Skills sp. z o.o.

Jak nie biegać z pustymi taczkami…czyli porady doświadczonego managera

 

Początek może być szokujący. Kilka tygodni temu zdiagnozowano u mnie nowotwór złośliwy jamy ustnej. Wiadomość spadła na mnie jak grom z jasnego nieba i wywróciła moje dość uporządkowane życie do góry nogami. Po początkowym szoku dość szybko zacząłem myśleć i działać w sposób uporządkowany (25 lat doświadczenia przy projektach robi swoje 😉).

Jako, że zmagania z tego rodzaju chorobami różnie się kończą to musiałem wziąć pod uwagę najgorsze scenariusze. Zarówno w życiu służbowym jak i prywatnym spoczywa na mnie odpowiedzialność za wiele obszarów, inicjatyw i projektów dlatego postanowiłem uporządkować sprawy, które prowadziłem i opiekę nad nimi przekazać innym. Rozpocząłem inwentaryzację.

Na pierwszy ogień poszły tzw. projekty strategiczne. Z nimi uwinąłem się w miarę szybko, bo były dobrze opisane, udokumentowane i zarządzone. Trochę inaczej sprawy przedstawiały się z tymi „mniej ważnymi”.

Jakież było moje zdziwienie gdy lista informacji, które znam tylko ja oraz lista spraw, które na co dzień załatwiam, zaczęły puchnąć do naprawdę pokaźnych rozmiarów!

Po podsumowaniu okazało się, że zajmuję się dosłownie setkami spraw, które zabierają mi większość czasu.. Na własnym przykładzie przekonałem się o prawdziwości zasady Pareto 80/20.

Zmartwiło mnie, że jako manager z 25 letnim stażem, nie potrafiłem lepiej poukładać sobie spraw – byłem przekonany, że dobrze zarządzam swoim czasem i zasobami. Leżąc w szpitalu miałem dużo czasu na przemyślenia i jednym z tematów, o których myślałem było pytanie: dlaczego marnujemy tyle czasu na rzeczy nieważne?

Większości specjalistów (w tym i ja) myśli, że są niezastąpieni, że zajmują się najbardziej kluczowymi sprawami, że świat się zawali bez nich… i czasami jest to prawda. I dotyczy to nie tylko specjalistów. Wszyscy tworzymy takie obszary, w których tylko my mamy kompetencje. Dlaczego tak się dzieje? Czemu to służy?

Po pierwsze należy podzielić nasze działania na celowe i nieuświadomione, wynikające z naszej natury.
O świadomych działaniach nie będę się rozpisywał, ponieważ każdy ma dla nich jakieś uzasadnienie.

Patrząc na to ze strony zawodowej, można zrozumieć potrzebę świadomego tworzenia obszarów unikalnej wiedzy/kompetencji: jeśli tylko ja wiem/potrafię to moja pozycja jest niezagrożona (przynajmniej teoretycznie) natomiast dla świadomego tworzenia takich obszarów w życiu prywatnym nie widzę żadnego uzasadnienia.

Z doświadczenia wiem, że nie ma ludzi niezastąpionych – eksperci z unikalną wiedzą byli na moich oczach w trybie natychmiastowym usuwani z korporacji.

Negatywne skutki dla firmy w takim przypadku, to koszt odtworzenia kompetencji, przesunięcie terminów zakończenia projektów lub w skrajnym przypadku zmiana strategii działania.

Firmy sobie z tym radzą – gorzej z fachowcami, po których zostaje „płacz i zgrzytanie zębów” a zła opinia ciągnie się za nimi latami.

Inaczej rzecz się przedstawia z działaniami, które nie są celowe. Nieświadome tworzenie obszarów unikalnej wiedzy/kompetencji wynika najczęściej … ze swoistego lenistwa. Czyżby u mnie też?
Tak, u mnie niestety też. Była to dla mnie dość zaskakująca konstatacja, ponieważ nie należę do osób leniwych, angażuję się ciągle w najróżniejsze działania, zazwyczaj biorę na siebie więcej zadań niż jestem w stanie wykonać i zawsze jestem gotów pomóc innym.

Więc skąd takie wnioski? Spójrzmy na cztery przykłady często spotykanych sytuacji:

• Nie chce nam się spisywać notatek z rozmów telefonicznych oraz spotkań i mówimy wtedy: „nie mam czasu na bzdety”;

• Nie dokumentujemy wykonanej pracy i nie robimy raportów bo wydaje się nam, że „ważniejsza jest robota niż jakieś papierki”;

• Denerwuje nas tłumaczenie innym, jak mają wykonać jakieś zadanie i dlatego robimy je sami: ”prędzej ja to zrobię niż inni zrozumieją”;

• Nie ufamy innym i działamy w myśl starej maksymy: „jak chcesz mieć dobrze zrobione, to zrób sam”.

 

Brzmi znajomo? Dla mnie niestety tak. Zwłaszcza ostatni przykład dla takiego perfekcjonisty jak ja jest bliski. Gdy „uciekłem śmierci spod kosy” trochę inaczej spojrzałem na życie. Uświadomiwszy sobie, ile czasu marnuję ma rzeczy nieważne i nieistotne, postanowiłem to zmienić. Na początek poszło życie prywatne.

Po powrocie do domu zwołałem „naradę wojenną” wszystkich domowników i do listy, którą stworzyłem kilka tygodni temu dopisaliśmy wszystkie czynności domowe wykonywane przez moją żonę oraz te kilka wykonywanych przez dzieci. Wspólnie omówiliśmy i podzieliliśmy zadania pomiędzy członków rodziny, omówiliśmy zasady zastępstw oraz skutki nie wywiązania się z powierzonych zadań. Mam nadzieję, że to zadziała… pożyjemy zobaczymy.

Na zmiany postępowania w pracy przyjdzie czas po zakończeniu kuracji ale kilka pomysłów na początek już mam:

• bardzo dokładna inwentaryzacja i podział zadań pomiędzy członków zespołu;

• koniec z przyjmowaniem dodatkowych zadań „na ładne oczy”, bez wyraźnego uzgodnienia priorytetów;

• prosty szablon notatek i raportów aby ich pisanie nie zajmowało wiele czasu;

• ustalone listy dystrybucyjne.

Mam nadzieję, że uda mi się to wdrożyć w szybkim tempie i wraz z zespołem odzyskamy trochę swobody zamiast biegać z pustymi taczkami.

 

Fot. https://www.instagram.com/karo_linia_at_work/

Zapiszesz się w mniej niż:

Jeśli Ty też chcesz umieścić artykuł na portalu skills.pl to skontaktuj się z nami: portal@skills.pl

Konstanty Siwiński

Doświadczony Project Manager, trener, konsultant. Posiada certyfikaty PRINCE2® Practitioner, Agile PM® Practitioner, MoR® Practitioner.
Wieloletni Approved Trainer w skills sp. z o.o.
Jest absolwentem Szkoły Trenerów Biznesu MODERATOR i certyfikowanym konsultantem JTI. Specjalista w zakresie zarządzania projektami informatycznymi i telekomunikacyjnymi.
Jest autorem wielu programów szkoleniowych w zakresie zagadnień związanych z zarządzania projektami (zarządzanie projektami, zarządzanie zmianą, zarządzanie ryzykiem, przywództwo, planowanie, budowanie i rozwój zespołów itp.).

Latest posts by Konstanty Siwiński

Zostaw wiadomość

*

Do NOT follow this link or you will be banned from the site!
Translate / Übersetze