Skills sp. z o.o.

Korpo – rady: Jak zwinny/a jesteś? Dowiesz się w sytuacji kryzysu

 

Jak zwinny jesteś człowieku? Dowiesz się w sytuacji kryzysu.

O zwinności napisano już bardzo dużo. Jak więc ma się ona do sytuacji kryzysu?

W znanym powiedzeniu mówi się, że w przypadku gwałtownych zmian otoczenia przetrwają nie zwierzęta największe i wcale też nie najmniejsze, ale najlepiej dostosowane.

W adaptacji nadzieja

Dostosowanym jest ten człowiek, który umie dopasować się do otoczenia i zmieniających się warunków.
Pytanie jak pozostać dostosowanym podczas zamknięcia szkół z powodu koronawirusa. Otoczony dwójką dzieci próbujących wytrzymać w domu bez kontaktu z innymi rówieśnikami.

Co na to najlepsze praktyki?

Chcąc znaleźć odpowiedź sięgnąłem więc po to co mi znane czyli najlepsze praktyki.

Jedna z metod zwinnego zarządzania projektami Agile PM w swojej filozofii wyraża następujący pogląd:

“najlepsza wartość biznesowa wyłania się, gdy projekty są powiązane z jasnymi celami biznesowymi…..”.

Rozumiem więc, że jeśli chcę pozostać zwinny to to co robię, powinno być powiązane z jasno określonymi celami. Czyli np. jeżeli chcę osiągnąć międzynarodowy sukces zawodowy w ciągu kolejnych 3 lat to powinienem szukać okazji do rozwoju poza granicami kraju.

Jeśli nie będę wiedzieć co chcę osiągnąć to trudno będzie mi w odpowiedni sposób wykorzystać środki, którymi dysponuję.

To może oznaczać, że nie wiedząc jaką dyscyplinę sportu chcę uprawiać mogę wydawać pieniądze na wiele z nich i nie osiągnąć mimo tego znaczących postępów.

Czyli jasno określone cele uratują mnie przed utratą pieniędzy i czasu, oraz przed “miotaniem” się w wielu kierunkach na raz.

Te cele pozwolą mi nam również określić priorytety odnośnie tego co powinniśmy robić.

Czyli jeśli chcę osiągnąć sukces zawodowy to mogę nie traktować założenia rodziny jako pierwszego priorytetu.

Jednak, gdy ważne jest dla mnie założenie rodziny nie muszę traktować kariery zawodowej jako pierwszego priorytetu tym samym.

Nadchodzi nagła zmiana…

Co zrobić jednak kiedy dochodzi do gwałtownych zmian w otoczeniu wywołanych np. koronawirusem.

Ważne jest pamiętanie, że nasze cele mogą ulec gwałtownej i nieoczekiwanej dezaktualizacji.

Trzymanie się kurczowo nieaktualnych celów doprowadzić może do tego, że nadal będę angażować się z przyzwyczajenia w przedsięwzięcia, które z punktu widzenia obecnej sytuacji nie mają już sensu.

Przygotowywanie się do wyjazdu wakacyjnego po Europie na majówkę może nie mieć dla mnie większego sensu w tym momencie.

Zmiana otoczenia i zmiana celów

Właśnie w przypadku gwałtownych zmian otoczenia trzeba spojrzeć na swoje cele i zweryfikować czy nadal są aktualne.

Dobrze też zweryfikować priorytety.

Może nie będę w stanie zwiedzić Europy w tą majówkę, ale za to może uda nam się pojechać na jeden dzień do lasu na piknik za najbliższą rodziną. Powinienem w związku z tym zweryfikować swoje priorytety, by móc przygotować odpowiednie wyposażenie.

Być może powinienem również spojrzeć głębiej na wartości, które za tymi celami stały. Powodem dla, którego chciałem pojechać z rodziną zwiedzać Europę jest ważna dla mnie wartość, jaką jest miłość.

Zrozumiesz swe wartości i znajdziesz harmonię

Zrozumienie wartości, którymi się kierujemy pozwala nam żyć w zgodzie z samym sobą (tzn. zgodnie z własnymi wartościami).

Świadomość ważnych dla nas wartości pozwala nam również zachować spójność z naszymi życiowymi celami.

Gwałtowne zmiany otoczenia mogą spowodować zmianę wartości, którymi się kierujemy. Taka zmiana może zostać wymuszona przez otoczenie zewnętrzne w tym przez sytuacje kryzysowe.

Zmiana otoczenia zmienia wartości

Warto więc zadać sobie pytanie jak zmieniły się moje wartości w obliczu zagrożenia koronawirusem.

Na przykład ważny dla mnie kiedyś szacunek może okazać się dla mnie w czasach kryzysu już nie tak istotny jak miłość do najbliższych, która staje jest ważniejsza kiedy trzeba zadbać o ich dobro poświęcając karierę zawodową.

Ja już wiem jak zmieniły się moje wartości. Czy Ty już wiesz?

Ps. Odpowiedź można uzyskać samodzielnie lub też skorzystać z pomocy wykwalifikowanych profesjonalistów np. w trakcie rozmowy coachingowej.

Jeśli Ty też chcesz napisać artykuł na portal skills.pl, to skontaktuj się z nami: portal@skills.pl

[hurrytimer id=”7916″]

Korpo – rady: Jak dbać o kondycję fizyczną w home office?

Praca zdalna, siłownie zamknięte, joga odwołana. Spa nieczynne. Jak radzić sobie ze swoim ciałem w czasie kwarantanny? Pracodawca zlecił Ci prace z domu, przygotowujesz więc wygodne miejsce do pracy i z zadowoleniem przysiadasz do swoich obowiązków. Po kilku godzinach jednak okazuje się, że to nie jest najwygodniejsze miejsce, jakie mogłeś sobie wymarzyć do pracy… plecy zaczynają drętwieć, kolana wydają się być „zastałe”, do łydek pomału krew przestaje docierać..

Czy rzeczywiście praca w domowym zaciszu będzie wygodna? I co zrobić, żeby zniwelować te niedogodności, które mogą nas zaskoczyć. Postaram się Wam podpowiedzieć, jak zorganizować dzień pracy w domu , tak, by zwiększyć Wasz komfort pracy.

Siłownia zamknięta, zajęcia z jogi odwołane! Co dalej?


Display/2/spokey_orange-700-200

Poniżej przygotowałam kilka łagodnych, ale skutecznych ćwiczeń skomponowanych dla potrzeb osób spędzających dużo czasu w pozycji siedzącej. Napięcia w takim ciele są przeważnie przewlekłe i wynikają z długotrwałych przeciążeń, stąd ćwiczenia nie powinny cechować się dużą intensywnością, czy energicznym wykonaniem, a skupić się powinieneś raczej na dokładnym, spokojnym wykonaniu, wedle własnego czucia ciała.

• Siedząc, rozprostuj plecy, opuść barki, a czubkiem głowy wyciągnij się do sufitu. Weź 3 głębokie wdechy.

• Ucho do boku!
W powyższej pozycji przechyl głowę do prawego boku- nie unosząc lewego barku zbliżaj prawe ucho do prawego barku. Przytrzymaj 5 sekund. Wykonaj to ćwiczenie na dwie strony po 3 razy. Ręce mogą spoczywać na biurku łokciami, lub na podłokietnikach krzesła. Pracują boki szyi oraz barki.

• Broda do mostka.
W tej samej pozycji schyl głowę do dołu- zbliżając brodę do mostka, kontroluj nieruchome barki i łopatki (nie podążają za ruchem głowy) Schyloną głowę przytrzymaj 5 sekund. Powtórz ćwiczenie 3 razy, oddychaj spokojnie i miarowo, schylaj się wraz z wydechem. Pracuje szyja z tyłu, mięśnie karku.

• Wstań od biurka.
Nogi na szerokość bioder, plecy proste, brzuch lekko wciągnięty, barki opuść, czubek głowy ciągnie ciało ku górze.

• Wspinanie po linie.
W tej pozycji unieś ręce wysoko do sufitu wraz z wdechem. Teraz naprzemiennie jedną wyciągaj się ku górze, drugą luźniej odpuść i na zmianę. Tak, jakbyś wspinał się po linie nad głową. Mocno wyciągaj się do góry całym ciałem. Poświęć na to ćwiczenie 2 minuty. Pracują mięśnie pleców, boków ciała, karku, odcinka piersiowego oraz rąk.

• Raz w prawo, raz w lewo!
Stojąc, rozłóż ręce na boki. Wyciągaj ciało raz na jedną stronę, raz na drugą- pomyśl, że coś, lub ktoś ciągnie Cię raz za prawą, raz za lewą rękę. Ruch odbywa się w jednaj płaszczyźnie- nie wykonuj skłonu. Pracują boki ciała, mięśnie brzucha, lędźwi.

• 8-ka biodrami.
Dalej stojąc aktywuj biodra. Miednica, to kluczowy element ciała również w pracy siedzącej działają na nią duże przeciążenia- często związane ze źle dobraną pozycją przy biurku. Stań teraz w lekkim rozkroku. Ręce na biodrach. Wykonaj krążenia biodrami, tak, jakbyś chciał narysować nimi 8-kę. Skup się na tym, żeby klatka piersiowa nie podążała za tym ruchem. Raz zacznij od prawej strony, raz od lewej- zrób minutę w prawo po czym zmień na minutę na lewą stronę. Pracują lędźwie, pośrednio uda i mięśnie brzucha.

• Aktywne kolana.
Stojąc w lekkim rozkroku oprzyj ręce na kolanach i wykonaj krążenia kolanami- do wewnątrz 30 sekund i do zewnątrz 30 sekund. Pracują lędźwie.

• Małe kocie grzbiety.
W tej samej pozycji- ręce oparte o lekko zgięte kolana, wykonaj kilka „kocich grzbietów” i wyprostów- przy wyprostach spójrz daleko przed siebie (głowa przed siebie). Pracują całe plecy.

• 3 głębokie oddechy
Na koniec stań wyprostowany, nogi na szerokość bioder, ręce wzdłuż ciała, weź głęboki wdech i wraz z nim unieś ręce nad głowę- wydech- opuść ręce do boków ciała. Powtórz 3 razy. Rozluźnij się, wróć powoli do pracy.

Te ćwiczenia rozruszają zastałe mięśnie i stawy, pomogą dotlenić organizm, pobudzą krążenie krwi, możesz je wykonywać w podanych ilościach powtórzeń, lub dostosować ich ilość do własnych potrzeb. Powyższa propozycja jest idealną opcją na 15-to minutową przerwę.

Spa nie czynne? Masaż zrób sobie sam!
Czyli do czego przyda Ci się piłeczka tenisowa i butelka po.. winie 😉

Prócz wskazanej gimnastyki, rozbuduj troskę o ciało- wykonaj automasaż. Oto kilka prostych, domowych sposobów jak pozbyć się „tego czegoś, co wlazło pod łopatkę” 😉 oraz, jak rozprawić się z „zastałymi” plecami.
Znajdź:
-piłkę tenisową
-roller do masażu (możesz go zastąpić szklaną butelką- im większa tym lepsza, lub wałkiem kuchennym 🙂 )
-ręcznik,
-fragment ściany, i podłogi- z dywanem lub matę do ćwiczeń.

Piłkę wykorzystaj do masażu mniejszych przestrzeni, lub do punktów bólowych. Pamiętaj, że jej działanie będzie bardziej punktowe, przez co możesz zadziałać intensywniej, jak i głębiej w tkankach- zwiększając nacisk.
Butelką natomiast opracujesz powierzchnie szersze, a masaż ten będzie oddziaływał na większą grupę mięśniową.

Masaż przestrzeni między łopatką a kręgosłupem.

Stań tyłem do ściany, ułóż piłkę między przyśrodkowym brzegiem łopatki a kręgosłupem, na wysokości barków, dociśnij piłkę plecami do ściany. Samodzielnie dawkując docisk, jakim opierasz się o piłkę, rozmasowujesz wybrany obszar przesuwając piłkę po plecach, (stale opierając się o nią) w dół i w górę.

Wykonaj ten masaż raz na lewą, raz na prawą stronę, opracuj w ten sposób całą okolicę łopatki (od dolnego kąta łopatki,po kąt górny), kiedy napotkasz na bardziej bolesny punkt, zatrzymaj się na nim, delikatnie dociśnij piłkę i weź kilka głębszych oddechów.

Czas, jaki powinieneś poświęcić na jedną ze stron to minimum 5 minut, jeśli jednak czujesz duże napięcie, a masaż sprawia Ci dużo przyjemności, wydłuż go. Pamiętaj, że z napięciem lepiej popracować dłużej i ciut delikatniej, niż krócej a mocniej.

Odcinek lędźwiowy.
Stosując się do powyższych rad dotyczących masażu okolicy łopatki, stojąc tyłem do ściany ułóż piłeczkę blisko kręgosłupa, tuż poniżej żeber. Zegnij nogi w kolanach, żeby uzyskać odpowiedni zakres ruchu, dociśnij piłeczkę plecami do ściany- prowadząc ją po ścianie w górę i w dół, masujesz mięśnie przykręgosłupowe odcinka lędźwiowego. Powtórz masaż po drugiej stronie kręgosłupa. Czas masażu dostosuj do swoich potrzeb.

Masaż rollerem/butelką.

Do tego masażu potrzebujesz kawałka wolnej przestrzeni na podłodze z dywanem, lub matę do ćwiczeń oraz specjalny roller do masażu, a jeśli takiego nie posiadasz, wykorzystaj wałek kuchenny, lub dużą butelkę szklaną- może być po winie 🙂 Ja wykorzystam butelkę i dywan:

Masaż karku
Połóż butelkę na dywanie, przykryj ją złożonym na pół ręcznikiem (dzięki temu będzie cieplejsza i bardziej miękka). Połóż się na plecach, tak, by butelka znalazła się pod twoim karkiem.
Obróć głowę delikatnie w prawo (nie za daleko), i wykonaj kilka spokojnych ruchów na „tak”, przetaczając lekko butelkę w dół i w górę po dywanie. Nie dociskaj karku zbyt mocno, docisk, wynikający z tej pozycji jest przeważnie wystarczający, by rozmasować mięśnie tyłu szyi i przyczepy mięśniowe tuż pod potylicą. Wykonaj to samo na lewą stronę. Dla każdej ze stron poświęć 2, 3 minuty.

Masaż odcinka piersiowego
Zdejmuj z butelki ręcznik, ale zadbaj o to, żeby ubrać bluzę, lub sweter, aby uniknąć zbyt bezpośredniego nacisku twardej butelki na ciało.
Połóż się na plecach- nogi zegnij w kolanach, butelkę ułóż na wysokości odcinka piersiowego pleców. Ręce złóż w X na klatce piersiowej. W tej pozycji przetaczaj plecami butelkę po dywanie. Poświeć temu masażowi około 2 minut. Możesz wykonać go w kilku turach, ponieważ pozycja wymaga utrzymania napiętej szyi, lepiej, żebyś podzielił czas masażu na 30 sekundowe tury.

Plecy i kark to najbardziej potrzebujące masażu miejsca, obciążone pracą siedzącą, jeśli jednak czujesz potrzebę wykorzystania takiego masażu na innych obszarach ciała, zachęcam do próbowania.
Pamiętaj jednak, że masaż wykonujemy tylko na mięśniach, struktury kostne musisz ominąć, przy nacisku na pewno będą bolesne i nieprzyjemne.

I nie zapominaj o przerwach! Zasiedziałeś się, bo praca dziś idzie Ci świetnie, nie chcesz przerwać dobrej passy, więc.. siedzisz. No właśnie – siedzisz!
Co godzinę zrób 5 minut przerwy, wstań, przeciągnij się, napij się wody, weź kilka głębszych oddechów. Co 3 godziny wykonaj przykładowe ćwiczenia, lub masaż.

Zapominasz? Nastaw budzik! Organizacja to najważniejsza rzecz, by spędzić wydajnie i zdrowo dzień! 😉

Jeśli Ty też chcesz napisać artykuł na portal skills.pl, to skontaktuj się z nami: portal@skills.pl

[hurrytimer id=”7916″]

Korpo – rady: Jak zwinnie i tradycyjnie zarządzać ryzykiem

Zarządzanie ryzykiem – tradycyjne i zwinne

Ryzyko

Ryzyko i zarządzanie nim jest opisywane w wielu książkach. Jedną z nich jest standard zatwierdzony przez Rząd Wielkiej Brytanii czyli Management of Risk (w skrócie M_o_R®).

Podręcznik opisuje zarządzanie ryzykiem z punktu widzenia całej organizacji identyfikując cztery perspektywy:

  1. Strategiczną – dotyczącą ryzyk dotyczących „być albo nie być organizacji” czyli jej długookresowego przetrwania
  2. Programu – biorącą pod uwagę zdarzenia mogące mieć wpływ na wprowadzanie zmian w organizacji w dłuższej perspektywie
  3. Projektu – dotycząca realizacji przedsięwzięć w krótkiej perspektywie
  4. Operacyjna – mająca na celu zapewnienie ciągłości funkcjonowania organizacji, oraz jej bieżącego funkcjonowania.

W tym artykule zajmiemy się ryzykiem w perspektywie projektu, analizując na czym polega różnica pomiędzy tradycyjnym, a zwinnym zarządzaniem ryzykiem.

Tradycyjne zarządzanie ryzykiem w projekcie omówimy na podstawie PRINCE2®.

Zarządzanie ryzykiem w PRINCE2®

PRINCE2® to metodyka i standard zarządzania projektami stworzony w Wielkiej Brytanii, oraz rozwijany od 1975 roku.

Elementy konstrukcyjne PRINCE2® to:

  1. procesy – działania opisujące zarządzanie projektem,
  2. tematy – obszary, którymi trzeba się w projekcie zająć,
  3. pryncypia – zasady, których trzeba przestrzegać zarządzając projektem,
  4. sposób dopasowania PRINCE2® do konkretnego projektu i jego otoczenia.

Jednym z tematów jest Ryzyko, które opisuje jak należy ryzykiem w projekcie zarządzać.

Standard definiuje ryzyko jako zdarzenie lub zdarzenia, które mogą mieć wpływ na realizację naszych celów. Cele te różnią się w zależności o której perspektywie mówimy.

Na dodatek sama definicja ryzyka nie mówi jaki ten wpływ na cele ma być:

  • Jeśli jest on negatywny ryzyko takie nazywamy zagrożeniem,
  • Jeśli jest on pozytywny wtedy ryzyko takie nazywamy szansą lub okazją.

Oznacza to, że ryzyko może być również czymś pozytywnym czymś co może nam również pomóc w osiągnięciu celów. A to oznacza, że zamiast się ryzyka wystrzegać możemy również go aktywnie poszukiwać. To wymaga jednak zmiany nastawienia i postrzegania ryzyka.

Nie jest to bez sensu, jeśli weźmiemy pod uwagę fakt, że niektóre części organizacji takie jak „marketing” i „sprzedaż” odpowiedzialne są za wyszukiwanie w otoczeniu organizacji właśnie okazji i szans. Chociaż nie nazywamy tego zarządzaniem ryzykiem to właśnie o to chodzi.

Zarządzanie ryzykiem polega na:

  1. Identyfikowaniu – czyli nazwaniu i opisaniu ryzyka w taki sposób, by było tak samo rozumiane przez osoby, które tego ryzyka dotyczą,
  2. Ocenianiu – określeniu jak istotne jest dla nas dane ryzyko, by można było dobrać w dalszym kroku odpowiednie reakcje,
  3. Planowaniu – czyli dobraniu odpowiednich reakcji,
  4. Wdrożeniu – określeniu, kto te reakcje wdroży i zrealizowaniu ich tak by wpłynąć na zidentyfikowane ryzyko.

Działania te realizowane są w sekwencji, jednak powinny być powtarzane cyklicznie. Kolejnym działaniem, które realizowane jest w trakcie ww. kroków jest komunikacja. Polega ona na  informowaniu odpowiednich osób o stanie ryzyka lub skuteczności podjętych działań. Co ma zwłaszcza znaczenie, jeśli to ryzyko wpływa na cele innych np. ryzyko projektu może wpływać na cele strategiczne organizacji.

Takie przykłady jak niezamknięcie dachu nad Stadionem Narodowym w trakcie meczu Polska – Anglia podczas opadów deszczu pokazują nam, że te kroki mają znaczenie, a brak komunikacji może być bardzo bolesny dla wizerunku organizacji (nawet kraju), który ryzykiem nieumiejętnie zarządza.

Identyfikacja

Pierwszym i kluczowym krokiem na drodze do zarządzania ryzykiem jest Identyfikacja ryzyka. Jest ona o tyle istotna, że bez odpowiedniego zauważenia ryzyk (nie tylko zagrożeń, ale też okazji) nie można odpowiednio nim zarządzać.

Jest bardzo istotne by identyfikując ryzyko odpowiednio je nazwać. Czasami zamiast ryzyka (czyli zdarzenia, które może wystąpić) wymieniamy jego skutek np. mówimy, że ryzykiem jest przekroczenie budżetu. Problem z tak zidentyfikowanym ryzykiem polega na tym, że nie można na nie właściwie zareagować, bo jak można zareagować na przekroczenie budżetu, skoro może je spowodować dziesiątki różnych zdarzeń. Mogą to być np. awaria urządzenia lub wzrost kosztów jednostkowych.  Na każde z tych zdarzeń będziemy reagować inaczej, więc mówiąc o ryzyku musimy właśnie dotrzeć do nich. Jeszcze lepiej byłoby dotrzeć do przyczyn samego zdarzenia, bo dzięki temu będziemy mogli określić na ile prawdopodobne wystąpienia takiego ryzyka jest.

Staramy się więc dojść do takiego ciągu „przyczyna – zdarzenie(ryzyko) – skutek” by być w stanie ocenić ryzyko i odpowiednio na nie zareagować. Na przykład: „ponieważ dachu nad Stadionem Narodowym nie można zamknąć kiedy pada deszcz – to jeśli zacznie padać deszcz przy otwartym dachu – nie będziemy mogli go zamknąć i będziemy musieli przerwać mecz”.

Nie należy w tym kroku zapominać również o szansach/okazjach do zidentyfikowania np. „ponieważ robimy wiele zakupów – jeśli uzyskamy rabat od dostawcy – to obniżymy budżet tego projektu”. To czy będziemy chcieli takie okazje identyfikować i nimi zarządzać zależy jednak w dużej mierze od tego czy system wynagrodzeń w organizacji premiuje nas za to by zarządzać okazjami czy raczej każe nas za brak zarządzania zagrożeniami. Moje obserwacje pokazują jednak, że zarządzanie okazjami jest w mniejszym stopniu premiowane i częściej się o nim zapomina.

Ocena

Kolejnym krokiem jest ocena ryzyka w trakcie której ocenia się trzy parametry:

  • Prawdopodobieństwo – jak możliwe jest wystąpienie ryzyka,
  • Wpływ – czyli skutki wystąpienie ryzyka np. na czas, koszt, zakres,
  • Bliskość – określająca kiedy danego ryzyka możemy się spodziewać.

Wszystkie te cechy są ważne, ponieważ dopiero razem pokazują, jak istotne jest dane ryzyko. Na przykład moglibyśmy powiedzieć, że ryzyko awarii samolotu w trakcie jego lotu jest bardzo istotne. Jednak kiedy spojrzymy na prawdopodobieństwo zobaczymy, że nie jest wysokie (samoloty sprawdza się przed wylotem), chociaż wpływ takiej awarii w locie byłby dla nas tragiczny. W przypadku awarii samochodu w trakcie jazdy prawdopodobieństwo jest już większe (zależy od wieku samochodu, marki i jego stanu technicznego), jednak wpływ będzie mniejszy jeśli możemy się zatrzymać. Czyli te dwa parametry razem, prawdopodobieństwo i wpływ – pokazują istotność. Dodatkowy parametr bliskości pokazuje, kiedy się ryzyka możemy się spodziewać, a kiedy nie ma ono już dla nas znaczenia, bo nie może się zmaterializować np. ryzyko spóźnienia się na pociąg kiedy już w tym pociągu siedzimy.

Ocena może jeszcze oceniać łączny wpływ wszystkich ryzyk na dany projekt, co może nam pomóc w oszacowaniu budżetu ryzyka.

Planowanie

Planowanie ryzyka polega na określeniu odpowiednich reakcji na zidentyfikowane ryzyka (zarówno zagrożenia jak i szanse).

Z zagrożeniami możemy sobie poradzić za pomocą następujących reakcji:

  • Unikać – jeżeli ich wpływ byłby zbyt duży do zaakceptowania możemy wyeliminować elementy powodujące ryzyko,
  • Redukować – zmniejszając prawdopodobieństwo wystąpienia danego ryzyka lub jego wpływ,
  • Przenieść zarządzanie ryzykiem na stronę trzecią np. wykupując polisę ubezpieczeniową w ramach której ubezpieczyciel zobowiązuje się do zarządzania ryzykiem w zamian za składkę,
  • Akceptować – jeżeli nic z ryzykiem nie możemy zrobić np. wybuch 3 wojny światowej lub ryzyko nie jest warte reakcji np. kupowanie 2-giego pendrive’a na wypadek, gdyby właśnie kupiony nie zadziałał,
  • Współdzielić – na przykład realizując przedsięwzięcie z innym sponsorem współdzielimy ryzyka, które go dotyczą,
  • Przygotować plan rezerwowy – czyli plan, który zrealizujemy tylko i wyłącznie wtedy jeśli ryzyko się zmaterializuje. Na taki plan będziemy musieli zarezerwować czas i pieniądze (nazywane budżetem ryzyka). Jeśli ryzyko się nie zmaterializuje plan nie zostanie wykorzystany.

 

Reakcje dotyczące szans to:

  • Wykorzystanie – polegające na wykorzystaniu okazji np. jeśli istnieje okazja, że dostaniemy rabat po prostu o niego prosimy,
  • Wzmocnienie, które nie tylko wykorzystuje szansę, ale również wzmacnia ją i tak np. dzięki uzyskanemu rabatowi możemy oddać pieniądze na inne inwestycje, osiągając dodatkowe korzyści,
  • Współdzielenie – współfinansując przedsięwzięcie współdzielimy również okazje związane z nim czyli np. korzyści, które możemy uzyskać,
  • Odrzucenie – reakcja budząca największe kontrowersje jednak najbardziej popularna, bo stosujemy ją na co dzień. Każdy z nas ma szansę wygrania w grach losowych, ale tylko część z nas wykorzystuje ją, podczas gdy reszta tą okazję odrzuca.

Po określeniu reakcji trzeba jeszcze określić kto te reakcje wdroży, ale tym zajmujemy się w kolejnym kroku.

Wdrożenie

Wdrożenie polega na określeniu odpowiedzialności za wdrożenie wybranych reakcji, przy czym możemy tutaj wyróżnić 2 role:

  1. Właściciela ryzyka – tego kto ryzykiem zarządza.
  2. Wykonawcy reakcji na ryzyko – tego kto realizuje uzgodnione działania.

Możemy więc ustalić, że Kierownik Projektu będzie konkretnym ryzykiem zarządzał czyli np. monitorować jego prawdopodobieństwo, a kiedy ryzyko się zmaterializuje zleci wcześniej określone osobie wykonanie reakcji.

W tym kroku chodzi również o monitorowanie skuteczności działań i podejmowanie innych reakcji jeśli zastosowane nie przyniosły skutku.

Komunikacja

Oznacza, że wcześniej zidentyfikowanym interesariuszom przekazujemy informacje nt. ryzyk, ich stanu, oraz podjętych działań.

Tak opisany cykl w podejściu tradycyjnym do zarządzania projektami ma na celu „zapanowanie nad ryzykiem” i sprawienie by poziom ryzyka był dla projektu akceptowalny.

Teraz spojrzymy jak wygląda zarządzanie ryzykiem w podejściu zwinnym do zarządzania projektem.

Zarządzanie ryzykiem w Agile PM

Termin agile bierze się od Manifestu Agile (Manifest Zwinnego Wytwarzania Oprogramowania), który został podpisany w 2001 roku przez przedstawicieli metodyk zwinnych takich jak: programowanie ekstremalne, scrum, Dynamic Systems Development Method, Adaptive Software Development, Crystal Clear, Feature Driven Development, Pragmatic Programming.

Niektóre z metod nie odnoszą się do zarządzania ryzykiem, dlatego spojrzymy na tą, która mówi o nim w największym stopniu czyli Dynamic Systems Development Method (w skrócie DSDM).

Podzbiór DSDM Atern opisujący projekt z perspektywy Kierownika Projektu został zebrany w podręcznik „Agile Project Management version 1.1.” Agile PM.

Jednym z opisanych w podręczniku obszarów na które zwinne zarządzanie projektem ma wpływ książka wymienia Zarządzanie ryzykiem.

Ta część podręcznika zaczyna od zaznaczenia, że niektóre przyczyny ryzyk wynikające z tradycyjnego zarządzania projektem mają mniejszy wpływ na projekt zwinny tzn.:

  • „Biznes” nie wie czego dokładnie chce – w podejściu zwinnym zakładamy, że do rozwiązania dochodzimy przyrostowo, więc to nie stanowi wielkiego zagrożenia,
  • „Biznes” zmienia zdanie – ponieważ wymagania definiujemy w trakcie projektu to też nie będzie mieć negatywnego wpływu,
  • Nie posiadanie w 100% zatwierdzonego rozwiązania – w projekcje zwinnym posiadanie takiego rozwiązania dopiero wprowadziłoby ryzyko ponieważ nie moglibyśmy zarządzać wymaganiami w celu zrealizowania projektu we wcześniej zdefiniowanym czasie i koszcie,
  • Brak akceptacji dla produktu końcowego – współpraca z klientem zakłada ciągłe określanie wymagań i akceptowanie ich częściowego spełnienia, więc zatwierdzenie produktu końcowego jest również łatwiejsze,
  • Późne dostarczenie produktu – w podejściu zwinnym zakładamy, że to co jest nieprzekraczalne to czas i koszt, a zarządzanie polega na odpowiednim redukowaniem wymagań.

Z drugiej jednak strony identyfikuje się 4 konkretne ryzyka i określa reakcje, które pozwalają nimi zarządzać:

  • Brak dostępności biznesu w trakcie projektu – bez zaangażowania biznesu określenie wymagań nie będzie możliwe, więc oczekuje się, że dostępność biznesu zostanie zagwarantowana na początku projektu poprzez spisanie wewnętrznej umowy,
  • Posiadanie jednoznacznie określonej specyfikacji wymagań na początku projektu – uniemożliwia redukowanie wymagań, a tym samym nie pozwalają zarządzać projektem tak by budżet i czas nie zostały przekroczone. W tym przypadku sugeruje się omówienie podstaw podejścia zwinnego z biznesem.
  • Oczekiwanie 100% rozwiązania powoduje, że tak jak w podejściu tradycyjnym musimy dostarczyć wszystkie wymagania co zwiększa prawdopodobieństwo przekroczenia czasu i budżetu, więc niweczy korzyści wynikające z podejścia zwinnego. Należy to również omówić z biznesem na początku projektu.
  • Zmienianie składu osobowego w trakcie projektu doprowadzi do tego, że w zespole od 5 do 9 osób cześć uzgodnień nie będzie pamiętanych przez zespół, który będzie tracił wiedzę na temat wymagań.

Wydaje się, że książka wymienia najważniejsze ryzyka. Trzeba wziąć jednak pod uwagę, że nie dostajemy przepisu na radzenie sobie z pozostałymi ryzykami, które nie zostały wymienione. Zaskakujące jest również to, że pomimo tego, że na samym początku pojawia się definicja ryzyka to nie obejmuje ona szans/okazji mówiąc tylko o zagrożeniach. Co zaskakuje o tyle, że właśnie od podejścia zwinnego spodziewany się wykorzystywania okazji.

Podsumowanie

Właściwe zarządzanie ryzykiem jest kluczem do skutecznego zarządzania projektem. To dzięki niemu będziemy w stanie przewidzieć zagrożenia i wykorzystać okazje, ułatwiając realizację projektu. Nie może to być jednak obszar niedodefiniowany, ani spontaniczny, bo będziemy mieli do czynienia z „gaszeniem pożarów”, które wynika właśnie z braku zarządzania ryzykiem.

Literatura w podejściu tradycyjnym jak i zwinnym opisuje zarządzanie ryzykiem, więc możemy skorzystać z gotowych sugestii. Pewnie nie zdziwi nas jednak fakt, że w podejściu tradycyjnym ok. 20 lat starszym przepis jest bardziej dopracowany.

 

Bibliografia:

Agile Project Management Handbook Version 1.1 TSO 2012 Agile PM

PRINCE2™ – Skuteczne zarządzanie projektami,  TSO 2010 PRINCE2®

Zarządzanie Ryzykiem: Przewodnik dla praktyków, TSO 2007

Uznanie znaków towarowych:

PRINCE2® i M_o_R® są zarejestrowanymi znakami handlowymi Axelos.
Agile PM  jest znakiem handlowym APM Group Limited.

Artykuł został opublikowany w Computerworld w 2014 roku

Październik 2020
poniedziałekwtorekśrodaczwartekpiątek
28 września 202029 września 202030 września 2020 1 października 2020 2 października 2020
5 października 2020 6 października 2020 7 października 2020 8 października 2020 9 października 2020
12 października 2020 13 października 2020 14 października 202015 października 202016 października 2020
19 października 2020 20 października 2020 21 października 2020 22 października 2020 23 października 2020
26 października 202027 października 202028 października 202029 października 202030 października 2020