Guide wymienia coaching i mentoring jako techniki, które mogą być stosowane zarówno w samym projekcie (w procesie „Develop Project Team”), jak i poprzez PMO, do wspierania Kierowników Projektów. Pytanie, czym się te dwie techniki różnią i w jakich sytuacjach można je zastosować?

Zarówno coaching, jak i mentoring:

  • Wymagają umiejętności międzyludzkich,
  • Wymagają zdolności budowania zaufania, wspierania zaangażowania i określania nowych działań, poprzez umiejętność słuchania i mówienia,
  • Skracają krzywa uczenia się,
  • Maja na celu zwiększenie rezultatów i produktywności jednostki,
  • Wspierają wyzwania jednostki, ale zapewniają wsparcie jeśli osoba się potknie lub „wypłynie na głęboką wodę”,
  • Zapewniają wsparcie bez odbierania odpowiedzialności,
  • Wymagają znajomości organizacji,
  • Koncentrują się na uczeniu się i rozwoju w celu rozwinięcia umiejętności i kompetencji,
  • Stymulują rozwój osobisty, by wytworzyć nowa wiedzę,
  • Mogą służyć jako przewodnik kariery, by przejrzeć cele zawodowe i zidentyfikować wartosci, wizje oraz silne strony,
  • Zapewniają wzory do naśladowania.
  • Wygląda na to, ze obie techniki mogą doprowadzić do tego samego. W takim razie różnice mogą wynikać z ich stosowania.

 

Czym jest mentoring?

Zgodnie z literatura przedmiotu mentoring to:

  • „Udzielanie ogólnych wskazówek i porad dotyczących życia osobistego lub zawodowego”
  • „Naturalny sposób przekazywania wiedzy, umiejętności i doświadczenia innym przez kogoś, kto jest zazwyczaj starszy i mądrzejszy z szerokim doświadczeniem życiowym i szczególna wiedza”

Mentoring możne dotyczyć szerokiej perspektywy czy zagadnień i jest relacja długoterminowa, oraz odpowiada na pytanie „Kim (czym) chciałbyś się stać?”.

Słowo „mentor” bierze sie z Odysei Homera, w której Odys wraca przez 10 lat do domu z Troi, a Mentor opiekuje się w tym czasie jego synem.

Od tego czasu słowo mentor to:

  • „przewodnik, mądry przyjaciel i doradca”,
  • „ten kto oferuje wiedzę, wzgląd, perspektywę lub mądrość, która jest szczególnie użyteczna dla innej osoby”
  • „przyjaciel w karierze, mądry w twoim obszarze który doradza i zachęca”

Mentor jest nadrzędny w stosunku do osoby podlegającej mentoringowi i jest wzorcem, do którego można się odnieść na poziomie osobistym lub autorytetem w swojej dziedzinie.

W dzisiejszych czasach nie oznacza to osoby starszej wiekiem od podlegającego mentoringowi, a możne to być nawet osoba młodsza, ale o większej wiedzy eksperckiej z danego obszaru np. nowoczesnych technologii.

W przypadku Kierownika Projektu, mentoring możemy zastosować w przypadku, gdy członek zespołu projektowego ma mniejsza wiedzę.

Wyróżnia się 7 rodzajów wsparcia mentoringowego:

1. Wspieranie pozytywnego nastawienia psychicznego
2. Słuchanie w sytuacji, gdy podlegający mentoringowi ma problemy
3. Dostarczanie informacji, kiedy podopieczny jej potrzebuje
4. Wspieranie poszukiwania wariantów
5. Delegowanie zadań i uprawnień
6. Skuteczne radzenie sobie z negatywnymi zachowaniami
7. Dostarczenie wzoru zachowania

W przypadku PMO, mentoring może zaoferować Kierownikowi Projektu ten, kto ma większą wiedzę i doświadczenie w zarządzaniu projektami.

Czym jest coaching?

coachingg możemy teraz spróbować zdefiniować poprzez porównanie go z mentoringiem:

  • Mentor udziela rad – Coach nie powinien
  • Mentor jest nadrzędny (w organizacji, w specjalności)  – Coach nie musi
  • Mentoring określa przyszłość  – Coaching definiuje przyszłość na podstawie możliwości osoby uczestniczącej w coachingu na podstawie wiedzy innych
  • Mentor powinien być lubiany – Coach nie powinien
  • Mentor musi być ekspertem – Coach nie musi
  • Mentoring dotyczy szerokiej perspektywy –  Coaching konkretnego obszaru
  • Mentoring dotyczy długiego czasu – Coaching konkretnego obszaru
  • Mentoring przekazuje wiedzę – Coaching wydobywa informacje

W związku z tym, coaching definiujemy jako:

  • „uwolnienie potencjału jednostki w celu maksymalizacji wyników jej pracy (…) nie nauczanie, lecz wsparcie w samodzielnym uczeniu się”
  • „trwała zależność, która skupia się na działaniach klientów zmierzających do zrealizowania swych wizji, celów lub pragnień”
  • „praca z pojedynczymi osobami lub w małych grupach w celu poprawienia ich umiejętności społecznych i efektywności pracy”

Coaching pojawia się często jako reakcja na problemy lub szanse i pomaga odpowiedzieć na pytanie „Co chciałbyś ulepszyć?”

Przykładowe narzędzie coachingu: Struktura 5 Pytań

To piec krótkich pytań, które pozwalają zmienić sposób myślenia ze skoncentrowanego na problemie na  koncentrowane na rozwiązaniu.

Aby zastosować to narzędzie spróbujmy wraz z zespołem odpowiedzieć na następujące pytania:
1. Co działa w projekcie dobrze?
2. Dlaczego działa?
3. Jaka byłaby sytuacja idealna?
4. Co możne zostać usprawnione?
5. Jakich zasobów potrzebujemy?

Zadanie tych pytań umożliwia osobom i zespołom wdrożenie praktyki określenia, oraz śledzenia co jest robione dobrze, zamiast koncentrowania się na aspektach negatywnych.

Podsumowanie

Coaching i mentoring mogą czasami być mylone ze względu na to, ze coaching może być typem relacji stosowanej w mentoringu tzn. mentor zamiast udzielać rad zadaje odpowiednie pytania, które pozwalają dojść podwładnemu do właściwego rozwiązania.

Z tego względu, jeśli mentor stosuje zasady coachingu, to mentoring wydaje się przestarzałym określeniem coachingu. Jednak zarówno coaching, jak i mentoring prowadza do zmiany, oraz dają: zwiększenie umiejętności introspekcji i obserwacji swojego otoczenia, rozwój i wzmocnienie zaangażowania pracowników, wyrażenie przekonania, ze pracownik jest w stanie dokonać zmian, wspieranie pracowników w trudnych chwilach, dbałość o właściwy tok rozumowania.

Z tego względu warto spojrzeć na obie techniki przychylnym okiem, ponieważ obie powodują wzrost umiejętności podwładnych (zarówno w działalności operacyjnej, jak i projektowej) i pozwalają na skuteczne delegowanie zadań, bez konieczności ciągłego angażowania się przełożonego (w tym Kierownika Projektu).

Jeśli Ty też chcesz napisać artykuł na portal skills.pl, to skontaktuj się z nami: portal@skills.pl

 

Korpo – rady: Facylitacja, czyli jak powozić zaprzęgiem kotów

Co robić w sytuacji, gdy przedstawiciele różnych działów w firmie mają wspólnie wymyślić, opracować  i czasem zrealizować  wartościowe rozwiązanie, z którym większość się zidentyfikuje.

Co robić by sprzedaż, marketing, produkcja, technologia, redakcja, finanse, twórczo i zaangażowaniem, w imię wspólnego dobra, wzniosły się ponad własne interesy?

Czy jest to możliwe? Doświadczenia wielu firm mówią, że nie. Moje doświadczenia, jako facylitatora, mówią, że jest to możliwe. Dlatego będzie to tekst o pożytkach płynących z facylitacji.

O facylitacji mówi się czasem, że jest jak powożenie zaprzęgiem kotów. Zaprzęgiem złożonym z różnych (czasem sprzecznych) celów, różnych potrzeb i metod działania. Zaprzęgiem, który musi dowieźć firmę do ważnego dla niej rozwiązania, celu.

Wiele razy, patrząc na zmagania i frustracje firm z budowaniem strategii, programów antykryzysowych czy nowych metod działania, zastanawiałam się dlaczego nie korzystają z zawodowych „woźniców” tego „kociego zaprzęgu” czyli facylitatorów.

Facylitator to ktoś, kto ma jeden cel. Ma doprowadzić grupę do zbudowania wspólnego, wartościowego i realnego rozwiązania, uwzględniającego potrzeby członków grupy i opartego o ich wiedzę i doświadczenia. To różni facylitatora od pozostałych uczestników wspólnej jazdy, gdzie każdy, łącznie z szefem firmy, ma swoje cele.

Czym różni się facylitator od kierownika projektu? Tym, że facylitator pracuje z grupą,  gdy nie wiadomo jeszcze, co będzie na końcu, a szef projektu zarządza działaniem prowadzącym do określonego rezultatu. Można powiedzieć, że zarządzanie projektem jest kolejnym etapem po stworzeniu przez grupę koncepcji rozwiązania.

Facylitator to zawód. Wymaga konkretnych umiejętności i doświadczeń oraz stosowania określonych metod i narzędzi. Do jego dobrego wykonywania potrzebne są pewne cechy osobowości. I – jak każdy zawód – im dłużej się go wykonuje tym ma się lepsze rezultaty.

Możesz powiedzieć –  u nas to i najlepszy facylitator nie pomoże. Bo konflikty, bo „zabetonowane silosy”, bo nawyki, bo frustracja i brak wiary. To prawda.

Nie zawsze facylitator jest w stanie przezwyciężyć „złe siły”. Często jednak jest w stanie to zrobić, bo ma inną perspektywę patrzenia na negatywne i pozytywne zjawiska w firmie, bo ma metody i narzędzia służące celowi integracji. Bo ma doświadczenia z wielu firm i sytuacji. Bo jest specjalistą od procesów i zachowań grupowych. Bo nie ma innych celów prócz tego, by grupa stworzyła najlepsze, wspólne rozwiązanie

Kiedy będziesz potrzebował, by wspólnie, w oparciu o wiedzę i wartości, jakie są w każdym działów zbudować, wymyślić, znaleźć rozwiązanie, pomysł – rozważ pomoc facylitatora.

Znalazłam odpowiedź na pytanie, dlaczego firmy nie korzystają z pomocy zawodowych facylitatorów. Dlatego, że nie wiedzą, że mają taką możliwość. Dlatego napisałam ten tekst:)

Fot. pixabay, Katarzyna Łukaszuk


[hurrytimer id=”7916″]
Jeśli Ty też chcesz umieścić artykuł na portalu skills.pl to skontaktuj się z nami: portal@skills.pl

Korpo – rady: PRINCE2® + Agile PM® – jak je połączyć

PRINCE2® + Agile PM®

W świecie zarządzania projektami odbywa się ostatnio pojedynek. Na ringu stoją: stary mistrz PRINCE2®, a po drugiej stronie pretendent Agile PM. Stary mistrz ma za sobą lata doświadczenia i wielu zagorzałych wielbicieli. Kandydat na mistrza jest niewątpliwie zwinny i zdobywa szybko nowych i fanatycznych wyznawców. Pytanie kto wygra?

Obie metody wywodzą się z IT, jednak obie wykraczają już poza zastosowania w informatyce i mogą być swobodnie stosowane do projektów w innych obszarach.

PRINCE2®

PRINCE2® to metodyka i standard zarządzania projektami stworzony w Wielkiej Brytanii, oraz rozwijany od 1975 roku.

Jest metodyką, zgodnie z jej definicją, tzn. zbiorem zasad dotyczącym zarządzania projektami, określającym, co, w jakiej kolejności i kto będzie robił, by projektem zarządzać.

Jest standardem, ponieważ została zaakceptowana przez rząd Wielkiej Brytanii, jako standard stosowany do zarządzania projektami finansowanymi z budżetu Państwa. Również w Polsce, duże organizacje sektora publicznego stosują PRINCE2® np. NBP, NCBiR.

Preferowana przez administrację publiczną i postrzegana czasami (ze względu na nieudolne jej wdrożenia) jako biurokratyczna, „ciężka” i mało przyjazna.

Często zarzuca się jej zbytnią dokumentację, pomijając jednak fakt, że podręcznik mówi o produktach zarządczych (nie dokumentach), które mogą mieć również postać ustną lub nieformalną.

W rzeczywistości może być stosowana zarówno do małych, jak i wielkich projektów, ponieważ jest skalowalna tzn. możliwa do dostosowania w zależności od rozmiaru i środowiska.

Dużą zaletą PRINCE2® jest kompleksowość, ponieważ dokładnie opisuje role w projekcie, oraz produkty zarządcze nie definiowane w innych metodach.

Elementy konstrukcyjne PRINCE2® to:

  1. procesy – działania opisujące zarządzanie projektem,
  2. tematy – obszary, którymi trzeba się w projekcie zająć,
  3. pryncypia – zasady, których trzeba przestrzegać zarządzając projektem,
  4. sposób dopasowania PRINCE2® do konkretnego projektu i jego otoczenia.

Zarządzanie projektem PRINCE2® zakłada, że wymagania dotyczące produktu powinny być określone jeszcze przed projektem, ale termin ukończenia i budżet dzięki tolerancji nie musza być określone sztywno. Oznacza to, że możemy się spodziewać przekroczenia budżetu i czasu w projekcie. Dodatkowo na jakość też możemy nałożyć tolerancję, więc zakładamy, że wytworzony produkt nie musi w 100% spełniać oczekiwań, bo odchylenia od wymagań są dopuszczalne.

Agile

Termin agile bierze się od Manifestu Agile (Manifest Zwinnego Wytwarzania Oprogramowania), który został podpisany w 2001 roku przez przedstawicieli metodyk zwinnych takich jak: programowanie ekstremalne, scrum, Dynamic Systems Development Method, Adaptive Software Development, Crystal Clear, Feature Driven Development, Pragmatic Programming.

Sam Manifest o następującym brzmieniu:

„Wytwarzając oprogramowanie i pomagając innym w tym zakresie, odkrywamy lepsze sposoby wykonywania tej pracy. W wyniku tych doświadczeń przedkładamy:

Ludzi i interakcje ponad procesy i narzędzia.
Działające oprogramowanie ponad obszerną dokumentację.
Współpracę z klientem ponad formalne ustalenia.
Reagowanie na zmiany ponad podążanie za planem.

Doceniamy to, co wymieniono po prawej stronie, jednak bardziej cenimy to, co po lewej.”

Sugeruje, że istotne jest nie tylko to co „ludzkie”, ale również to, co ludziom pozwala pracować w sposób skuteczny i zorganizowany.

Jednym z podstawowych założeń projektów agile’owych jest to, że uzgodniony czas, budżet i jakość projektu są nieprzekraczalne. Parametrem, który pozwala nam na zarządzanie projektem jest w takim razie zakres wymagań.

To założenie jest zupełnie dopasowane do dzisiejszych czasów kiedy znacznie ważniejsze jest to, by wprowadzić na rynek produkt (choćby nie posiadał wszystkich możliwych do wyobrażenia wymagań) szybciej niż konkurencja i w przeznaczonym na to wcześniej budżecie, niż dostarczyć produkt spełniający wszystkie wymagania, ale po tym jak zrobi to konkurencja. Rynek nie wybacza opóźnień, bo konkurencja chętnie przejmie nasz udział w rynku.

DSDM Atern

Jedną z wymienionych metod jest Dynamic Systems Development Method (w skrócie DSDM).

Historia DSDM (protoplasta Agile PM) sięga roku 1994 co pokazuje, że w obu przypadkach mamy do czynienia ze sprawdzoną i sprawdzoną metodą. Ostatnia wersja metody z 2007 roku została nazwana DSDM Atern.

Atern jest skrótem od Arctic Tern co po polsku oznacza rybitwę popielatą. Rybitwa ta chętnie współpracuje i  może pokonywać duże odległości.  Z tego względu została wykorzystana do uosabiania wielu cech DSDM np. ustalania priorytetów i chęci do współpracy.

Metoda wyróżnia się tym, że nie tylko uwzględnia filozofię agile, ale również dobrze opisuje sposób zarządzania projektem nie koncentrując się wyłącznie na metodach pracy zespołu.

Agile PM®

Podzbiór DSDM Atern opisujący projekt z perspektywy Kierownika Projektu został zebrany w podręcznik „Agile Project Management version 1.1.” i jest on podstawą certyfikacji do poziomu Foundation lub Practitioner.

W samym podręczniku znajdziemy takie elementy konstrukcyjne jak:

  • filozofia- czyli to, że „każdy projekt musi być dopasowany do jasno określonych celów strategicznych i koncentrować się na wczesnym dostarczeniu prawdziwych korzyści biznesowi”,
  • pryncypia – 8 pryncypiów podkreślających to, jakie nastawienie musi mieć i utrzymać zespół by dostarczać (produkty i korzyści) w sposób ciągły,
  • procesy – określające kroki realizowane w projekcie w celu wytworzenia odpowiednich produktów i przekazania ich do użytkowania,
  • ludzie – opisuje role i ich odpowiedzialności z uwzględnieniem biznesu, odpowiedzialnych za zarządzanie, oraz dostawcy,
  • produkty – definiujące ok. 20 produktów definiujących aspekty zarządcze, biznesowe, oraz techniczne projektu,
  • praktyki – techniki, które w projekcie mogą zostać zastosowane takie jak: priorytetyzacja MoSCoW, warsztaty, timeboxing, itd.

Wygląda więc, że sporo aspektów projektu jest dobrze zdefiniowane, co może się wydawać zaskakujące dla osoby spodziewającej się po metodyce zwinnej zupełnej swobody działania.

Co wybrać?

Stojąc przed wyborem metody realizacji projektu moglibyśmy się zastanawiać, która lepiej odpowiada naszym potrzebom.

Poniższa tabela może nam pomóc.

Co do czego?
PRINCE2®Agile PM®
·         znana specyfikacja·         produkt może zostać dookreślony w trakcie projektu
·         termin realizacji może zostać przekroczony·         termin realizacji nieprzekraczalny
·         budżet może zostać przekroczony·         budżet nieprzekraczalny
·         obniżenie jakości jest dopuszczalne·         jakość nie może zostać obniżona
·         projekty od prostych do wielkich·         ograniczona liczba uczestników maksymalnie 85 osób

 

Jeżeli technologia wytworzenia produktu jest znana, a na dodatek dokładnie wiemy jak ten produkt ma wyglądać/jakie cechy posiadać, to wtedy lepszym wyborem wydaje się podejście tradycyjne, czyli PRINCE2®.  Mógłby on być również dobrym wyborem jeżeli nie mamy do czynienia z przedsięwzięciem, którego data ukończenia jest ograniczona przez czynniki zewnętrzne, tak jak np. ogłoszona publicznie data realizacji EURO 2012 w Polsce.

Z drugiej strony, jeżeli wymagania mogą być określone na początku projektu tylko w zarysie, a potem doprecyzowane przez wytworzeniem produktu, to dobrym rozwiązaniem wydaje się agile. Kiedy termin projektu jest nieprzekraczalny, a budżet nie może zostać powiększony to dzięki redukowaniu wymagań i koncentracji na tych, które są najważniejsze, możemy zmieścić się w ograniczeniach.

 

Jak połączyć PRINCE2® i Agile PM®

Agile wydaje się ostatnio panaceum na problemy związane ze stosowaniem sformalizowanych metod w tym PRINCE2®.

Okazuje się jednak, że możemy nie tylko stosować te metody zamiennie. Porównanie obu metod pozwala wyciągnąć wniosek, że agile nie jest tylko alternatywą dla PRINCE2®, a może stać się on dobrym jego uzupełnieniem. Właśnie w możliwości łączenia obu metodyk upatruje się dużych korzyści, co stoi w sprzeczności z koncepcją „jedno, albo drugie”.

Niektóre z elementów konstrukcyjnych są do siebie podobne i można je z powodzeniem łączyć.

5 porad, jak sprawnie połączyć PRINCE2®® z Agile PM (na podstawie „Agile Project Management: Running PRINCE2™ projects with DSDM™ Atern™”)
1. PRINCE2® opisuje sposób zarządzania projektem, nie definiując jednak w jaki sposób produkty specjalistyczne będą wytwarzane, a Agile PM dobrze sobie z tym radzi, więc połączenie obu metod da większą kontrolę nad zarządzaniem projektem, pozwalając jednocześnie na dostarczenie produktów w zdefiniowanym wcześniej czasie i koszcie,
2. PRINCE2® opisuje role w projekcie, jednak najniżej opisaną rolą w strukturze jest Kierownik Zespołu. Zakłada się, że sposób zdefiniowania struktury zespołu jest odpowiedzialnością dostawcy. W Agile PM definiujemy role związane z wytworzeniem produktów specjalistycznych zarówno po stronie biznesu, jak i dostawcy, więc w tym obszarze mamy kolejną korzyść,
3. Procesy obu z metodyk uzupełniają się nawzajem, a Agile PM definiuje również to, co dzieje się pod procesem Zarządzanie Dostarczaniem Produktów w PRINCE2®,
4. Techniki wymieniane w podręczniku PRINCE2® mogą zostać uzupełnione o te zdefiniowane w Agile PM, które odzwierciedlają filozofię agile takie jak warsztaty, priorytetyzacja, modelowanie, oraz timeboxing,
5. Produkty definiowane w PRINCE2® to wyłącznie produkty zarządcze, a produkty specjalistyczne nie są definiowane w standardzie, jednak i tutaj z pomocą przychodzi Agile PM definiując produkty z perspektywy biznesu, zarządzania i technicznej.

 

Wiele organizacji dzięki temu połączeniu nie musi porzucać wdrożonego w organizacji PRINCE2®, by nagle stosować modny ostatnio agile. Te organizacje mogą nadal stosować wdrożony PRINCE2® dodając dodatkowo DSDM Atern, by uzyskać korzyści wynikając ze stosowania agile takie jak dostarczanie produktów w nieprzekraczalnym budżecie, jakości i czasie, co w dzisiejszych konkurencyjnych czasach może być bardzo ważne.

Korzyścią ze stosowania PRINCE2® z kolei będzie to, że metoda zarządzania projektem będzie zrozumiała nie tylko dla osób zaangażowanych w wytworzenie produktów, ale również decydentów, którzy w organizacji decydują o inwestycjach w zarządzanie projektami.

 

Bibliografia:

Agile Project Management Handbook Version 1.1 TSO 2012

PRINCE2™ – Skuteczne zarządzanie projektami,  TSO 2010

Agile Project Management: Running PRINCE2™ projects with DSDM™ Atern™, TSO 2007

 

Uznanie znaków towarowych, które powinno się znaleźć na końcu artykułu:

PRINCE2® jest zarejestrowanym znakiem handlowym Kancelarii Premiera Wielkiej Brytanii – UK Cabinet Office.
Agile Project Management™  jest znakiem handlowym APM Group Limited.

 Artykuł został opublikowany w Computerworld w 2013 roku 

Wrzesień 2020
poniedziałekwtorekśrodaczwartekpiąteksobotaniedziela
31 sierpnia 20201 września 2020 2 września 2020 3 września 2020 4 września 20205 września 20206 września 2020
7 września 2020 8 września 2020 9 września 202010 września 202011 września 202012 września 202013 września 2020
14 września 2020 15 września 2020 16 września 2020 17 września 2020 18 września 202019 września 202020 września 2020
21 września 2020 22 września 2020 23 września 2020 24 września 2020 25 września 202026 września 202027 września 2020
28 września 202029 września 202030 września 2020 1 października 2020 2 października 20203 października 20204 października 2020

Korpo – rady: Relaksacja – czyli jak radzić sobie ze stresem w czasie pandemii?

Ostatnie tygodnie pod hasłem #zostańdomu to dla większości z nas trudny czas. Poza wieloma wolnymi godzinami, kiedy wreszcie możemy zrobić to wszystko, na co nigdy nie było czasu,  nadchodzi też czas na pytania o zdrowie, o pracę, o przyszłość. To też czas napięć rodzinnych, próby cierpliwości, wyrozumiałości.

Chciałabym dzisiaj podpowiedzieć Wam kilka sposobów relaksacji, które pomogą Wam znaleźć równowagę, odpoczynek i pewną stabilizację emocjonalną, która będzie podporą i siłą do powrotu, do nowej już rzeczywistości.

Tu i teraz. Kiedy, jak nie teraz? 😉 kilka słów o medytacji.

Medytacja? Czyli co? Siedzisz po turecku i nic nie robisz? Właśnie tak! Trudno sobie wyobrazić, że nic “nierobienie” może przynosić jakieś wymierne skutki. W przypadku medytacji, jednak tak to właśnie wygląda.
Warto jednak zauważyć, że owe nic “nierobienie”, to nie bezczynne oglądanie telewizji, czy po prostu nudzenie się. W trakcie medytacji dzieje się dużo więcej, niż myślisz.

Kiedy medytujesz, Twoja uwaga skierowana jest do wewnątrz, co nie znaczy że spoczywa na laurach, wręcz przeciwnie, czasami bardzo trudno jest posprzątać chaos myśli, poukładać emocje, rozróżnić te pomocne, od tych, które nam nie służą. I tym zajmiemy się przy podstawowej medytacji – medytacji oddechu.

Znajdź wolny pokój, poproś rodzinę o 10 minut dla siebie, zamknij drzwi, i…

Usiądź na poduszce z nogami skrzyżowanymi, na krześle (obie stopy na podłodze, plecy proste) lub, jeśli pozycja siedząca nie jest dla Ciebie komfortowa- połóż się na plecach z wyprostowanymi nogami.
Ręce połóż na kolanach, lub udach, w przypadku leżenia na podłodze połóż je lekko oddalone od tułowia. Wnętrze dłoni skieruj ku górze. Zamknij oczy.

Pokieruj swoją uwagę na całe ciało – sprawdź czy jest Ci wygodnie, jak czujesz nogi, plecy, ręce, jak Twoje ciało styka się z powierzchnią, na której siedzisz/leżysz. Czy Twoja twarz jest spięta? Czy potrafisz ją rozluźnić?
Poświeć tą chwilę dla swojego ciała, postaraj się znaleźć balans między rozluźnieniem mięśni, a stabilizacją pozycji.

Oddychaj. Oczywiste? A jak często oddychasz świadomie? Teraz jest na to czas. Nie pogłębiaj oddechu, nie wydłużaj, nie skracaj go, nie spłycaj – obserwuj go. Przyglądaj się – jak wchodzi nosem- jaki jest- ciepły, zimny, co się dzieje później?
Ruch brzucha, przepływ powietrza w ciele, aż wreszcie jego ponowny przepływ przez nos. Proste prawda? Pytanie tylko, ile czasu potrafisz tę uwagę utrzymać, na tak prozaicznej czynności? Czy Twój umysł po chwili nie zdecyduje zabrać Ci uwagę w zupełnie inne miejsce? Sprawdź pozycję. Twarz znów spięta? Oddychaj.

Medytacja to nie dla mnie. Zasypiam, nie umiem, chyba tego nie czuję.
Wolę być w ruchu. Czyli podstawy jogi jako ruch świadomy.

Możesz spróbować odpocząć w ruchu. Nie koniecznie w pocie czoła! Każdemu przyda się spokojna gimnastyka uelastyczniająca ciało, poprawiająca krążenie oraz dotlenienie organizmu. Poniżej przedstawię Ci kilka ćwiczeń podstawowej jogi i pozycji ułożeniowych które doskonale pomogą Ci poczuć swoje ciało, skupić się na nim i na chwile odłożyć inne troski.

Połóż się na plecach na podłodze. Zegnij nogi w biodrach i w kolanach do kątów prostych. Ręce połóż szeroko po bokach ciała. Przełóż zgięte nogi na prawą stronę ciała, pozwól im opaść na podłogę, a reszta ciała niech lekko podąża (klatką piersiową, mostkiem, barkami) w przeciwnym kierunku, bez specjalnego wysiłku.
Pobądź w tej pozycji przez 3 spokojne oddechy. Obserwuj swoje ciało- co czujesz, czy coś boli, coś ciągnie, coś się odpręża, rozluźnia? A może nic nie czujesz- to też jest w porządku. Zmień stronę. Powtórz ćwiczenie -po dwa razy na każdą ze stron, rób je w rytmie własnego oddechu.

Usiądź na piętach. Z klęku podpartego- zegnij nogi w kolanach, opuszczając pośladki na pięty. Oddal kolana lekko od siebie i połóż się do przodu, tak, by klatka piersiowa znalazła się między Twoimi kolanami, ręce wyciągnij daleko przed siebie na podłogę.
W jodze pozycja ta nazwana została „pozycją dziecka”. Staraj się łopatki zassać w głąb pleców, dłońmi wyciągać się w przód, a pośladkami dążyć cały czas w kierunku pięt. Jeśli czoło nie dotyka do podłogi, weź kilka książek i podłóż pod czoło, rozluźni to Twoją szyję. Pozostań w pozycji przez kilka spokojnych oddechów.
Jeśli ta pozycja jest trudna do wykonania, lub jest niekomfortowa- spróbuj wykorzystać krzesło- na którym oprzesz wyciągnięte w przód ręce oraz czoło.

No dobrze, ale co z bezsennością? Ćwiczę w ciągu dnia, a wieczorem nie mogę odpędzić uciążliwych myśli.

Najwyraźniej Ty chcesz spać, a Twój umysł nie. Wypróbuj metodę zajęcia umysłu czymś innym niż błądzenie w myślach- najlepiej zajmij go…sobą! Zrób trening autogenny Schultza. Oto podpowiedź w kilku etapach, jak wykonać taki trening leżąc w łóżku:

Oddychaj spokojnie. Skup uwagę na całym swoim ciele i po kolei obserwuj:

Ciężar
Poczuj ciężar swojego ciała, zauważ, w jakiej leży pozycji, jak dotyka otoczenia, w których punktach najmocniej opiera się o łóżko. Poczuj jak staje się coraz cięższe, coraz mocniej opada na łóżko. Jest już bardzo ciężkie…
Skieruj swoją uwagę po kolei- na rękę prawą, tak samo, jak wizualizowałeś sobie ciężar całego ciała, wizualizuj teraz ciężar prawej ręki. Przejdź do ręki lewej oraz każdej z nóg z osobna. Wróć do całego ciała..

Ciepło
Teraz skup się na cieple swojego ciała. Analogicznie do czucia ciężaru ciała, poczuj, jak bardzo ciepłe są Twoje ręce, dłonie, nogi, całe ciało. Obserwuj jak staja się ciepłe, cieplejsze aż staną się bardzo ciepłe. Brzuch, razem z tym ciepłem staje się miękki, lekko unosi się pod wpływem oddechu. Skieruj uwagę na czoło, tylko ono pozostaje delikatnie chłodne.

Podczas całego procesu relaksacji Schultza, powtarzaj sobie w myślach pozytywne treści przepełniającej Cię radości, wewnętrznej harmonii i spokoju. Pamiętaj o miarowym oddechu, na koniec wypowiedz w myślach słowa „jestem zrelaksowany, jestem odprężony, jest we mnie spokój”.

Nie zniechęcaj się, jeśli wizualizacja spokoju i szczęścia wydaje Ci się mało naturalna. Nie ma w niej nic złego, a skoro może uspokoić i wyciszyć niespokojny umysł- czemu nie spróbować? 🙂

Dość pracy na dziś! Wstań sprzed biurka, zrób kilka ćwiczeń z podstawowej jogi, odpręż się w medytacji, a przed snem pozwól sobie na chwilę pobyć- sam ze sobą 🙂 Dużo spokoju.

Jeśli Ty też chcesz napisać artykuł na portal skills.pl, to skontaktuj się z nami: portal@skills.pl

Korpo – rady: Jak pogodzić biznes i IT

OBASHI – koniec wojny światów!

 

W organizacjach od dłuższego czasu obserwujemy podział na dwa, często wrogie sobie obozy tj. IT i BIZNES.

Oba światy mówią sobie znanym językiem i czują się całkiem dobrze w swoim własnym towarzystwie. Na dodatek jednoczą się przeciwko tej drugiej stronie. Dlatego zdarza się, że słyszymy następujące narzekania „IT nie rozumie biznesu”, „Biznes nie potrafi powiedzieć o co mu chodzi”.

Od dłuższego czasu brakowało języka, który pozwoliłby porozumieć się tym obu stronom. Potrzebna była też metoda pozwalająca pokazać w jaki sposób IT wspiera biznes w realizacji kluczowych procesów. Brakowało też sposobu pokazania czy zasoby IT są naprawdę potrzebne do wspierania procesów, czy ich posiadanie wynika tylko z fanaberii je kupującego.

OBASHI

 

Od 2001 roku w ww. obszarach przychodzi nam z pomocą OBASHI. Metoda, która wydaje się pochodzić z Japonii lub innego orientalnego kraju, ma korzenie jak najbardziej europejskie.

Została stworzona przez pochodzącą ze Szkocji firmę OBASHI Ltd. Jej autorzy Fergus Cloughley (którego mam okazję znać osobiście), oraz Paul Wallis stworzył metodę, która na początku wspierała sektor paliwowy, w którym bardzo ważne jest kontrolowanie przepływów w procesie produkcji. Sama metoda znajduje teraz zastosowanie w każdym przedsiębiorstwie, gdzie IT jest kluczowe dla realizacji celów biznesowych.

Jej nazwa to akronim z następujących wyrazów:

  • O – Ownership – od właściciela procesu,
  • B – Business Process – od procesu realizowanego,
  • A – Application – od aplikacji wspierającej realizowany proces,
  • S – System – od systemu operacyjnego na którym aplikacja działa,
  • H – Hardware – od sprzętu na, którym system operacyjny został zainstalowany,
  • I – Infrastracture – od infrastruktury sieciowej, która pozwala przesyłać informacje.

Tych pięć obszarów jest podstawą do tworzenia diagramu B&IT (Biznes&IT), które pozwalają na 1 rysunku zobaczyć w jaki sposób te 6 elementów jest ze sobą powiązanych. Robi się to w ten sposób, że w pionie umieszczamy od góry do dołu właściciela procesu, proces biznesowy, aplikację, system operacyjny, komputer, oraz infrastrukturę sieciową, która jest wykorzystywana przez powyższe. W ten sposób możemy zobaczyć, że np. Wiceprezes Pani Joanna Kreatywna, odpowiada za proces Marketing, wykorzystując aplikacje takie jak CRM, na serwerze Marketing, wykorzystując Switch i Router.

Drugi diagram nazywany Dataflow Analysis View (w skrócie DAV) pozwala zobaczyć, w jaki sposób dane przepływają w organizacji poprzez każdy z ww. poziomów. Właśnie od przepływów wzięła się metoda OBASHI, chociaż na początku nie chodziło tylko o informacje i dane. To ten widok pozwala nam skutecznie śledzić, w jaki sposób dane przepływają przez naszą organizację i zrozumieć jak szybko jesteśmy w stanie zrealizować zamówienia klienta za pomocą obecnej infrastruktury.

Projekt OBASHI

Samo definiowanie modelu B&IT dla organizacji może być dużym przedsięwzięciem takim jak projekt.

Podręcznik sugeruje, żeby projekt OBASHI składał się z następujących kroków:

  1. Określanie zakresu – część w której określa się zakres projektu i uzyskuje autoryzację do przejścia do kolejnego kroku
  2. Zbieranie – polega na zbieraniu informacji nt. obecnego modelu
  3. Projektowanie – w, którym na podstawie informacji tworzony jest model B&IT jak i DAV
  4. Ulepszanie – polega na dopracowywaniu ww. modeli w oparciu o bardziej szczegółowe informacje
  5. Przekazanie do użytkowania – który ma na celu przekazanie wytworzonych modeli do działalności operacyjnej.

Wprowadzenie zmian w obecnym modelu może nawet wymagać realizacji programu. Z tego powodu podręcznik OBASHI pokazuje jak połączyć metodę z innymi znanym standardami takimi jak: PRINCE2®, MSP®, ITIL® oraz P3O®.

Co nam dało OBASHI

Na co dzień odpowiadam za akredytowaną firmę szkoleniową (ATO) z produktów takich jak PRINCE2, M_o_R, MSP, Agile PM, P3O, Facilitation i właśnie OBASHI. Jako firma akredytowana (a wcześniej afiliowana przy akredytowanej) od 2009 roku musimy zapewniać zgodność naszych procesów z wymogami akredytacji. To oznacza, że mamy jednoznacznie określone procesy, które zostały przedstawione za pomocą jednego z narzędzi zarządzania procesami biznesowymi (czyli po angielsku BPMN). Dzięki zdefiniowaniu i przedstawieniu procesów w postaci graficznej jednoznacznie byliśmy już od ponad 6 lat w stanie określić, kto jaką rolę pełni, jakie procesy wykonuje, oraz jakie „produkty zarządcze” (nie mylić z dokumentami, bo informacja ustna to też produkt zarządczy) tworzy. Procesy zostały przedstawione za pomocą tzw. torów pływackich (ang. swimlanes). To pozwoliło nam zrozumieć co się dzieje w tzw. biznesie.

To co stanowiło pewną trudność to podejmowanie decyzji w obszarze tzw. IT. Zwłaszcza jak stopniowo po tej stronie pojawiło się wiele nowych aplikacji (w tym część zainstalowanych lokalnie, część na serwerach, kolejne w modelu ASP, a do tego jeszcze te, które są w chmurze). Dodatkowym pytanie jakie się pojawiło było to jak te aplikacje wspierają działalność biznesową i które z nich są potrzebne, a które działają tylko dlatego, że ktoś je kiedyś uruchomił, a zapomniał wyłączyć.

Taki praktyczny przykład pojawił się w momencie kiedy potrzebowaliśmy wymienić niektóre z elementów infrastruktury tj. komputery i smartfony. Do podjęcia decyzji postanowiliśmy wykorzystać świeżo poznany model OBASHI. Najpierw stworzyliśmy model B&IT, który pokazał nam wszystkie warstwy.

Okazało się, że smartfony wykorzystywane do komunikacji e-mailowej, wyszukiwania informacji handlowej, oraz komunikacji telefonicznej co prawda znajdują się na poziomie H(ardware), a aplikacje z których korzystamy pochodzą z poziomu A(pplication) modelu to ważny jest również element S(ystem). Okazało się, że pomimo tego, że niektóre rozważane smartfony chociaż wydawały się wyjątkowo atrakcyjne pod względem wizualnym, oraz interfejsu użytkownika nie spełniały wymogu spójności systemu operacyjnego, co było ważne z punktu widzenia celów biznesowych takich – jak optymalizacja kosztów infrastruktury IT.

Podobny proces przeprowadziliśmy jeśli chodzi o nowe laptopy. Tutaj decyzja okazała się stosunkowo prosta, jak okazało się, że część komputerów pochodziło od jednego producenta, za to druga cześć od innego. Koszty obsługi (patrząc tylko na czas konieczny do serwisowania sprzętu od 2 różnych producentów) spowodowały, że podjęliśmy decyzję o tym by kolejne komputery kupować od tego samego producenta w celu uproszczenia obsługi i zmniejszenia kompleksowości.

W międzyczasie w wyniku analizy procesów biznesowych okazało się również, że serwer, który kiedyś stanowił kluczowy zasób sprzętowy w naszej firmie, ze względu na coraz większe wykorzystanie aplikacji w chmurze nie jest tak ważny, a koszty związane z jego eksploatacją (chociażby opłaty za prąd) mogą zostać znacząco zredukowane przez zwykłe wyłączenie go.

Podobne optymalizacje mamy zamiar przeprowadzić w pozostałych warstwach, cały czas jednak patrząc z punktu widzenia biznesowego. Jesteśmy firmą szkoleniową, ale podobny proces tylko na większą skalę w firmach innych branż może doprowadzić do olbrzymich oszczędności lub też w szybki sposób wesprzeć za pomocą aplikacji, systemów, sprzętu i infrastruktury sieciowej strategiczne cele biznesowe.

Podsumowanie

Z tego powodu polecamy OBASHI każdej organizacji która wykorzystuje informatykę (czyli każdej) do realizacji swoich celów biznesowych. Oprócz korzyści, które mogą wynikać z wzajemnego zrozumienia się stron (mówiących tym samym językiem, oraz komunikujących się ze sobą na podstawie tego samego diagramu) biznesu i IT, osoby stosujące metodę mogą zaimponować swoim kolegom, znajomym i rodzinie. Kto nie będzie pod wrażeniem jak usłyszy, że znamy i stosujemy OBASHI? Już sama nazwa może sugerować, że jesteśmy co najmniej szogunem.

Artykuł został opublikowany w ITWiz w 2015 roku 

Wrzesień 2020
poniedziałekwtorekśrodaczwartekpiąteksobotaniedziela
31 sierpnia 20201 września 2020 2 września 2020 3 września 2020 4 września 20205 września 20206 września 2020
7 września 2020 8 września 2020 9 września 202010 września 202011 września 202012 września 202013 września 2020
14 września 2020 15 września 2020 16 września 2020 17 września 2020 18 września 202019 września 202020 września 2020
21 września 2020 22 września 2020 23 września 2020 24 września 2020 25 września 202026 września 202027 września 2020
28 września 202029 września 202030 września 2020 1 października 2020 2 października 20203 października 20204 października 2020
Translate / Übersetze