Jak przygotować uzasadnienie dla szkolenia (akredytowanego)

Wskazówki dotyczące opracowania uzasadnienia biznesowego dla szkolenia akredytowanego (PRINCE2®, Agile PM®, Facilitation, SAF®, OBASHI®, AQRO®)

Tak jak opracowujemy uzasadnienie biznesowe dla projektów i innych inicjatyw dotyczących zmian, tak samo można (i należy) opracować je dla szkoleń.

Wstęp

 

Poniżej znajduje się dobrze znany cytat Anne M. Mulcahy, głównej mówcy na konferencji LifeCare Inc Life Management 2003 oraz byłej przewodniczącej i dyrektora generalnego firmy Xerox:

„Pracownicy są największym kapitałem firmy – stanowią Twoją przewagę konkurencyjną. Chcesz przyciągnąć i zatrzymać najlepszych, zapewnić im zachętę, bodziec, oraz sprawić, by poczuli, że są integralną częścią misji firmy.”

To skuteczne wyjaśnienie, dlaczego inwestowanie w umiejętności pracowników jest tak ważne.

Dzisiejsze konkurencyjne środowiska wymagają przewagi konkurencyjnej, a ludzie są jej ważnym źródłem. Oczywiście pracownicy nie są własnością organizacji, bo jest prawem pracownika szukanie możliwości gdzie indziej, jeśli zapragnie on lub ona zmiany, rozwoju lub większego uznania.

Czy powinniśmy w takim razie inwestować w wiedzę, umiejętności i rozwój pracowników, jeśli nie mamy kontroli nad tą inwestycją w dłuższej perspektywie?

Poniższe wskazówki zawierają przydatne porady i wytyczne pozwalające podjąć decyzję.

 

Weź pod uwagę najlepsze praktyki

 

Uzasadnienie biznesowe na podstawie INTERNATIONAL GUIDE TO DEVELOPING THE PROJECT BUSINESS CASE definiuje się jako:

„Najlepsze oszacowanie, ile proponowana opcja będzie kosztować w kategoriach ekonomicznych, z uwzględnieniem ryzyka i optymizmu”.

Według „Infrastructure Business Case: International Guidance” jest to:

„Narzędzie do zarządzania opracowane z biegiem czasu jako żywy dokument w miarę rozwoju projektu. [On] utrzymuje razem i podsumowuje w przejrzysty sposób wyniki wszystkich niezbędnych badań i analiz potrzebnych do wspierania procesu decyzyjnego.”

Managing Benefits określa uzasadnienie biznesowe jako:

„Uzasadnienie działalności organizacyjnej (strategicznej, programowej, projektowej, operacyjnej), które zazwyczaj zawiera ramy czasowe, koszty, korzyści, oraz ryzyko i na podstawie którego sprawdzana jest ciągłość rentowności”.

Ww. źródła proponują stworzenie pięciu uzasadnień dla proponowanej inwestycji:

  • Uzasadnienie Strategiczne
  • Uzasadnienie Ekonomiczne
  • Uzasadnienie Handlowe
  • Uzasadnienie Finansowe
  • Uzasadnienie Zarządcze

 

W przypadku inwestycji w szkolenia, ta analiza nie musi być tak szczegółowa, ale warto wykorzystać wysokopoziomowe wytyczne.

 

Weź pod uwagę ramy czasowe

 

Inwestycji w umiejętności i wiedzę można dokonywać w różnych perspektywach czasowych. Typowe szkolenie dotyczące (na przykład) z metodyki zarządzania projektami trwa od 3 do 5 dni i pomaga uczestnikowi w szczegółowym zrozumieniu metody. Jednak korzyści z zastosowania metodyki w środowisku organizacji są związane ze zdolnością organizacji do jej wdrożenia, co może zająć tygodnie, a nawet miesiące.

Ocena korzyści może potrwać nawet dłużej. W tym przykładzie organizacja może będzie musiała poczekać miesiące lub lata, aby przeanalizować efekty szkoleń i rozwoju w odniesieniu do zakończonych projektów.

Ramy czasowe analizy uzasadnienia biznesowego szkolenia powinny zatem obejmować nie tylko czas, w którym środki zostaną wydane, ale także czas, w którym można skutecznie obliczyć korzyści.

Analiza powinna brać pod uwagę zwrot z inwestycji, biorąc pod uwagę różną wartość pieniądza w czasie (np. przy użyciu wzoru na wartość bieżącą netto (NPV)) w celu odzwierciedlenia różnic w wartości zainwestowanych i otrzymanych z powrotem środków.

 

Uwzględnij koszty

 

Należy pamiętać, aby uwzględnić zarówno koszty bezpośrednie, jak i pośrednie.

Koszty bezpośrednie obejmowałyby kurs i (jeśli to szkolenia dotyczy) opłaty egzaminacyjne. Opłaty za kurs powinny zawierać dodatkowe elementy, takie jak: podręczniki, materiały szkoleniowe, zakwaterowanie i wyżywienie.

Przykładem kosztu pośredniego jest czas pracownika. Obecność pracownika na szkoleniu może spowodować bezpośrednią utratę przychodów pracodawcy.

Na przykład w przypadku firmy konsultingowej koszt związany z brakiem pracy konsultantów z klientami, jest z pewnością większy niż sam bezpośredni koszt szkolenia.

Ten brak pracownika może dodatkowo mieć wpływ na poziom usług świadczonych klientom i wpłynąć na obniżenie przychodów w przyszłości.

 

Uwzględnij korzyści

 

Kluczem do właściwej oceny opłacalności inwestycji w szkolenia jest też prawidłowa identyfikacja korzyści. Może ona być trudna, ponieważ korzyści są często mylone z wynikami.

Według Zarządzania świadczeniami Steve’a Jennera wynik to:

„nowy stan operacyjny osiągnięty po przejściu zdolności do działalności operacyjnej”.

,a korzyść to:

„wymierna poprawa wynikająca z wyniku postrzeganego jako korzyść przez jednego lub więcej interesariuszy, która przyczynia się do osiągnięcia jednego lub więcej celów organizacyjnych”

Wynikiem realizacji szkolenia może być nowa wiedza i umiejętności zdobyte przez pracownika/ów, a korzyściami z kolei mogą być zwiększone przychody lub redukcja kosztów.

Kursy akredytowane mogą zapewnić obydwa rodzaje korzyści:

  1. Certyfikaty pracowników mogą pomóc w osiągnięciu zwiększonej sprzedaży, jeśli te dokumenty są potrzebne do wygrywania przetargów.
  2. Nowe umiejętności pracowników mogą zwiększyć produktywność i zminimalizować koszty związane z błędami i niską wydajnością.

 

Wyniki są bardzo trudne do porównania z kosztami, ponieważ nie mają wartości finansowej. Z tego powodu w analizie należy porównywać koszty z korzyściami, a nie z wynikami.

Należy również przeanalizować korzyści dla pracownika/pracowników, co pozwoli zrozumieć źródło ich motywacji.

Wynikiem szkolenia dla danej osoby jest otrzymany certyfikat. Może on przyczynić się do osiągnięcia korzyści, takich jak lepsze wynagrodzenie.

Kolejnym wynikiem dla pracownika jest wzrost jego wartości na rynku pracy, co czyni go bardziej atrakcyjnym dla innych pracodawców, nawet ewentualnie konkurentów.

To oczywiście niesie ze sobą dla obecnego pracodawcy ryzyko, że inwestycja nie przyniesie oczekiwanego zwrotu.

 

Rozważ ryzyka

 

Managing Benefits Steve’a Jennera definiuje ryzyko jako:

„niepewne zdarzenie lub zespół zdarzeń, które w przypadku ich wystąpienia będą miały wpływ na osiągnięcie celów”.

Należy przeanalizować zagrożenia związane z realizacją szkolenia np. oczywiste ryzyka to bankructwo organizatora szkolenia lub brak odpowiedniej liczby uczestników i przełożenie terminu.

Jednak istotne są również ryzyka wpływające na korzyści, na przykład:

  • Brak możliwości wdrożenia nowej wiedzy ze względu na niski poziom dojrzałości zespołu/działu/organizacji może negatywnie wpłynąć na zwrot z inwestycji.

 

  • Pracownicy odchodzący z organizacji nie będą mogli wykorzystać swojej wiedzy i umiejętności na korzyść inwestującego pracodawcy.

 

Ważne jest również właściwe odróżnienie przyczyn ryzyka od jego skutków, aby uniknąć pochopnych decyzji podczas zarządzania ryzykiem.

Na przykład ryzyko tego, że pracownik odejdzie z organizacji i nie wykorzysta zdobytej na szkoleniu wiedzy może mieć różne przyczyny.

Według artykułu iHire “Top 10 Reasons Why Employees Leave Their Jobs in 2021”, trzecią najpopularniejszą przyczyną odejścia z pracy, jest brak możliwości rozwoju.

Więc to nie inwestycja w szkolenie pracownika powoduje jego odejście, ale właśnie brak możliwości udziału w nim.

Warto w tym miejscu przypomnieć słynny cytat Richarda Bransona:

„Trenuj ludzi wystarczająco dobrze, aby mogli odejść, traktuj ich wystarczająco dobrze, aby nie chcieli”.

Taka szczegółowa analiza ryzyk i ich przyczyn umożliwia więc wybranie, a także wdrożenie skutecznych działań ograniczających skutki.

 

Podsumowanie

 

Analiza ram czasowych, kosztów, korzyści i zagrożeń pomoże ocenić opłacalność inwestycji w szkolenie pracownika/pracowników.

Niewiele osób kwestionuje, że takie inwestycje są rozsądne, bo bez nich organizacje mogą zostać z wyniszczającymi niedoborami umiejętności, które mogą niekorzystnie wpłynąć na codzienną działalność, innowacyjność, obsługę klienta i jakość.

„Jedyną rzeczą gorszą niż szkolenie pracowników i odejście od nich jest nie szkolenie ich i pozostawienie ich”. Henry Ford, założyciel Ford Motor Company

Podobnie jak w przypadku większości inwestycji, wyzwaniem jest znalezienie właściwej równowagi między kosztami, wynikami i ryzykiem. Koncepcja uzasadnienia biznesowego pomaga w analizie różnych opcji i określeniu najlepszego podejścia, zarówno dla organizacji, jak i jej pracowników.

Chociaż pierwotnie została zaprojektowana z myślą o projektach i programach, koncepcja ta może być również skutecznie stosowana do inwestycji w zasoby ludzkie.

 

O autorze:

 

Tomasz Nedzi zarządza projektami od 1993 roku. W 2006 roku został Approved Trainer’em, a teraz uczy innych efektywnego zarządzania projektami i operacjami. Tomasz jest Prezesem i Lead Trainer’em w PRINCE2®, AgilePM®, Facilitation, OBASHI®, Service Automation Frameworks (SAF®) i AQRO® w grupie firm skills® (skills® 2004 UG w Niemczech i skills® sp. z o.o. w Polsce).

 

Jestem na:
O Autorze
Założyciel i Prezes Zarządu w skills sp. z o.o. Absolwent Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, Podyplomowych Studiów Telekomunikacji, Informatyki i Zarządzania CITCOM Politechniki Warszawskiej, oraz Programu Executive MBA Politechniki Warszawskiej, London Business School, HEC, NHH. Od 1993 roku związany z zarządzaniem. Najpierw jako przedsiębiorca w branży wydawniczej w latach 1993-1998. Potem jako Kierownik Projektu i Programu dla takich organizacji jak: IBM Polska sp. z o.o., NASK j.b.-r i NTI sp. z o.o. (w latach 1999-2004). Od 2004 jako przedsiębiorca w branży szkoleń akredytowanych (PRINCE2®, AgilePM®, PRINCE2®Agile, MoR®, P3O®, MSP®, OBASHI®, Facilitation®, MoP®, AQRO®, SAF®), gdzie jako Approved Trainer pomógł zdobyć międzynarodowe certyfikaty z zarządzania ponad 4000 osób. Był także wykładowcą Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, Szkoły Biznesu Politechniki Warszawskiej oraz w Wyższej Szkoły Finansów i Zarządzania. Jest współautorem międzynarodowych i polskich książek, oraz recenzentem międzynarodowych podręczników zarządzania (PRINCE2 20017, MoR, MSP, P3O, AgilePM). Jego artykuły były publikowane w takich czasopismach jak “Zarządzanie Projektami”, “Computerworld”, „IT WIZ”, “Strefa PMI”, “Gazeta Finansowa”,

Zostaw wiadomość